e-Fatura uygulaması ile gönderilecek faturanın tipi, Cari Hesap tanım kartındaki e-Fatura Bilgileri penceresinde yer alan e-Fatura Senaryo alanında belirlenir. Senaryo alanı; Temel Fatura, Ticari Fatura ve Yolcu Beraber Fatura seçeneklerini içerir. Cari hesap kartında yapılan seçim faturaya öndeğer olarak aktarılır, gerekirse değiştirilir.
e-Faturalar kaydedildiğinde, Satış Faturaları ve Satınalma Faturaları listelerinde e-Fatura/e-Arşiv alanı işaretli olarak gelir. Yine Satış Faturaları ve Satınalma Faturaları listelerinde e-Fatura Durumu alanında yer alan seçenekler ile e-Fatura durumları izlenir. Bu alanda yer alan durum seçenekleri kaydedilen fatura tipine göre değişiklik gösterir. Fatura durumu, LogoConnect üzerinden otomatik olarak güncellenir.
Gelen e-Fatura türündeki Satınalma Faturası, Alınan Hizmet Faturası, Varlık Satınalma Faturası, Toptan Satış İade Faturası için dikkat edilmesi gerekenler:
- Gelen e-Faturalar hiçbir durumda silinemezler. Geçerliliği olmayan e-Faturalar ancak iptal durumuna getirilebilir.
- Taslak durumda bulunan gelen e-Faturalarda değişiklik yapılabilir. Yapılan değişiklikler için revizyon kayıtları tutulur. Herhangi bir değişik yapıldığında ve kayıt esnasında uyarı verilir.
- Onaylı, Muhasebe Onaylı ve İptal durumunda bulunan gelen e-Faturalarda değişiklik yapılamaz, uyarı verilir.
Giden e-Fatura türündeki Satış Faturası, Satınalma İade Faturası, Verilen Hizmet Faturası için dikkat edilmesi gerekenler:
- Durumu GİB'e gönderilecek durumdaki e-Faturalarda her türlü değişiklik yapılabilir ancak statüleri değiştirilemez.
- Durumu Mühürde olan bir fatura silinemez ve değiştirilemez. Silinebilmesi ve değiştirilebilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Mühürlenecek Faturalar" kutusundan çıkarılması gerekmektedir uyarısı alınır.
- Durumu Mühürlendi olan bir fatura silinemez ve değiştirilemez. Silinebilmesi ve değiştirilebilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Zarflanacak İşlemler Kutusu"ndan çıkarılması gerekmektedir uyarısı alınır.
- Durumu Zarflandı olan bir fatura silinemez ve değiştirilemez. Silinebilmesi ve değiştirilebilmesi için faturanın LogoConnect, e-Fatura modulünde "Gönderilmek Üzere Paketlenmiş İşlemler Kutusu"ndan çıkarılması gerekmektedir uyarısı alınır.
- Durumu GİB'e Gönderilemedi, GİB'e İşlenemedi, Alıcıya Gönderilemedi, Alıcıda İşlenemedi olan e-Faturaların durumu sadece GİB'e gönderilecek olarak değiştirilebilir.
- Durumu GİB'e Gönderildi, GİB'e İşlendi(Alıcıya İletilecek), Alıcıya Gönderildi, Alıcıda İşlendi-Başarıyla Tamamlandı, Kabul Edildi, İade Edildi olan e-Faturalarda değişiklik yapılamaz ve silinemez.
Senaryosu Yolcu Beraber Faturası olan e-Faturalarda, turist mağazaya giderek satın aldığı malı iade edebileceğinden, faturanın iade ya da iptal işlemi yapılabilir. İade ya da İptal olan yolcu beraber faturalarının Gümrük’e gönderilmesi engellenir. Oluşan Satış İade Faturasının e-Fatura Durumu İade Edildi, satış iade faturasının e-Fatura Durumu Alıcıda/Gümrükte Kabul Edildi olarak güncellenir.
Yolcu beraber faturalarda e-Fatura Durumu Alıcıda/Gümrükte İşlendi-Başarıyla tamamlandı olduğunda iptal edilebilir.
LogoConnect tarafında bir fatura için Red cevabı alınır ise e-Faturanın durumu Reddedildi hale gelir ve fatura iptal edilir. Kullanıcı faturayı düzeltip yeniden göndermek istediğinde yeni bir fatura oluşturmalıdır. Süreç GİB'e Gönderilecek statüsü ile yeniden başlar. Reddedildi statüsünde olan bir fatura İptal edilmiş olduğunda değiştirilemez ve silinemez.
e-Fatura durumu GİB'e Gönderilemedi, GİB'de İşlenemedi, Alıcıya Gönderilemedi, Alıcıda İşlenemedi seçeneklerinden biri olması halinde; Satış Faturaları ve Satınalma Faturaları listelerinde F9-sağ fare tuşu menüsünde bulunan e-Fatura Durum Değişikliği seçeneği aktif olur ve durumun "GİB'e Gönderilecek" olarak düzenlenmesi sağlanır.
Faturalarda Durumunu Değiştir, Toplu Durum Değişikliği ile fatura durumu İptal olarak değiştirilmek istenirse ya da fatura silinmek istenirse; sadece e-Fatura durumu "GİB'e Gönderilecek" olanlar için iptal ve silme işlemi yapılabilir.