Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 509 nolu VUK tebliği kapsamında, "e-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükellefler, e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olmayanlara da sevk irsaliyesini, e-İrsaliye olarak düzenleyecek olup alıcılarının talebine göre kağıt veya elektronik ortamda teslim edebileceklerdir." ibaresi bulunmaktadır.
Sanal e-İrsaliyeler ile, organizasyonel birim e-İrsaliye mükellefi olduğunda alıcı taraftan bağımsız, oluşturulan tüm irsaliyeler e-İrsaliye olarak gönderilir.
Giden e-İrsaliyeler liste ekranından eklenen giden e-İrsaliyelerin tümünde, e-İrsaliye kullanıcısı olan bir organizasyonel birim ve e-İrsaliye kullanıcısı işareti olmayan bir cari hesap seçimi yapılarak kayıt oluşturup e-İrsaliye Gönder seçilir. İrsaliyelerin e-Dönüşüm detayları sekmesinde yer alan Sanal e-İrsaliye alanı otomatik olarak işaretli duruma geçer.
Taşıyıcı Firma, Sevk Tarihi/Saati ve Sürücü Bilgileri alanlardaki zorunluluk kontrolleri "Sanal e-İrsaliye" için de geçerlidir.
Sanal e-İrsaliye numaraları mevcut "e-İrsaliye Kayıt Numaralandırma Şablonu" üzerinden yapılır.