Satınalma talep fişi ile kaydedilen alanlar ve içerdikleri bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
No | Talep fişinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. |
Tarih | Talep fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Saat | Talep fişinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. |
Özel Kod | Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. |
Belge No | Talep fişi belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. |
| Doküman İzleme Numarası | Doküman takip sisteminin kullanılması durumunda talep fişi doküman izleme numarasının verildiği alandır. Talep karşılama işlemiyle oluşan sipariş fişlerine doküman izleme numarası otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir. |
Talep Eden: Bu bölümde talepte bulunan bölüm, personel bilgileri kaydedilir. | |
Bölüm | Talep eden bölümü belirtir. Bu alan, talebin geldiği bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. |
Sicil No | Talebin ait olduğu kişidir. Personel tanımları listelenir ve talebin ait olduğu kişi seçilir. |
Organizasyonel Birim | Talepte bulunan personelin çalıştığı organizasyonel birimi belirtir. Sicil No alanında yapılan seçimle, personelin bağlı olduğu birim/işyeri bilgisi bu alana doğrudan gelir. |
Ambar | Bu alan, fişi tümünü etkileyen ve bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Talep fişinin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Bu alanda yapılan seçim, fiş satırlarında yer alan Ambar alanına doğrudan gelir. |
Talebi Değerlendiren | |
Bölüm | Talebi değerlendiren bölümü belirtir. Bu alan, talebi değerlendiren bölüm bilgilerini girmek için kullanılır. |
Sicil No | Talebi değerlendiren kişidir. Personel tanımları listelenir ve onaylayan kişiye ait tanım seçilir. |
Bakım Emri No | Bakım yönetimi program bölümü bakım emri bağlantılı malzeme talep fişleri, satınalma talebi ile karşılandığında, bakım emri numarası otomatik olarak alana gelir. |
Bütçe Durumu | Bütçe özelliğinin kullanılması durumunda talep fişi için bütçe durumunun belirlenmesinde kullanılır. Bütçe Durumu; Kontrol Yok, Yeterli, Yetersiz ve Kısmen yeterli seçeneklerini içerir. |
Talep Fişi Satır Bilgileri | |
Tür | Talep türünü belirtir. Talep türü bir malzeme olabileceği gibi hizmet de olabilir. Tür alanı; Malzeme, Hizmet, Varlık, Malzeme Sınıfı ve Malzeme Takımı seçeneklerini içerir. |
Kodu | Tür alanında yapılan seçime göre malzeme, hizmet, malzeme takımı, varlık veya malzeme sınıfı kodudur. Tür alanında malzeme, malzeme sınıfı, malzeme takımı türlerinden birinin seçilmiş olması durumunda kayıtlı malzeme ya da malzeme sınıfı kartları listelenir ve talep edilecek malzeme seçilir. Talep edilen bir hizmet ise kod alanından kayıtlı hizmetler listelenir ve talep edilen hizmet seçilir. |
Açıklaması | Kod alanında seçilen malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Bu alandan da kayıtlı malzeme ve hizmet tanımlarına ulaşılarak seçim yapılabilir. |
Varyant Kodu | Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant kodudur. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant kodları alana gelecektir. Konfigüre edilebilir malzemelerde ise listeden seçim yapılabilir. |
Varyant Açıklaması | Konfigüre edilebilir malzeme/malzeme takımlarına ait varyant açıklamasıdır. Satırda işlem gören tür Malzeme Takımı ise malzeme kodu ya da açıklaması seçildiğinde takımı oluşturan bileşenlerin varyant açıklamaları alana gelecektir. |
Miktar | Talep miktarını belirtir. Talebin karşılanması durumunda bekleyen miktar değiştirilmek istenirse karşılanan miktardan küçük bir değer girilemez. |
Karşılanan Miktar | Bu alana doğrudan bilgi girilemez. Talebin karşılanması durumunda karşılanan miktar otomatik olarak aktarılır. |
İptal Edilen Miktar | Talebin bir kısmının iptal edilmesi durumunda, iptal edilen miktar girilir. |
Gerçekleşen Miktar | Talep önerisi gerçekleştirildiğinde, gerçekleşen miktar bilgisinin girildiği alandır. |
Birim | Talebin hangi birim üzerinden yapılacağını belirtir. Malzemelere ve hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. |
Birim Fiyat | Talep edilen malzeme/hizmetin birim fiyatıdır. |
Para Birimi | Satırdaki işlem için geçerli olacak fiyatlandırma para biriminin belirlendiği alandır. |
Kuru | Fiyatlandırma para birimine ait kur bilgisidir. |
Birim Fiyat (FPB) | Talep edilen malzeme/hizmetin fiyatlandırma para birimi üzerinden birim fiyatıdır. |
KDV Oranı | Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV oranıdır. |
KDV Tutarı | Satırdaki işlem için geçerli olacak KDV tutarıdır. |
Tutar | Satır işlem tutarıdır. |
Tutar (FPB) | Fiyatlandırma para birimi üzerinden satır işlem tutarıdır. |
Durumu | Talep satırının durumunu belirtir. Fişler ilk oluşturulduğunda talep fişinin bütün satırları öneri durumundadır. Öneri durumundaki fişlerin durumları kullanıcı tarafından değiştirilemez. |
Karşılama Türü | Satırda yapılan talebin karşılanma şeklini belirtir. Karşılama Türü alanı; Satınalma Siparişi, Satınalma Talebi, Ambar Transferi, İhale, İthalat, Satınalma Dosyası seçeneklerini içerir. Fişlere gelecek olan satınalma talebi karşılama türü öndeğeri, Sistem Ayarları program bölümünde Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde belirlenir. Gerekirse talep sırasında değiştirilebilir. |
Alternatif Malzeme Kullanımı | Fiş satırında talep edilen malzeme ya da hizmetin alternatifinin olması durumunda talep karşılama işleminde alternatif malzemenin ne şekilde kullanılacağı bu alanda belirtilir. Alternatif Malzeme Kullanımı; Kullanılmayacak, Tek Tip Malzeme Kullanılacak, Tek Tip Alternatif Kullanılacak ve Karışık Kullanılacak olmak üzere 4 seçeneklidir. Kullanılmayacak seçiminde alternatifi kullanılmaz. Tek Tip Malzeme Kullanılacak seçiminde, stokta hem ihtiyaç olan malzemeden hem de bu malzemenin alternatifinden bulunması ancak ihtiyacın tamamının yine de karşılamıyor olması durumunda, bu malzemelerden hangisi ihtiyacı daha fazla karşılıyorsa sadece o malzeme talep karşılamada kullanılır. Tek Tip Alternatif Kullanılacak malzemenin alternatiflerinden ihtiyacın tamamını veya büyük çoğunluğu karşılayabilen alternatif kullanılır. Stokta tamamını karşılayabilen bir alternatif bulunmuyorsa bu alternatif eğer ihtiyacın büyük kısmını karşılıyorsa geri kalan ihtiyacı karşılamak için bu malzeme üzerinden karşılama hareketleri yapılır. Karışık Kullanılacak seçiminde ihtiyaç duyulan malzemenin hem kendisi hem de bütün alternatifleri talebin karşılanmasında kullanılabilir. |
Rezervasyon | Satırdaki malzeme/hizmet/malzeme takımı /varlık/malzeme sınıfı için talep edilen miktarın, fiş geneli için seçilen ambarda rezerve edilip edilmeyeceğini belirtir. Rezervasyon söz konusu ise işaretlenir. |
Hareket Özel Kodu | Talep fişi hareket özel kodudur. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Satırdaki hareket özel kodu ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki hareket özel kodu alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. |
Teslim Tarihi | Talep edilen malzeme ya da hizmetin teslim tarihidir. |
Talep Eden Sicil No | Fişte yer alan talebin kim tarafından yapıldığı bu alanda girilir. |
Bölüm | Bu alan, talep eden bölüm bilgilerini içerir. |
Ödeme Şekli | Karşılama şekli Satınalma Siparişi olan talep satırlarında sipariş edilen mal ya da hizmet tutarının ne şekilde ödeneceğini belirtir. Kayıtlı ödeme planları listelenir ve ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılarak kaydedilir. |
Açıklama | Talep satırı açıklamasıdır. Eğer talep satırları planlanma sonucu oluşmuş ise hangi planlama kaydı sonucu oluştu bilgisi bu alana gelecektir. |
Ambar | Satırda yer alan malzemenin, fiş başlık kısmında belirtilen ambardan farklı bir ambara girmesi ya da çıkması durumunda ilgili ambarın belirtildiği alandır. Fiş başlık bölümünde seçilen ambar satırdaki ambar alanına öndeğer olarak gelir. Tanımlı ambarlar listelenerek işlemin ilgili olduğu ambar seçilir. Talep fişi satırlarında girilen ambarlar sipariş fişine aynen aktarılır. |
Satınalma Elemanı Sicil Kodu, Adı, Soyadı | Satınalma işlemini yapacak personeli belirtir. Kayıtlı personel tanımları listelenir ilgili tanım seçilir. |
Bütçe Durumu | Bütçe özelliğinin kullanılması durumunda satırdaki talep hareketi için bütçe durumunun belirlenmesinde kullanılır. Bütçe Durumu; Kontrol Yok, Yeterli, Yetersiz ve Kısmen yeterli seçeneklerini içerir. |
Organizasyonel Birim Kodu | Satırdaki işlemin ilgili olduğu organizasyonel birimi belirtir. |