Etiketler; kullanıcıların, dokümanlar ile ilgili istedikleri basit bilgileri kolayca ekleyebilmelerini sağlayan yapıdır. Genellikle, hatırlatma veya arama sırasında dokümanları kolay ayrıştırma amacıyla kullanılır. Sistemdeki tüm dokümanlara düzenleme yetkisi olan tüm kullanıcılar tarafından etiketler eklenebilir veya çıkartılabilir. Bir dosya üzerinde en fazla beş etiket bulunmasına izin verilir. Dokümanı görüntüleyen tüm kullanıcılar doküman üzerindeki etiketleri de görüntüler. Bu özellikleri sebebiyle etiketler kalıcı değil, geçici bilgiler olarak düşünülmelidir.
Etiketler, dosya detayı ekranında görüntülenir ve düzenlenebilir. Çalışma alanları, benimle paylaşılanlar ve dosyalarım alanlarında ilgili dosya için etiket ekleme, düzenleme, silme işlemleri gerçekleştirilir. Benimle paylaşılanlar alanında herhangi bir dosya için "Düzenle" yetkisinin, paylaşılan çalışma alanlarında ise çalışma alanı için "Düzenle" yetkisinin verilmiş olması gereklidir.
Etiket ekleme işlemi
Dosya yüklendikten sonra ya da dosya yüklenirken dosya detayı ekranından etiket ekleme işlemi gerçekleştirilir.
Dosya yüklendikten sonra etiket ekleme işlemi şu şekilde olmaktadır:
- Dosya ismine tıklanarak dosya detayına gidilir. Bu ekranın sağ tarafında bulunan "Belge Türü" alanında "Etiketleri Düzenle" butonuna basılır ve bu ekranda bulunan "Etiketler" alanı düzenlenebilir hale gelir.
- "Etiketler" alanında eklenmek istenilen etiket ismi yazılır ve Enter tuşuna basılır. "Kaydet" butonuna basılarak eklenen etiketler kaydedilir.
- Kullanıcı istediği kadar etiket ekleyebilmektedir.
- Dosya yüklenirken etiket ekleme işleminde ise direk olarak dosya detayı ekranı düzenlenebilir halde geldiği için kullanıcının "Etiketler" alanına istediği etiket ismini yazıp enter tuşuna basması yeterlidir.
- Aynı şekilde eklenen etiketleri kaydetmek için "Kaydet" butonuna basılır. Etiketler tek tek eklenebilmektedir.
Etiket düzenleme işlemi için izlenecek adımlar şunlardır:
- Dosya ismine tıklanarak dosya detayına gidilir.
- Dosya detayı ekranında ekranın sağ tarafında bulunan "Belge Türü" alanında "Etiketleri Düzenle" butonuna basılır ve bu ekranda bulunan "Etiketler" alanı düzenlenebilir hale gelir.
- Kullanıcı istediği etiketleri ekleyebilir ya da çıkarabilir.
- Düzenleme yapıldıktan sonra "Kaydet" butonuna basılır.
Etiket silme işlemi için izlenecek adımlar şunlardır:
- Dosya detayı ekranında ekranın sağ tarafında bulunan "Belge Türü" alanında "Etiketleri Düzenle" butonuna basılır ve bu ekranda bulunan "Etiketler" alanı düzenlenebilir hale gelir.
- Dosya yüklenirken dosya detayı ekranında "Etiketler" alanı düzenlenebilir halde gelmektedir.
- İstenilen etiketi silmek için etiket hizasında bulunan silme ikonu basılır. Etiket silme işlemi her etiket için tek tek gerçekleştirilir. Daha sonra "Kaydet" butonuna basılır.
- Silinen etiket ya da etiketler "Belge Türü" ekranında ki "Etiketler" alanında gözükmez.