Fiş ve faturalarda kalite kontrol işlemlerine ait bilgiler fiş satırında F9/sağ fare düğmesi menüsündeki Kalite Kontrol Değer Girişi seçeneği ile kaydedilir. 

Kalite Kontrol modülünde tanımlandıktan sonra malzeme kartları listesinde F9/sağ fare düğmesi menü seçeneği ile malzemelere atanmış olan kalite kontrol kriterlerinin değer girişleri, malzeme, satış ve satınalma fişleri üzerinden girilebilmektedir. Fişler üzerinde verilen değerler sonucu, kalite kontrol modülünde tanımlanan ve malzemelere atanan kalite kontrol kriterleri baz alınarak, kalite kontrol sonucu belirlenir. Bunun için, malzeme, satış ve satınalma fişleri içerisinde kontrol kriteri atanmış malzeme seçiminden sonra F9/sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "Kalite Kontrol Değer Girişi" penceresi kullanılır.

Açılan pencerede ilgili malzemeye atanmış olan kalite kontrol seti ve kriterleri yer alır. Malzeme için kalite kontrol işlemi gerçekleştirildiğinde kriter alınacak öndeğerler pencere üzerinde sol tarafta yer alır. Pencerede yer alan kontrol sayısı malzeme için yapılacak olan kalite kontrol sayısını gösterir; sağ tarafa kontrol sayısı kadar satır girilir. Satırlara, her bir kontrol sonucu belirlenen değerler girilir. Bu değerler pencerede yer alan asgari ve azami değerlerin arasında olmalıdır. (Nominal değer ideal değerdir). Yüzde üzerinden belirlenmiş kabul oranı ise, yapılan kontroller ve verilen değerler sonrası malzemenin kalite kontrolden geçmesi için, asgari – azami değerler dışında kalan satırların toplam kontrol sayısına göre kabul edilme oranını gösterir. 

Malzeme ya da malzeme sınıfı için geçerli olacak kriterler değer giriş penceresinde tanımda belirtilen öndeğerler ile yer alır. Kontrol işlemlerine ait sonuçlar satırlarda kaydedilir.

Kalite kontrol kriter tanımında belirtilen kontrol sayısı, kontrol sıklığı, numune miktarı ve kabul oranı bilgileri ilgili alanlarda görüntülenir. Satırlarda ise kalite kontrol işlemine ait bilgiler Miktar, Değer ve Tarih alanlarında kaydedilir.

Harekete özgü kontrol sayısı ve numune miktarı malzeme ana birimi cinsinden hesaplanır. 

Harekete özgü kalite kontrol sonuçları girilirken; kontrol sayısının tabloda sonuç girilmesi gereken satır sayısı olduğu ve numune miktarının her bir satırda kontrol edilmesi gereken miktar olduğu unutulmamalıdır. 

Örneğin bir malzemenin kontrol sıklığı 1/50, kontrol sayısı 3, numune miktarı 6 olan bir kriteri varsa, bu malzemeden 500 adet satın alındığında (kontrol yeri olarak satın alma işaretli ise) KK sonuçlarının işleneceği tabloya en az (500/50)*3=30 satır sonuç girilmelidir. Ve ideal olarak her bir satırda 6 adet numunenin ortalama sonuç değeri girilmelidir. Yani kontrol elamanı, 6 adet için ölçüm sonuçlarını bir yere kaydedecek, daha sonra bunların ortalamasını tabloya işleyecektir. 

Kalite kontrol değerleri girişinde şu kontroller yapılır:

  • En az sol alt köşede belirtilen kontrol sayısı kadar satır girilmiş mi? 
  • Alınan toplam numune miktarı, en az sol alt köşede belirtilen kontrol sayısı ve numune miktarının çarpımı kadar mı?
  • Kontrol sonuçları hedeflenen değerlere uygun mu? (toplam uygun olmayan miktar, alınması gereken toplam numune miktarı*kabul oranından küçük eşit mi?) 

Buna göre yukarıdaki örneğe devam edecek olursak, her satırda 6 adetin ortalamasını girmenin kontrolcüyü zorlayacağı düşünülürse, her satırda 1 adet için sonuç girmesi önerilebilir. Böyle bir durumda aranması gereken koşullar şunlardır: 

  • Sonuç gireceği satır sayısının, tablonun sol alt köşesinde yazan kontrol sayısı değerinden büyük eşit olması (yani en az 30 olması).
  • Alınacak toplam numune sayısının, tablonun sol alt köşesinde yazan kontrol sayısı ile numune miktarının çarpımından büyük eşit olması (yani en az 30*6=180 adet numunenin alınmış olması).

Öneri olarak sunulanın, her satırda sadece 1 adet için kontrol sonucu girilmesi olduğu hatırlanırsa, toplam numune miktarını tutturabilmek için (ki bu miktar 180 adet) 180/1=180 satır sonuç girmemiz gerekir. Böylece 180>30 olduğundan, kullanıcının girdiği satır sayısının sol alt köşede yazan kontrol sayısından büyük eşit olması gerekliliği de sağlanmış olmaktadır. 

Yine aynı örnekte kullanıcının sonuçları girerken bir satır ama 500 adet için ortalama sonucu girdiğini ve girilen sonucun toleranslar arasında (uygun) olduğunu düşünelim. Aslında kullanıcı %100 kontrol yapmıştır ve sonuç uygundur, ama aranan koşullardan birincisi olan sol alt köşede yazan kontrol sayısı kadar satır girilmediği için, Ticari Sistem Yönetimi/Kalite Kontrol altındaki parametreye bağlı olarak "yetersiz kontrol sayısı" uyarısı alınır. 

Kalite Kontrol Parametreleri'nde Malzeme Kalite Kontrol Uygunluğu parametresi ile kontrol yapılacağı belirlenmişse, kalite kontrol değerleri girilmeden ve uygunluk sağlamadan fiş kaydedilmeyecektir.