Borç/Alacak Yönetimi program bölümünde girilen harcırah kayıtlarının muhasebeye aktarımı Harcırah Kayıtlarının Muhasebeleştirilmesi seçeneği ile yapılır. Harcırah kayıtlarının muhasebeleştirilmesi işlemi Genel Muhasebe program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alır.
Harcırah, personele iş gereği şirket dışında görevlendirildiğinde yapacağı harcamalarda kullanacağı avans tipindeki ödemelerdir. Personel bu avansı yemek, ulaşım masrafı gibi daha sonra belgeleyebileceği masraflar için kullanılır.
j-Platform ile personele verilen harcırah tipindeki borçlar ve personelin yaptığı harcamalar Harcırah Kayıtları ile kaydedilir ve izlenir. Bunun için Borç / Alacak Yönetimi program bölümünde Hareketler menüsü altında yer alan Harcırah Kayıtları seçeneği kullanılır.
Harcırah kayıtları ile personelin aldığı avanslar ile yaptığı masraflar kaydedilir. Harcırah kayıtları üzerinden personelin borç ve alacak kayıtlarına ulaşılarak borç kapatma yapılır. Personelin aldığı avans yaptığı harcamalardan arasındaki fark muhasebeleştirilir.
Harcırah kayıtlarının muhasebeleştirilmesi için öncelikle muhasebe bağlantı grubunun ve/veya muhasebe bağlantı kodlarının belirlenmesi gerekir. Bağlantı grubu ve kodları Genel Muhasebe bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan Muhasebe Bağlantı Grupları ve Muhasebe Bağlantı Kodları seçenekleri ile kaydedilir.
Harcırah işlemlerinde kullanılacak muhasebe bağlantı grupları
Harcırah işlemlerinde kullanılacak muhasebe bağlantı grubu, Muhasebe bağlantı grubu türü Sicil Kartı seçilerek ve harcırah işlemlerinin muhasebede izleneceği muhasebe hesapları seçilerek kaydedilir. Muhasebeleştirmede kullanılacak hesaplar tanım penceresinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan; Muhasebe Hesapları (Ana Hesap Planı), Muhasebe Hesapları (İkinci Hesap Planı) ve Muhasebe Hesapları (Üçüncü Hesap Planı) seçenekleri ile açılan pencerede Bağlantı kodları alanında işlem tipi seçilerek kaydedilir.
Bağlantı kodları alanı tıklandığında açılan pencerede Harcırah İşlemleri Muhasebe Kodları seçilir. Ekle seçeneği ile bağlantı kodu bilgileri kaydedilir.
Muhasebe Bağlantı Kodları
Harcırah işlemlerinin muhasebede izleneceği hesap kodları, Muhasebe Bağlantı Kodları menüsü altında yer alan Harcırah İşlemleri seçeneği ile belirlenir.
Muhasebeleştirme öndeğer ve filtreleri
Muhasebeleştirme için geçerli olacak koşullar Harcırah Kayıtlarının Muhasebeleştirilmesi penceresinde Öndeğerler ve Filtreler seçenekleri ile belirlenir. Bu filtre seçenekleri ve koşul belirleme seçenekleri şunlardır:
Öndeğerler
Bu seçenek ile muhasebeleştirme işlemine ve işlem sonunda oluşacak fişe öndeğer olarak gelmesi istenen bilgiler kaydedilir.
Muhasebe Fiş Tarihi, muhasebeleştirme işlemi sonucunda oluşacak fiş tarihini belirtir.
Muhasebe Fiş Türü, muhasebeleştirme sonunda oluşacak fiş türünü belirtir. Kayıtlı fiş türleri listelenir ve seçim yapılır.
Filtreler
Muhasebeleştirilecek harcırah kayıtları Filtreler başlığı altında yer alan seçeneklerle belirlenir.