Logo J-HR'da tanımlanan eğitimler kullanılarak belirli tarihlerde eğitim planı, kaydı oluşturulabilir ve bu kayıtlarda eğitime katılacak kişiler, aldıkları notlar gibi bilgiler tutulabilir.
Eğitim kaydı oluşturma işlemi Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Hareketler>Eğitim Kayıtları sekmesinden yapılır. Sol alttaki ekle butonu veya sağ tuş menüsünde ekle seçeneği ile yeni eğitim kaydı oluşturulabilir.
Kayıt No: Eğitim kayıt numarasıdır. Kayıt numarası alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Eğitim kayıtları numaralarına göre sıralıdır.
Özel Kod: Eğitim kayıtlarını kuruma özel bazı kriterlere göre gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod bilgisi raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Zorunlu değildir.
Yetki Kodu: Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kayıt bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. Zorunlu değildir.
Kurumsal Takvimde Gösterilsin: Eğitim kaydının Kurum Çalışan Portalı üst barda bulunan Kurumsal Takvimde gösterilmesi isteniyorsa işaretlenir.
Eğitim Tanımı: Eğitim kaydının ait olduğu eğitim tanımının kodudur. Kayıtlı eğitim tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Eğitim Tanımları hakkında daha fazla bilgi almak için bknz. Eğitim Tanımı Nasıl Yapılır
Eğitim Kurumu Eğitimin hangi eğitim kurumundan alınacağını belirtir. Kayıtlı Eğitim Kurumları listelenir ve ilgili kurum seçilir.
Eğitim Planları
Eğitimin kaç gün süreceği, hangi günler yapılacağı, hangi eğitmenler tarafından verileceğine ait bilgileri içerir.
Eğitimin süresine göre, her gün için eğitim detay bilgileri ayrı ayrı belirtilir.
Eğitim tanımlarında eğitim planına ait bilgilerin(gün, süre, birim, başlama saati, bitiş saati ve açıklama kolonları) girilmesi durumunda, eğitim tanımı seçildiğinde bilgiler eğitim planları penceresine otomatik olarak yansır.
Eğitim Kaydı içerisinde seçilen Başlangıç Tarihine göre Eğitim Planı sekmesi altında ilk satırda eğitim kaydının başlangıç tarihi olacak şekilde listelenir.
Eğitim Tanımlarında bu eğitim tanımı içerisinde her ders için 2 gün 3'er saat geçekleşeceği belirlenmiş. Bu yüzden ;
D05 Kodlu eğitim için 25 be 26 temmuz 3 saat
D06 Kodlu eğitim için 27 ve 28 temmuz 3 saat olarak gelir.
Eğitmen/eğitim yerlerinin ve eğitime katılan kişilerin çakışması durumu kontrol edilir. Eğitmen ve eğitim yerinin aynı gün için başka bir kaydı yok ise kaydetme işlemi engellenmez. Eğer aynı gün için başka bir kayıt var ise başlangıç ve bitiş saatleri kontrol edilir. Çakışma durumunda servis uyarı mesajı verir.
Eğitim Masrafları
Eğitim için gerekli olacak harcamalar eğitim tanımı yapılırken kaydedilmişse aktarılır. Eğitim için yapılacak masraflar Eğitim Kaydı üzerinde de kaydedilebilir.
Grup: Yapılan masrafın ilgili olduğu grubu belirtir. Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitim Gereksinimleri Grupları ekranından kaydedilir.
Tip: Faturalanmış masrafın izleneceği eğitim gereksinim tipidir. Kayıtlı gereksinim tipleri listelenir ve ilgili tip seçilir. Gereksinimler, Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitim Gereksinimleri ekranında tanımlanır.
Açıklama: Faturalanmış harcama ile ilgili satır açıklamasıdır.
Fatura no sütunda satınalma faturaları ile ilişkilendirilebilir.
Analiz Boyutu: Masrafın ilgili olduğu analiz boyutudur. Kayıtlı analiz boyutları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Tanım Maliyetleri
Eğitim tanımlarında belirtilen "birim maliyet" ile eğitim tanımları yapılırken, eğitim gereksinimlerinde kaydedilen gereksinimlerin tutarları, eğitim kayıtlarında eğitmen değerlendirmesi ve eğitim yeri değerlendirmesi kartlarında hesaplanan "toplam ücret" tutarları listelenir
Kayıt bilgileri tamamlandıktan sonra Kaydet butonuna basıldığında "plan" durumunda eğitim kaydı oluşur.
Kayıt üzerinde sağ tuş menüde durumunu değiştir seçeneği ile durumu "yürürlükte", "tamamlandı" veya "iptal" yapılabilir. İptal durumunda neden belirtilebilir. Gerçekleşmeme Nedeni seçenekleri Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitimi Gerçekleşmeme Nedenleri sekmesinde tanımlanır.
Eğitim Kaydına Katılımcı Eklenmesi Dokümanı; Eğitim Kaydına Katılımcı Nasıl Eklenir