Kayıt numaralama özelliği ile firmaya ait işlemlerde kullanılan belgeler firmaya özel numaralar ile kaydedilir ve izlenir. GO 3 program bölümlerinde fiş ve faturalara ait bilgiler, yapılan işleme uygun fiş türü seçilerek kaydedilir. Her bir fiş türü kendi içinde ayrı sıra numarası izler. Program bölümlerinde kullanılan fişler için kullanılacak numaralar, bunların uzunlukları kayıt numaralama şablonu ile belirlenir. Tanımlı kayıt numaralarının hangi firma ya da ambar için geçerli olacağı tanım yapılırken belirlenir. Aynı şekilde bu kayıt numaraları kullanıcı, grup ve rollere bağlanır ve veri güvenliği ile hatasız bilgi girişi sağlanmış olur.
Liste ve raporlarda fişler numaralarına göre aranır, sıralanır ve filtrelenir. Bu nedenle fiş numaralarının firma ihtiyaçlarına göre tanımlanması ve kayıt sırasında fişe öndeğer olarak gelmesi önemli bir kullanım kolaylığı sağlamaktadır.
Kayıt Numaralama, Sistem Yönetmeni program bölümünde Yönetim menüsü altında yer alır. Kayıt numaralama işlemi; Standart Kayıt Numaraları oluşturularak ve Kayıt Numara Şablonları tanımlanarak iki şekilde yapılır.
Standart Kayıt Numaralama
Fiş ve faturalarda program tarafından oluşturulacak standart kayıt numaraları kullanılabilir. Standart numaralar çalışılan tüm firmalar için geçerli olabileceği gibi her firma ve dönemleri için farklı olabilir.
Numaraları tüm firmaları kapsayacak şekilde oluşturmak için Kayıt Numaralama menüsündeki Standart Numaraları Oluştur seçeneği, firma bazında oluşturmak için Firma ya da Dönem üzerinde sağ fare düğmesi menüsündeki "Standart Numaraları Oluştur" seçeneği kullanılır.
Kayıt Numaralama Şablonları
Kayıt numaralama menüsü ile her fiş türü için, firmalara, işyerlerine, ambarlara, gruplara, kullanıcılara ve rollere göre geçerli olabilecek şekilde numaralama şablonu tanımlanır. Şablonlar program bölümlerinde kullanılan her fiş türü için ayrı tanımlanır. Numaralama şablonunun ait olduğu fiş türü seçilir ve Ekle seçeneği ile numaralamanın ne şekilde yapılacağı belirlenir.
Kullanılacak fiş türü için tanımlanan her şablon kayıt numaralama listesinde; Firma, Kart Kodu, Ambar, Fabrika, Kullanıcı, Rol, Grup, Tarihler ve Numara bilgileri ile ayrı bir satır olarak listelenir.