Özel kodlar, kartları ve hareketleri gruplamakta kullanılır. Özel kodlar program bölümlerinde yer alan kart ve hareketler için ayrı, ayrı tanımlanır. Tanımlanan bu özel kodlara kart ve hareketler üzerinden ulaşılır ve seçilerek ilgili alana aktarılır. Birden fazla özel kullanılan durumlarda özel kodları gruplamak da mümkündür. Özel kodlara renk uygulanır, kartlar ve hareketler bu renklere göre ayrıştırılarak izlenir.
Özel kodlar, Ayarlar bölümünde Genel Tanımlar menüsü altında yer alan Özel kod tanımları seçeneği ile tanımlanır. Program bölümlerinde yapılacak özel kod tanımları, ilgili bölüm seçildiğinde ekrana gelen pencerede listelenir.
Özel kodlar;
- Sicil Yönetimi,
- Eleman Seçme ve Yerleştirme,
- Bordro,
- Borç/Avans Yönetimi,
- Zaman Planlama,
- Eğitim Yönetimi modülleri için yapılır.
Özel kod tanım penceresinden, kart ya da hareketler için geçerli olacak özel kodlar kaydedilir. İstenen sayıda özel kod tanımı yapılabilir. Yapılan her tanım özel kod tanımları penceresinde satırlarda yer alır.
Tanım penceresinde girilen bilgiler şunlardır:
Özel kod: Kartları ya da hareketleri gruplamakta kullanılacak özel koddur. Özel kod 24 karakter uzunluğundadır ve kodlamada sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Tanımı: Özel kod adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Renk: Özel koda renk verilerek kart ya da fişler listelerde bu renklere göre gruplandırılarak izlenir. Özel kod tanım penceresinde F9 - (sağ fare tuşu) menüsünde yer alan Renk seçimi seçeneği ile bu özel için geçerli olacak renk belirlenir.
Özel Kodlara Kart ve Hareketlerden Ulaşım
Kart ve hareketlerde özel kod alanlarından tanımlı özel kodlar listelenir ve ilgili tanım seçilir. Yapılan işleme göre, özel kod alanında “...” tıklandığında (ya da F10 tuşuna basıldığında) o işlemle ilgili özel kodlar listelenir.
Ayarlar bölümünde özel kod tanımlanmamışsa ekrana gelen mesajla kullanıcı uyarılır ve özel kod tanımının yapılması için onay istenir. Özel kod tanımlı ise seçilerek kart ya da harekete aktarılır. Eğer o kart / hareket için farklı bir özel kod tanımı yapılacaksa özel kodlar listesinde Tanımla seçeneği ile yeni tanım yapılır.
Yeni özel kod ve açıklaması kaydedilir ve Seç düğmesi tıklanarak kart ya da harekete aktarılır.
Özel Kodların Raporlarda Kullanımı
Kart ya da hareketlerde girilen özel koda göre bilgiler filtrelenerek raporlanır. Özel kodların kullanıldığı bölümlere ait raporlarda, özel koda göre filtreleme yapılır ve yalnızca belirlenecek özel kod bilgisine sahip bilgilerle raporlar alınır. Özel kod filtre satırlarında grup ya da aralık tanımı yapılarak istenen koşullar belirlenir.