Sipariş fişinde müşteriden alınan her malzeme ya da hizmet siparişi ayrı satırlarda girilir. Sipariş fişinin başlık bilgileri bölümündeki alanlara fişteki tüm satırlar için geçerli olacak genel bilgiler (tarih, fiş numarası, cari hesap kodu, ambar, İşyeri, bölüm, özel kod ve yetki kodu) kaydedilir.
Fiş satırlarında siparişi verilecek olan malzeme/hizmet bilgileri kaydedilir.
Siparişi alınan malzeme ya da hizmet, kod ve açıklama alanında belirtilir. Her iki alandan da malzeme/hizmet kartları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Miktar, birim ve birim fiyat alanlarında, sipariş edilen malzeme/hizmet miktarı, hangi birim üzerinden verildiği ve birim fiyatı belirtilir. Belirtilen miktar, birim ve birim fiyat üzerinden satır tutarı otomatik olarak hesaplanır ve tutar alanına aktarılır.
KDV% alanına malzeme/hizmet kartında belirtilen KDV% öndeğer olarak gelir.
KDV Dahil/Hariç kolonunda birim fiyata KDV'nin dahil olup olmadığı belirlenir. Burada yapılan seçime göre toplamlar hesaplanır.
Hareket Özel Kodu 1/2 alanlarında, satırdaki hareket için geçerli olacak özel kodlar, açıklama alanında ise satırdaki işleme ilişkin açıklama kaydedilir.
Ödeme şekli satırında işlemin hangi ödeme planına göre kapatılacağını belirten ödeme planı kodu kaydedilir.
Sipariş Rezervasyon Teslim Tarihi ve Statü Bilgileri
Satış sipariş fişlerinde, siparişlerin teslim tarihleri, ve statü bilgileri ilgili kolonlarda kaydedilir.
Rezervasyon: Rezervasyon malın satış ya da üretim için ayrılmasıdır. Bu alanda yapılan seçim üretim ve malzeme takibi açısından önemlidir. Rezerve alanında "Evet" seçiminin yapılması durumunda, rezerve edilen mal miktarı sipariş satırındaki Rezerve Miktarı alanında belirtilir. Rezerve edilen malzeme miktarı, malzeme durum penceresinde ve malzeme ambar toplamlarında Rezerve Edilen Miktar alanında izlenebilir.
Statü: Satış siparişinin durumunun belirlendiği alandır. Bekliyor ve kapandı olmak üzere iki seçeneklidir. Siparişler parçalı olarak teslim edilebilir. Her teslimatta sipariş fişinden ilgili malzeme miktarları düşülerek bekleyen kısım hesaplanır. Bazı durumlarda, teslimattan sonra kalan bölüm izlenmez.
Örneğin 100 adet sipariş verilmiş ve 90 adet mal teslim alınmıştır. Geri kalan 10 tane malın bekleyen sipariş olarak sistemde tutulması istenmemektedir. Bu durumda, Statü alanında Kapandı seçeneği işaretlenir. Aksi durumda bekleyen kısım sevk edilinceye kadar sipariş satırının statüsü Bekliyor olarak kalır. Siparişin tamamının karşılanması durumunda ise statü otomatik olarak Kapandı konumuna geçer. Raporlarda sevk durumu filtresi ile koşul belirlenir. Siparişlerin ne kadarının teslim edildiği ve bekleyen sipariş miktarlarını ayrı ayrı raporlanır.
Çok satırlı siparişlerdeki tüm hareketleri aynı anda "Kapandı" durumuna getirmek için sipariş satırlarında F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "Toplu Statü Kapat" seçeneği kullanılır.
Teslim Tarihi: Siparişin teslim edileceği tarihtir. Malzeme kartında yapılan tanıma göre teslim tarihi otomatik olarak gelir. Bu alana kullanıcı tarafından da bilgi girişi yapılabilir. Teslim tarihi raporlarda filtre olarak kullanılır.
Malzeme kartında teslim süresi belirtilmemişse sipariş fişindeki teslim tarihi öndeğeri Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Satış ve Dağıtım Parametreleri menüsündeki Teslim süresi yoksa siparişte teslim tarihi filtre satırında belirlenir.
Teslim tarihi filtre satırı; Fiş Tarihi Öndeğer Gelecek ve Boş Gelecek olmak üzere iki seçeneklidir.
Fiş tarihi öndeğer gelecek seçiminde sipariş fişinin tarihi teslim tarihi alanına aktarılır. Boş gelecek seçiminde ise teslim tarihi boş gelir ve gerekirse kullanıcı tarafından girilir.
Bekleyen Rezerve Miktarı: Satış sipariş fişinde bekleyen rezerve miktarın listelendiği alandır.
Sipariş Fişlerinde Teslim Süresi Kontrolü
Satış sipariş fişlerinde malzeme kartında belirtilen teslim sürelerine göre kontrol koymak ve bu sürelerin dışında teslim tarihi verilerek işlemin kaydedilmesini engellemek mümkündür. Bunun için Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Satış ve Dağıtım Parametreleri menüsünde yer alan Teslim tarihinde teslim süresi kontrolü parametresi kullanılır. Bu parametre satırında Evet seçiminin yapılması durumunda temin tarihi malzeme kartında belirtilen temin süresi ve fiş tarihi dikkate alınarak hesaplanır. Bunun dışında girilecek temin tarihleri ile fiş kaydedilemez.