e-Beyannameler bölümünde yer alan indirilecek KDV listesi iki başlıktan oluşur; Genel Bilgiler ve İndirilecek KDV Listesi.

Genel Bilgiler bölümünde idari bilgilerle mükellefe ait bilgiler listelenmektedir.

İndirilecek KDV Listesi Başlıkları:

Alım faturasının Tarihi: Bu alana alış hareketinin tarihi GG.AA.YYYY (gün/ay/yıl) formatında gelir.

Alış Faturasının Serisi: Alış faturalarında girilen seri numarası bu alana aktarılır. Bilindiği üzere fatura serileri "A5" gibi harf ve rakamlardan oluşabileceği gibi "B" gibi sadece harften oluşabilir. Faturaların serileri A-5, A 5, A/5 şeklinde olsa bile (harf ve rakamların arasında "-, /, boşluk" gibi karakter olmaksızın) bitişik olarak "A5" şeklinde gelir.

Alış faturalarında seri numarası belirtilmediğinde, bu alana "Belge No" alanındaki bilgi aktarılır.

Alış Faturasının Sıra No'su: Bu alana alış faturasının sıra numarası gelir.

Satıcının Adı Soyadı Unvanı: Bu alana alış faturasını düzenleyen satıcının adı-soyadı/unvanı gelir.

Satıcının Vergi Kimlik Numarası/TC Kimlik Numarası: Bu alana satıcı tüzel kişi/ortaklık ise vergi kimlik numarası; satıcı gerçek kişi ise TC kimlik numarası gelir.

Eğer satıcı yurtdışında veya serbest bölgede ise (yani alış ithalat ise) bu alana "1111111111" gelmelidir.

Alınan Mal veya Hizmetin Cinsi: Bu alana alınan mal / hizmetin kodu gelir.

Alış faturası ile birden fazla mal/hizmet alındı ise bu alana çok genel olmamak kaydıyla ana başlıklar halinde virgülle ayırarak alınan malların / hizmetlerin kodları gelir.

Alınan Mal veya Hizmetin Miktarı: Bu alana alınan mal/hizmetin miktarı gelir.

Alış Faturasının KDV Hariç Tutarı: Bu alana Alış Faturasının KDV hariç tutarı gelir.

Örneğin A malı 100 TL ve %8'lik KDV'ye tâbi, B malı 200 TL ve %18'lik KDV'ye tâbi, bu iki malzemenin toplam KDV hariç tutarı (100 + 200 =) 300 TL olup bu alana 300,00 tutarı yansır.

Alış Faturasının KDV'si: Bu alana alış faturasının KDV'si gelir.

Örneğin A malı 100 TL ve %8'lik KDV'ye tâbi, B malı 200 TL ve %18'lik KDV'ye tâbi malzemenin toplam KDV tutarı (100x%8) + (200x%18) = 44 TL olup bu Alana 44,00 tutarı gelir.
Satıcı yurtdışında veya serbest bölgede ise (yani alış ithalat ise) bu durumda bu alana (faturada KDV olmayacağı için) alıma ilişkin gümrük makbuzunda gösterilen ve mükellefçe indirim konusu yapılan KDV tutarı manuel girilmelidir.

GGB Tescil No'su: Bu alana satıcı yurtdışında veya serbest bölgede ise (yani alım hareketi ithalat ise) alıma ilişkin gümrük giriş beyannamesinin (GGB) tescil numarası gelir.

Alım hareketi ithalat değilse yurtiçinden alım yapıldı ise bu sütun boş gelmelidir. Aynı şekilde yurtdışından bir hizmet alımı söz konusu ise ve bir gümrük giriş beyannamesi yoksa bu alan yine boş gelmelidir.

Belgenin İndirim Hakkının Kullanıldığı KDV Dönemi: Bu alan sadece "406-İndirimli Orana Tabi İşlemler" dolayısıyla KDV iadesi talep eden mükelleflerce manuel olarak doldurulmalıdır.

Girişi yapılan faturanın indirim hakkının kullanıldığı (yasal deftere kaydedildiği) KDV dönemi yıl, ay şeklinde arada boşluk bırakmaksızın yazılır. Örneğin 2009 Ocak dönemi için "200901"; 2009 Şubat dönemi için "200902" şeklinde giriş yapılmalıdır. Eğer mükellefin "406-İndirimli Orana Tâbi İşlemler" dolayısıyla iade talebi bulunmuyorsa 11 No'lu Sütun olan "Belgenin İndirim Hakkının Kullanıldığı KDV Dönemi" sütunu boş bırakılır.

İhracatına Aracılık Edilen Firmanın Vergi kimlik Numarası/TC Kimlik Numarası: Bu alan sadece başkaca firmaların ihracatına aracılık eden Dış Ticaret Sermaye Şirketleri ve Sektörel Dış Ticaret Şirketlerince manuel doldurulması gereken bir alandır.

Başkaca firmaların ihracatına aracılık eden Dış Ticaret Sermaye Şirketi veya Sektörel Dış Ticaret Şirketi kendi indirilecek KDV listesinin girişini yaparken 12 No'lu sütuna kendi vergi kimlik numarasını; ihracatına aracılık ettikleri firmanın indirilecek KDV listesini girerken 12 No'lu sütuna ihracatına aracılık ettikleri firmanın vergi kimlik numarasını kaydetmelidirler.

Eğer iade talep eden mükellef, başkaca firmaların ihracatına aracılık eden Dış Ticaret Sermaye Şirketi veya Sektörel Dış Ticaret Şirketi değilse bu alan boş bırakılacaktır.

Kullanıcı ilgili döneme ait İndirilecek KDV Listesine aktardığı bilgileri "F9 Excel Dosyası Oluştur" seçeneği ile Excel dosyası formatında bilgisayarına kaydedebilir.