İş akışında kullanılacak rol tanımına ait bilgiler, İş Akış Rol Tanımları Listesi'nde yer alan Ekle seçeneği ile kaydedilir. Bu bilgiler şunlardır:
Kod: İş akış rol tanım kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Açıklama: İş akışı rol tanımının adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Gruplama şekli: İş akış rol tanımı kayıt şeklidir. Bu alan tek ve grup seçeneklerini içerir.
Tek seçiminde aynı rol tanımının geçerli olacağı personel tek tek seçilir.
Grup seçiminin yapılması durumunda rol tanımı grup için belirlenir.
Grupta hangi personelin yer alacağı satırlarda tek tek girilerek ya da sağ fare düğmesi menüsünde yer alan filtreler seçeneği ile belirlenir. Grup Tanımları Filtre penceresinde;
- Kurum
- İşyeri
- Bölüm
- Pozisyon Tanımı
- İş Tanımı
- Ünvan
Satırlarında istenen personel belirlenir ve Devam düğmesi tıklanır. Filtre satırlarında belirtilen koşullara uyan personel bilgileri grup tanım penceresinde satırlara aktarılır.