Bütçeden bütçe kalemlerine ya da farklı bütçelere ait bütçe kalemleri arasındaki ödenek tahsis işlemlerine ait bilgiler tahsis fişleri listesinde "Ekle" seçeneği ile kaydedilir. Tahsis fişleri sadece durum bilgisi "Onaylandı (Kesin)" olan bütçeler için oluşturulur.
Fiş üzerinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
Fiş Numarası: Tahsis fişinin numarasıdır. Fiş numarası alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Fiş Tarihi: Tahsis işleminin bilgisayara giriş tarihidir. Fiş tarihi alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Saat: Tahsis fişi kayıt zamanıdır.
Belge Numarası: Tahsis işlemine ait belgenin numarasıdır.
Çıkış Bütçe Kodu: Tahsis işleminin hangi bütçeden yapılacağını gösterir. Analitik bütçe kartları listelenir ve ilgili bütçe tanımı seçilir.
Çıkış Bütçe Açıklaması: Tahsis işlemine ait bütçenin açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde açıklaması alana aktarılır. Açıklama alanından da kayıtlı bütçe tanımları listelenerek seçim yapılabilir.
İşyeri: Tahsisatın yapılan bütçenin ait olduğu işyeridir. Bütçe kartında belirtilen işyeri kodu alana aktarılır.
Bölüm: Tahsisat yapılan bütçenin ait olduğu işyeridir. Bütçe kartında belirtilen işyeri kodu alana aktarılır.
Özel Kodu: Tahsis fişi özel kodudur. Tahsis fişlerini kullanıcının firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.
Yetki Kodu: Tahsis fişi yetki kodudur. Veri güvenliğini sağlamak için kullanılır. Fiş üzerinde yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kullanıcılar işlem yapabilir.
Durumu: Tahsis fişi onay durumunu gösterir. Fiş durum değişiklikleri, tahsis fişleri listesinde sağ fare düğmesi menüsündeki Durum Bilgisi seçeneği ile yapılır. Fiş üzerindeki alan izleme amaçlıdır.
Fiş Satır Bilgileri
Tahsis fişi satırlarından bütçe kalemlerine ait bilgiler kaydedilir.
Çıkış Bütçe Kodu: Çıkış bütçe kodu alanında belirtilen bütçe kodu bu alana aktarılır.
Çıkış Hesap Kodu: Tahsisatın hangi hesaptan yapılacağını belirtir. Kayıtlı muhasebe hesapları listelenir ve ilgili hesap seçilir.
Çıkış Ödenek Hesap Kodu: Tahsisatın yapıldığı muhasebe hesabına ait ödenek hesap kodudur. Çıkış hesabı alanında seçilen muhasebe hesap tanımında belirtilen hesap kodu bu alana aktarılır. Değiştirilemez.
Çıkış Ödenek Yansıtma Hesabı Kodu: Tahsisatın yapıldığı muhasebe hesabına ait ödenek yansıtma hesabı kodudur. Çıkış hesabı alanında seçilen muhasebe hesap tanımında belirtilen hesap kodu bu alana aktarılır. Değiştirilemez.
Çıkış Hesabı Analitik Kodu: Çıkış hesabının analitik kodudur. Hesap kartında belirtilen kod fişe aktarılır.
Giriş Bütçe Kodu: Tahsisatın hangi bütçeye yapılacağını belirtir. Kayıtlı bütçe kartları listelenir ve ilgili bütçe tanımı seçilir.
Giriş Hesap Kodu: Tahsisatın yapılacağı giriş hesabının kodudur. Kayıtlı muhasebe hesapları listelenir ve ilgili hesap seçilir.
Giriş Ödenek Hesap Kodu: Tahsisatın yapılacağı giriş hesabının kartında belirtilen ödenek hesap kodudur.
Giriş Ödenek Yansıtma Hesap Kodu: Tahsisatın yapıldığı giriş hesabının kartında belirtilen ödenek yansıtma hesabı kodudur.
Giriş Hesabı Analitik Kodu: Giriş hesabının analitik kodudur. Hesap kartında belirtilen kod fişe aktarılır.
Borç: Tahsisat borç tutarıdır. Hesap kodu girildiğinde bütçe tanımında belirtilen borç tutarı alana aktarılır. Tutar değiştirilebilir. Ancak bütçe tanım kartında belirtilen tutar aşılamaz.
Alacak: Tahsisat alacak tutarıdır. Hesap kodu girildiğinde bütçe tanımında belirtilen alacak tutarı alana aktarılır. Tutar değiştirilebilir. Ancak bütçe tanım kartında belirtilen tutar aşılamaz.
Borç ya da alacak tutarı girildiğinde dönem bilgilerinde belirtilen periyot ve süreler dikkate alınarak dönemsel borç ya da alacak tutarları program tarafından oluşturulur ve dönem bilgileri bölümünde görüntülenir.
Tahsis fişi kaydedildiğinde tahsis fişinde yer alan her satır için iki tane revizyon fişi oluşturulur. Tahsis işlemi aynı bütçe içindeki kalemler için yapılıyorsa her satır için yeni fiş oluşturulmaz. Bunun yerine her satır için iki satır içeren bir revizyon fişi kesilir.
Tahsis fişi onaylandığında bu tahsis fişine ait revizyon fişleri de onaylanmış olacaktır.
"Onaylandı (Kesin)" durumundaki bir genel bütçeye ait alt bütçelere kesilen tahsis fişleri onaylandığında fark mahsupları oluşturulur ve bütçe satırları güncellenir.
Tahsis fişinin onayının kaldırılması durumunda oluşan revizyon fişleri ve fark mahsup fişleri de silinir.
Tahsis fişinde yer alan bütçe ya da bütçeler bir genel bütçeye bağlı değilse fişin kaydedilmesiyle birlikte revizyon fişleri oluşur, bütçe güncellenir ancak fark mahsupları oluşturulmaz.
Tahsis Fişi Durum Bilgisi
Tahsis fişi durumundaki değişiklikler tahsis fişleri listesinde sağ fare düğmesinde yer alan Durum Bilgisi seçeneği ile kaydedilir. Tahsis fişi durum bilgisi penceresi şu seçenekleri içerir; Onay Bekliyor, Onaylanmadı, Onaylandı (Geçici), Onaylandı (Kesin).
Tahsis fişleri ilk olarak "Onay Bekliyor" statüsünde kaydedilir.
Fiş durumundaki değişiklikler ilgili seçenekler işaretlenerek yapılır. Durum bilgisi tahsis fişi üzerinde durum alanına aktarılır.
"Onaylandı (Kesin)" durumundaki tahsis fişlerinin durumunu değiştirmek gerekirse tahsis fişleri listesinde sağ fare düğmesi menüsündeki "Onay Kaldır" seçeneği kullanılır. "Onayı Kaldır" seçeneği yalnızca "Onaylandı (Kesin)" durumundaki fiş üzerinde sağ fare düğmesinde yer alır. Onayı kaldırılan fiş "Onaylandı (Geçici)" durumuna geçecektir.