Satınalma/satış işlemlerinde uygulanan indirimler indirim kartları ile kaydedilir.
İndirim kartı üzerinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Kodu: İndirim kodudur. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. İndirim Kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama: Satınalma ya da satış indirim tanımının adı ya da açıklamasıdır. İndirim kartının açıklaması da önemli bir alan olmasına karşın indirim kartlarının açıklama alanına bilgi girişi zorunlu değildir. Farklı indirim kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir.
Özel Kod: İndirim kartlarını gruplamakta kullanılan kod alanıdır. Özel kod, indirim kartlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, indirim kartı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi kartlara ulaşabileceği ve işlem yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki kodu alanında verilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Statüsü: İndirim kartının fiş ya da faturalarda kullanılıp kullanılmayacağının belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında indirim kartı fiş/faturalarda kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise fiş/faturalarda kullanılamaz.
Evrensel Kodu: e-Faturalarda zorunlu bir alan olan, indirim tanımına ait evrensel kod bilgisidir. Kod seçildiğinde açıklaması ilgili alana aktarılır.
e-Fatura kullanıcısı olan firmalarda, İndirim tanımlanırken, ilgili kartların Evrensel Kod bilgisi girilmeden kaydedilmesine izin verilmez.
Yuvarlama Tabanı: Hesaplanan indirim toplamının küsuratlı çıkması durumunda yuvarlanacağı tabandır.
Muhasebe Kodu: Kartta tanımlanan indirimlerinin muhasebeleştirme yapıldığında izleneceği hesap kodudur. Muhasebe hesap kodu kart üzerinde verilerek fiş ve faturalara otomatik olarak aktarılır.
Masraf Merkezi: İndirim kartına ait işlemlerin ilgili olduğu masraf merkezinin kodudur.
Kartlara ait işlemlerin muhasebe hesap kodları ile ilgili masraf merkezleri kart üzerinden ya da Muhasebe bölümünde, Muhasebeleştirme Bağlantı Kodları seçeneği ile kaydedilir.
Muhasebe Kodu ve Masraf Merkezi alanlarına, muhasebe hesap ve masraf merkezi kodları öndeğerlerinin gelmesi sağlanabilir. Muhasebe bölümünde, Muhasebeleştirme İşlemleri altında yer alan Muhasebeleştirme Bağlantı Kodları menü seçeneği ile indirim kartları ile ilgili işlemlerin izleneceği muhasebe hesabı ile masraf merkezi belirlenmiş ve bunların kartlara öndeğer olarak aktarılacağı belirtilmişse, kartlara öndeğer olarak aktarılır. İşlemlerin, muhasebe bağlantı kodlarında belirlenen hesaptan ve/veya masraf merkezinden farklı bir hesap altında toplanması isteniyorsa öndeğer olarak aktarılan bu bilgiler değiştirilir.
Satış Noktalarından Erişilebilir: Satış indirim tanımında yer alır. Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda indirim tanımına satış noktalarından erişilebilir ve bu noktalardan yapılan satışlara tanımlı indirimler uygulanabilir.
Stopaj ve Ek Vergi İndirimi: Faturalarda stopaj ve ek vergi indirimi uygulandığında, ilgili indirim kartının kullanıldığı faturanın muhasebeleşmesi sırasında stopaj ve ek vergi indirimine ait tutarların farklı muhasebe hesapları altında muhasebeleştirilmesi için kullanılır.
Formül: İndirim kartlarında formül alanında indirim hesaplama şekli kaydedilir. Parametrik olan bu alanda, seçilen parametreler işlemlerle ve fonksiyonlarla kullanılır, mantıksal ve matematiksel işlemler yapılır. Bu durum işlemlerde otomasyonu sağlayacak ve hata payını azaltacaktır. Hesaplama şekli, parametreler, aritmetik işlem operatörleri ve mantıksal işlem operatörleri kullanılarak yazılır.
Kademeli iskonto uygulanması için hesaplamalarda kullanılması gereken parametreler de listede yer alır. İndirim kartında formül alanında mantıksal işlem yapılarak seçilecek kriterlere göre tanımlı indirimin uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir. Fonksiyonların parametrelerle birlikte kullanımı detay indirim hesaplama sistemleri oluşturmak ve uygulamak açısından önemlidir. "Listele" seçeneği ile formül parametreleri listelenir ve seçim yapılır.