Evrak Tanımları, personelin işe giriş ve çıkış işlemleri yanısıra diğer işlemlerde kullanılacak evrakların kaydedilmesi için kullanılır. Evrak Tanımları, Ayarlar Program bölümünde Genel Tanımlar menüsü altında yer alır. Evrak bilgileri, Evrak Tanımları listesinde Ekle seçeneği ile açılan pencereden kaydedilir.
Personelin işe giriş ve çıkış işlemleri yanı sıra diğer işlemlerde kullanılacak evraklara ait bilgiler, Evrak Bilgileri Listesi'nde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Tanımlı evraklardan personel için geçerli olacak sicil kartında belirlenir.
Evrak Tanımları bilgileri şunlardır:
Kod: Evrak kayıt kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklaması: Evrakın adı ya da açıklayıcı bilgisidir.
Tipi: Evrak tipinin belirlendiği alandır. Kayıtlı evrak tipleri listelenir ve ilgili tanım seçilir. Evrak tipleri, Ayarlar program bölümünde Tip Tanımları menüsü altında yer alan Evrak Tipleri seçeneği ile kaydedilir.
Geçerlilik Süresi: Evrakın geçerlilik süresini belirtir.
Geçerlilik Süresi alanı;
- Gün,
- Hafta,
- Ay,
- Yıl seçeneklerini içerir.
İlgili periyot seçilir.
Evrak için geçerli olacak detay açıklama ya da gerekli notların kaydedildiği bölümdür.