Elektronik imza, başka elektronik bir veriye eklenen ya da o elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulamak amacıyla kullanılan elektronik veridir. Elektronik ortamlarda imza yerine kullanılabilen ve belgelere eklenerek imzalayanın kim olduğunu belirlemeye yarayan yasal kimlik doğrulama sistemi olarak da tanımlanır.
j-Platform Uygulamasında, kayıt onaylama işlemlerinin elektronik imza ile gerçekleştirilmesi mümkündür. Durum Değiştirme ekranlarında, elektronik imza sayesinde kayıtların durum bilgileri değiştirilir ve onaylanır. Bu işlem için Satınalma Faturası Listelerinde Bağlı Kayıtlar menüsü altında yer alan "Elektronik İmzalar" seçeneği kullanılır. "Elektronik İmzalar" seçeneği, iş ürünü/veri nesnesi olarak tanımlanmış kayıtlar üzerinde aktif olur. Bu tanımların yapılması için Sistem Ayarları Program Bölümünde Tanımlar/Genel bağlantısı altında yer alan "E-İmza Veri Tanımları" seçeneği kullanılır. İş ürünü/veri nesnesi olarak Faturalar seçilir.
Ekrana gelen Elektronik İmzalar Listesinde İmzala seçeneği ile manuel olarak elektronik imza kaydı oluşturulur.
İmzala Düğmesi tıklandığında "Elektronik İmza Sihirbazı" ekranı görüntülenir.
E-İmza oluşturma işlemi sonucu bu veri için elektronik imza üretileceğinden sihirbaz ekranındaki işleme dahil olacak "veri" dikkatle incelenmelidir.
"Sonraki" düğmesi tıklanır ve Pin Giriş ekranına ulaşılır. İşleme devam etmek için Pin girişi yapılır ve "İmzala" düğmesi tıklanır.
İmzalanacak kaydın referansı imza metoduna gönderilerek elektronik imzalama işlemi başlatılır.
İmza kayıtlarının geçerliliğini ve güncelliğini kontrol etmek için, Elektronik İmza Listesinin F9 Menüsünde yer alan "Geçerliliğini Kontrol Et" seçeneği kullanılır. Bu seçenek ile Geçerlilik kontrolü için, ilişkili metoda nesnenin referans bilgisi ve imzanın referans bilgisi gönderilir. İlişkili metoddan geri dönen değere bağlı olarak ekranda şu mesajlardan biri görüntülenir:
- İmza kaydı geçerli değildir.
- İmza kaydı güncel değildir.
- İmza kaydı günceldir.
