Alınan hizmet/hizmet grubu tanımı üzerinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Hizmet Kodu: Alınan hizmet/hizmet grubu kayıt kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Hizmet kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama/Açıklama 2: Alınan hizmetin/hizmet grubunun adı ya da açıklamasıdır. Hizmet/hizmet grubu kartında, aynı amaçla kullanılan iki adet Açıklama alanı vardır. Alınan hizmet/hizmet grubu kartının açıklaması da önemli bir alan olmasına karşın açılan hizmet/hizmet grubu kartlarının açıklaması olmak zorunda değildir ve farklı hizmet/hizmet grubu kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir.
Statüsü: Alınan hizmetin/hizmet grubunun fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. Kullanımda ve Kullanım Dışı olmak üzere iki seçeneklidir. Kullanımda seçimi yapıldığında hizmet aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. Kullanım Dışı seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Özel Kod 1-2-3-4-5: Alınan hizmetleri gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, alınan hizmet/hizmet grubu tanımlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, hizmet/hizmet grubu tanımı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. Özel kod aynı zamanda raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Yetki kodu alanı detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların ve/veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği kartlar ve yapabileceği işlemler belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kayıt gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Bu alanda verilen bilgiye göre, tanım bazında şifreleme yapılarak alınan hizmete yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Ek Vergi Kodu: Alınan hizmetin/hizmet grubunun ek vergi uygulamasına tabi olup olmadığı bu alanda belirlenir. Kayıtlı ek vergi tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Ödeme Şekli: Hizmet/hizmet grubu için satınalma işlemlerinde sürekli olarak kullanılacak, ya da en çok kullanılacağı düşünülen ödeme planının kodudur. Ödeme planlarında alınan hizmet/hizmet grubu bedelinin kaç parça halinde hangi tarihlerde ödeneceği ve uygulanacak gecikme faizi vb. bilgiler kaydedilir. Alınan hizmete/hizmet grubuna bir ödeme planı bağlanır ve alınan hizmet faturası girilirken ilgili satıra öndeğer olarak aktarılması sağlanır.
Proje Kodu: Alınan hizmet/hizmet grubu için oluşturulan tüm fiş ve hareketlerde öndeğer gelmesi istenen proje kodu bu alanda belirlenir.
İthalat Masrafı: İthal edilen malzemeler için yapılmış olan masrafları tanımlamak amacıyla açılan hizmet/hizmet grubu kartlarında bu alan işaretlenmelidir. Masraf kayıtlarını ilgili ithalat dosyasıyla ilişkilendirmek ve maliyetini ithalat işlemine yansıtmak için kullanılır.
Dağıtım Tipi: Hizmetler için hizmet dağıtım tipinin belirlenmesi için kullanılır. Dağıtım Tipi şu seçenekleri içerir: Dağıtılmayacak, Malzeme Bedeli, Malzeme Miktarı, Ağırlık, Hacim, Oran, Tutar ve İthalat Bedeli.
KDV Oranı (%) Satınalma/İade: Alınan hizmet/hizmet grubu için yasal olarak uygulanması gereken standart satınalma ve iade KDV oranlarıdır. Bu oran yüzde olarak verilir. Belirlenen KDV oranı, işlemlerde KDV kolonuna öndeğer olarak gelir, gerekirse değiştirilebilir.
Maliyeti Etkiler: Alınan hizmetin hareket görmesi durumunda maliyeti etkileyip etkilemeyeceği bu alandan belirlenir.
Beyannameden Muaf: Form BA alımında, hizmet/hizmet grubu kartlarındaki ÖTV'nin tutara dahil edilip edilmemesi bu alandan belirlenir.
Çoklu Ek Vergi: Hizmet kartlarına birden fazla ek vergi tanımlanacaksa “Çoklu Ek Vergi” alanı işaretlenir. Ek Vergi Kodu penceresinden de ilgili malzeme için çoklu ek vergi kutucuğu işaretli ek vergiler arasından seçim yapılır.
Binek Araç Giderleri: Binek araç giderlerinin kısıtlanması yönünde kanun gereği, firmaların binek otomobiller için yaptığı harcamaların (yakıt gideri ve bakım masrafları gibi) satır tutarının %70 oranı gider hesabında %30 oranı ise Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) muhasebe hesabında takip edilir. Alınan hizmet faturaları ve satınalma faturalarının hizmet satırında kullanılan Alınan Hizmet kartı içerisinde “Binek Araç Gideri” alanı işaretlenmelidir. KKEG hesabı, Alınan Hizmet Tanım kartı F9 menüsünde yer alan Muhasebe Hesapları altından tanımlanır. Alınan Hizmet KKEG hesap kodu ise Muhasebe Hizmet Bağlantı kodları Hizmetler menüsü altından tanımlanır.
Binek Araç Kiralama: Firmaların kiralama yoluyla edindiği binek otomobillerin her birine ilişkin aylık kira bedeli satır tutarının 5.500 TL kadarlık kısmı gider hesaplarına 5.500 TL’yi aşan kısmı Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) muhasebe hesabında takip edilir. Araç kiralama giderleri, Alınan hizmet faturası üzerinden girilir. Bu yüzden faturada kullanılacak olan Alınan hizmet tanım kartı içerisinde Binek Araç Kiralama alanı işaretlenmelidir.
Binek Araç Kiralama Üst Sınırı tutarı, Satınalma Parametreleri öndeğerlerinde yer alan Binek Araç Kiralama Üst Sınırı seçeneği ile belirtilir. Tutar öndeğeri 5500 TL’dir.
Tevkifat Uygulansın: Tanımlanan hizmete tevkifat uygulanacağını belirtir. Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda fatura satırında bu hizmet/hizmet grubu tanımı seçildiğinde satır bazında fason uygulaması yapılabilmektedir.
Tevkifat Oranı: Tevkifat uygulanan hizmet/hizmet grubu için satınalma işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır. Tevkifat oranı öndeğeri Ticari Sistem Yönetimi/Satınalma Parametreleri'nde yer alan Tevkifat Payı ve Tevkifat Paydası satırlarından gelir. İstenirse değiştirilir.
Tevkifat Kodu: Tevkifat uygulanan hizmetlerde/hizmet gruplarında, satış ve satınalma işlemlerine aktarılmak üzere tevkifat kodunun seçildiği alandır. Seçilen kod faturada değiştirilebilir.
Kur Farkı: Cari hesap kur farkı hesaplama işlemlerinde Hizmet Faturası türünde kur farkı fişi oluşturmak için kullanılan alandır. Bu alan işaretlendiğinde satınalma/satış işlemlerinde ödeme ve tahsilatta oluşan kur farı için hesaplama yapıldığında Eklenecek Fiş Türü alanında Hizmet Faturası seçimi yapılarak kur farkı için satınalma/satış faturası kesilir. Alınan ve verilen hizmetler için sadece bir adet Kur Farkı işaretli hizmet/hizmet grubu kartı kaydına izin verilir. Kur farkı alanı işaretli bir hizmet/hizmet grubu kaydı bulunmadığında cari hesap kur farkı hesaplama işleminde hizmet faturası oluşturulamaz; program kullanıcıyı "Kur farkı için kullanılan hizmet kartı bulunmamaktadır" mesajı ile uyarır.
Hizmet Grubu Kodu: Alınan hizmet/hizmet grubuna ait hizmet grup kodudur. Hizmet grupları Alınan Hizmetler listesinde "Alınan Hizmet Grubu" Ekle seçeneği ile tanımlanır. Tanımlı olan hizmet gruplarıyla alınan hizmet/hizmet grubu tanım kartı içerisindeki bu alandan eşleştirilir. Hizmet gruplarının rengi alınan hizmetler listesi üzerinde koyu harfle gösterilir. Hiyerarşi Kodu kolonunda kırılımlı bir şekilde numaralandırmaları yer alır.
Hizmet grubuna ait özellik bilgilerinin, eşleştirme yapıldığı anda hizmet/hizmet grubu kartına aktarılması isteniyorsa hizmet grubu bilgilerinin karta aktarılacağına dair gelecek olan bilgi mesajında "Tamam" seçilmelidir. "Vazgeç" seçilirse hizmet grubunun özellikleri hizmet/hizmet grubu kartlarına aktarılmaz.
Hizmet grubu kodu alanından seçimi yapılmak istenen hizmet grubu ile hizmet/hizmet grubu kartının birim seti aynı değilse, seçilen hizmet grubunun birim setinin farklı olduğuna dair uyarı mesajı alınır; kullanıcı isterse hizmet grubu bilgilerini aktarabilir. Ancak hizmet/hizmet grubu daha önce hareket görmüşse, birim seti farklı olan hizmet grubu ile eşleştirilemez.
Karşı İşlem Hizmet Kodu: Hizmet kartının karşı sipariş oluşturma işlemine aktarılması için kullanılır.
Birim Seti Kodu/Açıklama: Alınan hizmetin işlem göreceği birim seti kodudur. Birim setleri listelenir ve hizmet/hizmet grubu için geçerli olacak birim seti seçilir.
Birim penceresinin tablo satırlarında seçilen birim setinde tanımlanan birimler listelenir. Bu birimlerin yalnızca öncelik sırası değiştirilebilir.
Standart Hizmet Kartları
Firma tanımlanırken, taşıma, taşıt, kırtasiye, telefon, kira vb. giderler için standart hizmet kartlarının program tarafından otomatik olarak oluşturulması mümkündür. Bunun için, sistem işletmeni tarafında yeni firma eklerken ekrana gelen "Standart hizmet kartları oluşturmak istiyor musunuz?" mesajının onaylanması gerekmektedir. Satınalma modülü/Alınan Hizmetler seçeneği ile açılan Hizmetler (Satınalma) penceresinde 87 adet standart hizmet kartının otomatik olarak eklendiği görülecektir.
GTIP Kodu: Hizmetin uluslararası ticarette kullanılması durumunda geçerli olacak GTIP kodudur. GTIP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyon) kodları uluslararası ticarette malların tanımını ve ayrımını yapmak amacı ile her ülkede aynı olmak kaydıyla kullanılan kodlardır.
CPA Kodu: Kamu e-Faturalarında kullanılacak olan hizmetler için CPA Kodu seçiminin yapıldığı alandır. CPA kodları Sistem İşletmeni/Kuruluş Bilgileri menüsü altından oluşturulur ve tanımlanır. Kamu senaryosuna sahip faturanın hareket satırında seçili olan hizmetin CPA bilgisi dolu olmalıdır, aksi durumda fatura kaydedilmez.
Menşei: Kamu e-Faturalarında kullanılacak olan hizmetler için üretim yeri seçiminin yapıldığı alandır. Ülkeler listesine ulaşılarak seçim yapılır. Kamu senaryosuna sahip faturanın hareket satırında seçili olan hizmetin Menşei bilgisi dolu olmalıdır, aksi durumda fatura kaydedilmez.