Page History

Metaveri (Üst Veri/ Metadata) nedir?

Metaveri, metadata ya da üstveri, verinin öğelerini veya içeriğini tanımlayan bilgilerdir. Veri hakkında veri olarak da nitelendirilir. Dosyaların temel metaverileri sistemler tarafından üretilen oluşturan kullanıcı, oluşturulma tarihi, son değiştiren kullanıcı, son değiştirme tarihi ve dosya türü bilgisidir.

Kurumsal dokümanlar üzerinde dokümanların türüne göre farklılaşan metaveriler bulunur. Örnek olarak, doküman içindeki tarihler, kişiler, adresler, fiyatlar gibi bilgiler bulunur. 

Metaveri yönetiminin faydaları nedir? Yönetiminin Faydaları

Metaveri yönetiminin ilk ve en bilinen faydası, doküman arama işlemini kolaylaştırmasıdır. Kullanıcılar dokümanları ararken genellikle dosyanın adı ve içeriğini kulanırkenkullanırken, yüksek sayıda doküman bulunan sistemlerde bu bilgiler yeterli olmaz. Arama işlemlerinde dokümanın oluşturulma tarihi, dosyanın türü/uzantısı, ilgili kullanıcı gibi temel metaveri alanlarına ek olarak, evrak kayıt numarası, onay durumu veya müşteri gibi metaveri alanlarına göre filtrelendirme sıklıkla kullanılır. Metaveri yönetiminin zaman kazandıran diğer bir faydası da dokümanın içinde farklı sayfalara dağılmış halde bulunan verileri özet şekilde bir arada görüntülenmesini sağlamaktadır. Örnek olarak, yirmi sayfa uzunluğunda bulunan sözleşmenizin içinde bulunan damga vergisi bilgisini dokümanın içinden aramadan metaveriler içinde görebilirsiniz. Metaverilerin en önemli faydası ise, resim, fotoğraf veya taranıp sisteme eklenmiş pdf dosyaları gibi metin halinde bulunmayan içeriklerde saklı kalan değerli bilgilerinin, sistmein içinde kullanılabilecek bilgilere aktarılması ve raporlanabilir hale getirmesidir.

...

Doküman Yönetimi Servisi'nde sunulan metaveri araçları aşağıda listelenmiştirşunlardır:

• Belge Türleri ve Metaveri Alanları.
• Etiketler.

Belge Türleri ve Metaveri Alanları

Kurumsal dokümanların çeşitliliği arttıkça kurumların ihtiyaç duydukları metaveri ihtiyaçları da artmaktadır. Logo Doküman Yönetimi Servisi, kullanıcıların ihtiyaç duyduğu metaveri bilgilerini kayıt edebilecekleri metin, sayı, tarih/tarih ve saat, doğru/yanlış ve metin listesi tiplerinde metaveri alanlarının tanımlanmasını sağlamaktadır. Kullanıcılar, istedikleri zaman gerekli metaveri alanlarını kolayca tanımlayıp kullanıma alabilir.

...

Belge türleri ve metaveri alanları ile ilgili detaylı bilgi için tıklayınız.

Etiketler

KullanıcılarınEtiketler; kullanıcıların, dokümanlar ile ilgili istedikleri basit bilgileri kolayca ekleyebilmelerini sağlayan yapıdır. Genellikle, hatırlatma veya arama sırasında dokümanları kolay ayrıştırma amacıyla kullanıllır. Sistemdeki tüm dokümanlara düzenleme yetkisi olan tüm kullanıcılar tarafından etiketler eklenebilir veya çıkartılabilir. Bir dosya üzerinde en fazla beş etiket bulunmasına izin verilir. Dokümanı görüntüleyen tüm kullanıcılar doküman üzerindeki etiketleri de görüntüler. Bu özellikleri sebebiyle etiketler kalıcı değil, geçici bilgiler olarak düşünülmelidir. Etiket kullanımı detayları ilgili bağlantıda anlatılmıştır.

...