Masraf kartları üzerinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Kodu: Satınalma/satış masrafı tanım kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Masraf Kodu, bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satınalma/satış masraf tanımının adı ya da açıklamasıdır.
Özel Kod: Satınalma/satış masraf kartlarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, masraf kartlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, masraf kartı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği kartlar belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılır. Karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: Masraf tanımın fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında masraf kartı aktif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise pasif durumdadır ve fiş/faturalarda kullanılamaz.
Yuvarlama Tabanı: Hesaplanan masraf toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır.
KDV Oranı: Masraf KDV oranıdır. 100 üzerinden verilir.
Birim: Satınalma/satış masraf kartının işlem göreceği birimdir.
Hesap Kodu: Kartta tanımlanan datınalma/satış masraflarının muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği hesap kodudur. Muhasebe hesap kodu kart üzerinde verilerek fiş ve faturalara otomatik olarak aktarılır.
Masraf Merkezi: Satınalma/satış masraf kartına ait işlemlerin ilgili olduğu masraf merkezinin kodudur.
Kartlara ait işlemlerin muhasebe hesap kodları ile ilgili masraf merkezleri kart üzerinden ya da Muhasebe bölümünde, Muhasebeleştirme Bağlantı Kodları seçeneği ile kaydedilir.
Muhasebe bölümünde, Muhasebeleştirme İşlemleri altında yer alan Muhasebeleştirme Bağlantı Kodları menü seçeneği ile masraf kartları ile ilgili işlemlerin izleneceği muhasebe hesabı ile masraf merkezi belirlenmiş ve bunların kartlara öndeğer olarak aktarılacağı belirtilmişse, kartlara öndeğer olarak aktarılır. İşlemlerin, muhasebe bağlantı kodlarında belirlenen hesaptan ve/veya masraf merkezinden farklı bir hesap altında toplanması isteniyorsa bu öndeğerler değiştirilebilir.
Satış Noktalarında Erişilebilir: Masraf tanımına satış noktalarından erişilmesi isteniyorsa bu seçenek işaretlenir. Bu durumda satış noktalarından masraf tanımlarına erişilerek fiş ve faturalara uygulanabilir.
Formül: Masraf kartlarında formül alanında masraf hesaplama şekli kaydedilir. Parametrik olan bu alanda, seçilen parametreler aritmetik işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılır, mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Bu durum işlemlerde otomasyonu sağlayacak ve hata payını azaltacaktır. Hesaplama şekli, parametreler, aritmetik işlem operatörleri ve mantıksal işlem operatörleri kullanılarak yazılır.
Kademeli iskonto uygulanması için hesaplamalarda kullanılması gereken parametreler de listede yer alır. Masraf kartında formül alanında mantıksal işlem yapılarak seçilecek kriterlere göre tanımlı indirimin uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay indirim hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. Formül alanında "Listele" düğmesi tıklanır. Formül parametreleri listelenir ve kullanılacak parametre seçilir.