Firma verileri üzerinde yapılan her türlü işlemin hangi tarihte ve kimin tarafından yapıldığının izlenmesi özellikle kullanıcı sayısı çok olan firmalarda önemli bir sorundur. Kullanıcıların bilerek ya da bilmeyerek yaptıkları hatalı işlemlerin raporlanabilmesi firma verilerinin güvenliğinin sürekli olarak denetlenebilmesini sağlar. Diğer yandan firmada çalışan kullanıcıların yaptıkları işlemlerin raporlanabilmesi ile çalışma süreleri belirlenebilir ve elemanların iş yoğunluğuna göre performansları da değerlendirilebilir.
Özetleyecek olursak LOG sistemi ile; firma verilerinin güvenliği ve çalışanların performans değerlendirmeleri yapılabilir ve elemanların verimli çalışmaları sağlanır.
LOG sistemi kullanıcı şifresini esas alarak çalışır. Sistemin kullanımı seçeneklidir.
LOG sistemini kullanmak için önce kullanıcı tanımında, "Seçenekler" alanında bu kullanıcı için izleme yapılıp yapılmayacağı belirlenir. Eğer kullanıcının yaptığı işlemler izlenecekse "Kullanıcı İzleme" seçeneği işaretlenir.
LOG sistemine ait bilgiler her firma için tek bir dosyada yer alır. İzleme Dosyası Oluştur seçeneği ile izleme bilgileri kaydedilir. Bilgiler kullanıcı adına ve firma numarasına göre sıralı olarak alınabilir.
Programda, kullanıcıların yaptığı işlemler eşzamanlı olarak kaydedilir. LOG sisteminde işlemlerin nasıl yapıldığı değil hangi işlemlerin hangi sırada yapıldığı önemlidir. LOG sisteminde yapılan işlemin ne olduğu tutulur. Ulaşım şekli ise önceki kayıtların sıralamasına bakılarak görülebilir.
İzleme Dosyaları
İzleme Dosyaları, izleme dosyası oluşturmak için kullanılır. Değişik program bölümlerinde kullanıcıların yaptıkları işlemler eş zamanlı olarak kaydedilir ve kayıtlı tüm firmalara ait bilgiler tek bir izleme dosyasında tutulur. Bu nedenle izlenecek bilgiler filtrelenir ve filtre satırlarında belirlenen koşullara uygun işlemlerin listelenmesi sağlanır. İzleme hareketleri, Hareketler listesinde yer alan Filtreler seçeneği ile verilen koşullara uygun olarak alınır. İzleme hareketleri filtre seçenekleri şunlardır:
Firma Numarası: Firma numarası filtre satırında hangi firmada yapılan işlemlerin izleme raporunda yer alacağı belirlenir. Kayıtlı tüm firmalara ait bilgiler tek bir izleme dosyasında yer alır. Bu nedenle izleme işlemlerini her firma için ayrı ayrı almak gerekirse bu filtre satırında Grup ya da Aralık tanımı yapılarak raporda yer alması istenen firma ya da firmalar belirlenir.
Kullanıcı: Kullanıcı izleme raporunda, hareketleri izlenecek kullanıcılar Grup ya da Aralık tanımı ile belirlenir. İzleme raporu bu filtre satırında yapılacak filtreleme ile her kullanıcı için ayrı alınabilir.
Terminal: İlgili işlemin hangi terminalden eklendiğini belirlemek için kullanılır.
Tarih: Bu filtre satırında başlangıç ve bitiş tarih aralığı verilir ve izleme dosyasında yalnızca bu tarihler arasındaki hareketlerin listelenmesi sağlanır.
İşyeri: Bu filtre satırında hangi işyerinden yapılan işlemlerin izleneceği belirlenir.
Program Bölümü: Bu filtre satırında hangi program bölümlerinde yapılan işlemlerin izleneceği belirlenir. Öndeğer olarak Ticari Sistem menüsünde yer alan tüm seçenekler işaretlidir ve kullanıcıların bu bölümlerde yaptıkları işlemler izleme dosyasında yer alır.
Program Bölümü Detayları: Ticari Sistem, Malzeme Yönetimi, Satınalma, Satış ve Dağıtım, Finans, Genel Muhasebe ve Sistem İşletmeni detayı filtre satırlarında bu program bölümleri altında yer alan menü seçenekleri ile gerçekleştirilen işlemlerin hangi kullanıcı tarafından yapıldığı izleme dosyasında yer alır.
Filtre satırlarında yapılan koşul belirleme işleminden sonra, izleme raporu istenen izleme hareketlerini içerecek şekilde alınır.
İzleme Raporundan Hareket Detay Bilgilerine Ulaşım
İzleme dosyasında kullanıcıların program bölümlerinde yaptıkları işlemler kullanıcı adı, terminal, firma numarası, işyeri, bölüm, tarih, saat, program bölümü, fiş türü, işlem ve sonuç bilgileri ile listelenir. İzleme dosyasında yer alan hareketler, rapor alınırken ekrana getirilip detaylı olarak incelenebilir. Bunun için izleme raporunda incelenecek satır üzerindeyken "İncele" seçeneği kullanılır. “İncele” ile açılan İzleme Kaydı penceresinde firma, dönem, tablo, referans numarası, kullanıcı, terminal, tarih, saat, program bölümü, fiş türü, işlem ve sonuç bilgileri yer alır. İzleme dosyasındaki bilgileri silmek için İzleme Dosyası Temizleme seçeneği kullanılır. İzleme dosyasındaki tüm bilgiler silinebileceği gibi, filtre satırlarında yapılacak koşul belirleme işleminden sonra yalnızca belirlenen koşullara uygun hareketleri silinmesi de mümkündür.