Malzemeler için stok yeri takibi ve seri/lot sistemine göre izleme yapılıyorsa sağ fare tuşu menüsünde yer alan Seri / Lot /Stok Yeri seçeneği ile izleme ve stok yeri bilgileri kaydedilir.
Giriş işlemlerinde izleme lot (parti) numarası verilerek yapılacaksa satıra ait lot numarası, seri numarası verilerek yapılacaksa seri numarası kaydedilir. Lot ve seri numaralarının yanısıra stok yeri kodları, malzemenin son kullanım tarihi ve kalite kontrol işlemleri sonucunda saptanan uygunluk derecesi bilgileri de Seri/Lot Girişi penceresinden girilir. Malzemenin ana birim dışındaki birimler üzerinden işlem görmesi durumunda birim çevrimi bilgileri ile boyut bilgileri Seri/Lot ve Stok Yeri Bilgileri penceresinde sağ fare düğmesi menüsündeki Miktar Çevrimi seçeneği ile kaydedilir. Çıkış işlemlerinde ise giriş hareketleri listelenir ve ilgili seri ya da lot numaraları seçilir.
Üretimden giriş, devir ve sayım fazlası fişlerinde malzeme izleme yöntemine göre seri/lot numaraları Seri/Lot No ve Stok Yeri Giriş Hareketleri penceresinde sağ fare tuşu menüsündeki "Seri/Lot Numarası Seç" seçeneği ile kaydedilir.
Seri numarası vererek yapılan takip işleminde satırda belirtilen giriş miktarının her biri için ayrı seri numarası verilir. Seri numaraları kullanıcı tarafından tanımlanabildiği gibi program tarafından da üretilebilir.
Kullanıcı tarafından tanımlanacak seri numaraları "Seri Numarası Seç" penceresinde "Ekle" seçeneği ile kaydedilir. Kod ve Sçıklama alanlarına seri numarası ve açıklaması kaydedilir.
Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Malzeme Yönetimi Parametre seçeneklerinden biri olan Lot/Seri Numaraları satırında yapılan seçime göre kullanıcı işlem sırasında Seri ya da Lot numarası tanımlayabilir. Bu parametre "Malzeme İşlemleri Sırasında Girilemez" ve "Malzeme İşlemleri Sırasında Girilebilir" olmak üzere iki seçeneklidir. "Malzeme İşlemleri Sırasında Girilemez" seçilmişse kullanıcı fiş üzerinde seri ya da lot numarası tanımlayamaz. Ancak tanımlı olan numaraları kullanabilir.
"Lot/seri No Üret" seçeneği ile başlangıç numarası ve miktar belirtilerek seri numaraları program tarafından otomatik olarak üretilir.
Fiş satırındaki işleme aktarılacak seri numaraları işaretlenerek belirlenir ve "Aktar" seçeneği ile fişteki malzemeye aktarılır.
İzleme yöntemi "Lot" olan malzemeler için miktar, Lot No ve Stok Yeri Giriş Hareketleri penceresinde Miktar kolonunda belirtilir. Bu yöntemde her malzeme giriş ve çıkış hareketine bir adet lot numarası verilir. Bu lot numarası fiş ve/veya faturada girişi ya da çıkışı yapılan tüm miktarlar için geçerlidir.
Seri/Lot ve Stok Yeri Giriş penceresinden kaydedilen ve izlenen diğer bilgiler ise şunlardır:
Stok Yeri Kodu: Malzemenin ambarda duracağı yerin kodudur. Malzeme kartında ambar parametreleri seçeneği ile, malzemenin ambardaki stok yeri kodu belirtilmişse öndeğer olarak alana aktarılır. Stok yeri tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Malzeme için stok yeri takibi yapılacağı belirlenmişse, işlem sırasında stok yeri girişi kontrol edilir. Kontrol şekline göre fiş kaydedilmez ya da kullanıcı kontrolünde kaydına izin verilir.
Son Kullanım Tarihi: Satırdaki malzemenin son kullanım tarihini belirtir. Günün tarihi alana öndeğer olarak gelir.
Malzeme izleme yöntemi "Lot Numarası" ise giriş penceresinden kalan lot miktarları, ana birim ve satır birimi üzerinden ilgili kolonlarda izlenir. Malzeme Yönetimi Parametreleri'nde ya da malzeme kartında lot büyüklüklerinin bölünerek kullanılacağı belirtilmişse, çıkış hareketlerinde satırda yer alan miktarın lot numaralarından az olması durumunda, kalan lot numaraları başka bir çıkış işleminde kullanılabilir.
Sarf, fire, sayım eksiği ve ambar fişlerinde seri/lot takibi yapılan malzemelere ait çıkış seri/lot numaraları giriş hareketleri ilişkilendirilerek yapılır. Fişte yer alan malzeme satırında Seri/Lot/Stok Yeri Bilgileri seçildiğinde seri/lot ve stok yeri ile çıkış hareketleri penceresi açılır. Sağ fare düğmesi menüsünde yer alan Giriş Hareketleri seçilir. Bu malzemeye ait seri numarası verilerek kaydedilen giriş hareketleri listelenir. Satırdaki çıkış işlemine bağlanacak seri ya da lot hareketleri fare ile ya da ara tuşu ile işaretlenir ve "Aktar" seçeneği ile aktarılır.
Ambar fişlerinde çıkış işlemlerine ait seri ya da lot numaraları giriş hareketleri ile ilişkilendirilerek kaydedilir. Ambarlar arası işlemlerde malzemenin çıktığı ve girdiği ambara ait stok yeri kodları da Seri/Lot Çıkışı penceresinde Çıkış Ambarı ve Giriş Ambarı Stok Yeri Kodu kolonları altında izlenir ve kaydedilir.
Giriş Fiş ve Faturalarında Aynı Lot Numarasının Kullanımı
Malzeme için aynı lot numarasının verilmesi ya da farklı bir malzeme için de aynı numaranın kullanılması durumunda işlemlerin kullanıcı kontrolünde kaydedilmesi için giriş fiş ve faturalarında, "Lot Numarası Üret" penceresinde yer alan seçenekler kullanılır.
"Aynı Kodlu Kayıt Bulunduğunda İşlem Durdurulacak" seçeneğinin işaretlenirse, malzeme için aynı lot numarasının verilmesi durumunda program bir mesajla kullanıcıyı uyarır ve işlemin kaydına izin verilmez.
"Diğer Malzemelerde Aynı Kodlu Kayıt Bulunduğunda İşlem Durdurulacak" seçeneğini işaretlenirse, aynı lot numarasının farklı malzemeler için kullanımı da kontrol edilir. İşlemlerde aynı lot numarası farklı malzemeler için verildiğinde, program bir mesajla kullanıcıyı uyaracaktır.