İhtar sistemi, cari hesabın sevkiyatını beklenen tarihten tolere edilebilecek zaman diliminin de dışında kalarak sevkiyatı yapmaması durumunda e-posta, mektup veya faks aracılığı ile uyarı gönderilmesi sistemidir. İhtar gönderimi, gecikme süresi dikkate alınarak farklı seviyelerde yapılır.
Cari hesaplara sevkiyatı geciktirmeleri durumunda gönderilecek uyarılar için seviye belirleme işleminin yapılması gerekir. Bunun için Satınalma program bölümünde İşlemler menüsü altında yer alan Sevkiyat İhtar Seviye Belirleme İşlemleri seçeneği kullanılır.
Seviye belirleme işleminin yapılabilmesi için öncelikle ihtar seviyelerinin tanımlanması gerekir. Geciken sevkiyatlar için ihtar seviyeleri ve her seviye için gecikme gün sayısı, Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar menüsü altında yer alan İhtar Seviyeleri seçeneği ile verilir. 5 ayrı ihtar seviyesi tanımlanabilir.
İhtar seviye belirleme işlemi seçilecek cari hesaplar için toplu olarak yapılır. Geçerli olacak koşullar Sevkiyat İhtar İşlemleri penceresinde filtre satırlarında belirlenir.
Filtre | Değeri |
|---|---|
İşlem Tarihi | Grup |
Cari Hesap Kodu | Grup / Aralık |
Cari Hesap Özel Kodu | Grup / Aralık |
Seviye | 1.Seviyeye Kadar / 2.Seviyeye Kadar / 3.Seviyeye Kadar / 4.Seviyeye Kadar / 5.Seviyeye Kadar |
Yöntem | Atanmış Son Seviyeden Bir Sonrası / Gecikme Gününe Göre |
İşlem Tarihi: Seviye belirlemenin hangi tarihte yapıldığını belirtir.
Cari Hesap Kodu ve Özel Kodu: İhtar gönderim işlemi yapılacak cari hesapların kod ve özel koda göre belirlendiği filtre seçenekleridir. Grup ve aralık tanımı yapılarak gönderim yapılacak cari hesaplar seçilir.
Seviye: İhtar gönderim işleminin hangi seviyedeki gecikme süreleri için yapılacağını belirtir. Seviye belirleme işleminde dikkate alınacak seviyeler işaretlenerek seçilir.
Yöntem: İhtar seviye belirleme işleminin ne şekilde yapılacağı bu filtre satırında belirlenir. Yöntem filtre satırı; Atanmış Son Seviyeden Bir Sonrası ve Gecikme Gününe Göre seçeneklerini içerir.
Yöntem olarak atanmış son seviyeden bir sonrası seçilirse, cari hesaba atanmış son ihtar seviyesinden bir sonraki ihtar seviyesi için seviye belirleme işlemi yapılır.
Gecikme gününe göre seçiminde ihtar belirleme işlemi gecikme gününe göre yapılır. Ödeme hareketleri taranır ve son ödeme tarihinde yapılamayan ödemeler için ihtar seviyelerinde belirtilen gün sayısı dikkate alınarak ihtar işlemleri gerçekleştirilir.