Eğitim Tanımları Eklenmesi

Logo J-HR'da eğitim tanımı ekleme işlemi Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Tanımlar>Eğitim Tanımları ekranında yapılır.

Kurumsal Çalışan Portalında Kullanılsın: Yeni eğitim talebi eklenirken, listelenen eğitim tanımlarında kontrol yapılması istendiğinde bu alan işaretlenir.

Kurumsal Çalışan Portalında Talep Edilebilsin: Eğitim tanımının çalışan portalında talebe açık ya da kapalı olduğunun belirlendiği seçenektir. Alanın işareti kaldırılırsa Çalışan Portalı>Eğitim ve Gelişim>Eğitimler ekranındaki eğitim listesinde alanın işaretli olmadığı eğitim satırında Eğitim Talep Et butonu görünmez. Eğitim Talep Et butonunun görünüp görünmeyeceğine önce kullanıcının yetkisine, yetkisi varsa eğitim tanımındaki Çalışan Portalında talep edilebilsin alanının işaretli olup olmadığına bağlıdır.

Yetkinliklerde Kullanılsın: Eğitim tanımının Yetkinlik tanımlarında kullanılması isteniyorsa bu alan işaretlenir.

Gelişim Aktivite Tanımları servis içerisinde Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitim Türleri sekmesinden tanımlanır.

Eğitim Türü seçimi yapılan eğitim tanımları Çalışan Portalı içerisinde Eğitim sekmesi altında katalog şeklinde listelenir.

Eğitim Şekli: Eğitimin nasıl vereleceğinin belirtildiği alandır. Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitim Şekilleri ile tanımlanır ve eğitim tanımında kullanılır.

Düzenleme Şekli: Eğitimin nasıl düzenleneceği belirtilir. Bu eğitim tanımına göre oluşturulacak olan eğitim kayıtlarında katılımcıların eğitim sonucunda bir sınava tabi olup olmayacaklarını bu alanda belirtilebilir.

Geçer Not: Eğitime katılan kişilerin başarılı sayılabilmeleri için almaları gereken asgari nottur. İşlemlerde burada verilen değere göre kontrol yapılır.

Özel Kod: Özel kod alanı, yapılan tanımların kuruma özel bazı kriterlere göre gruplamak için kullanabilir. Özel kod raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır.

Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır.

En Az Katılım: Eğitimin düzenlenebilmesi için en az kaç katılımcıya ihtiyaç olduğunun belirtileceği alandır. Eğitim kayıtlarındaki kişi sayısı en az katılım sayısından daha düşük ise eğitim kaydı "Yapıldı" statüsüne getirildiğinde, yeterli sayının sağlanmadığına dair uyarı mesajı alınır.

En Fazla Katılım: Eğitime en fazla kaç kişinin katılabileceğini belirtir.

Süre (hafta, gün, saat): Eğitimin ne kadar süreceği bu alanlarda belirtilebilir veya Eğitim Detayı sekmesinde ders başına da girilebilir.

Birim Fiyat: Eğitim birim fiyatıdır. Birim fiyatı yerel para birimi ve alternatif para birimi üzerinden verebilirsiniz. Burada verdiğiniz birim fiyat ve eğitim süresi dikkate alınarak eğitim maliyeti hesaplanır.

Birim: Birim fiyat alanında girdiğiniz tutarın geçerli olduğu birim bilgisidir.

• Maliyetlere Eklenecek: Eğitim ile ilgili maliyetlerin eğitim kayıtlarında belirtmeye gerek kalmadan toplam maliyetlere yansıtılması istenirse bu alandaki kutunun işaretlenmesi gerekir.

Vardiya Çakışma Kontrolü: "Yapılmasın" seçili ise; herhangi bir kontrol yapılmaz, mevcut durumda olduğu gibi talep kaydedilir.

"Uyarı Verilsin" seçili ise; eğitim talebi giren çalışanın vardiya tarih ve saatleri eğitimin tarih ve saatleri ile çakışıyorsa "Eğitim talep edilen tarihlerde Ad Soyad (Eğitim Talep Eden çalışanın adı soyadı) adlı çalışanın vardiyası bulunmaktadır. Devam etmek istiyor musunuz?" mesajı verilir.

Eğitim Talebi girilirken seçilen eğitim tanımında Vardiya Çakışma Kontrolü alanında "Kaydedilmesin" seçili ise ve çakışıyorsa talep kaydedilmez.

Eğer seçilen eğitim tanımında Eğitim Detayı sekmesindeki Başlama Saati ve Bitiş Saati alanları boş bırakıldıysa ve eğitim talebi giren çalışanın Vardiya Başlangıç Tarihi, Eğitim talebi planlanan başlangıç ve planlanan bitiş tarihleri aralığında ise Vardiya Çakışma Kontrolü alanındaki seçeneğe göre uyarı mesajı verilir.

Eğitim Detayı

Bu eğitim kapsamında verilecek dersler, dersin başlangıç ve bitiş tarihleri, süresi, eğitmen bilgileri girilerek eğitim detaylandırılır.

Dersler ürün içerisinde Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Tanımlar>Ders Tanımları ekranında tanımlanır. Ders Kodu veya adı sütunundan ders tanımları ekranı açılır ve ders seçilebilir ya da yeni ders tanımı yapılabilir.

"Satır ekle" butonu ile birden fazla ders girilebilir.

Dersin başlangıç ve bitiş saati girildiğinde süre otomatik hesaplatılır.

*Eğer gün sütununa bir değer girilirse, eğitim planında, satırdaki ders o gün kadar tekrarlanır. Örneğin gün sütununa 2, süre sütununda 3 saat olan bir ders üst üste 2 gün, gün başına süre kadar saat olarak verilir.

Örnek:

Dersi verecek eğitmen girilir. Eğitmenler Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Tanımlar>Eğitmenler ekranında tanımlanır. Eğitmenleri kurum içi ya da kurum dışı eğitmen olarak tanımlanabilir. Kurum içi bir çalışan eğitmen olarak tanımlanmak istenirse Sicil Numarası açılır menüsünden ilgili çalışan seçilir. Eğitmene ait özel bilgiler eğitmen detayları, verebileceği eğitimler, verebileceği dersler menüsünden düzenlenebilir. 

Eğitimin verileceği yer seçilir. Yerler Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Tanımlar>Eğitim Yerleri Tanımları ekranında kaydedilir. Burada tanımlanan kurumlar eğitmen ekleme adımlarında eğitmene ait detay bilgilerin girildiği “Eğitmen Detayları” ekranından seçilebilir. 

Eğitim Gereksinimleri

Eğitimde kullanılacak her türlü malzeme ve yapılacak harcamalar Eğitim Gereksinimleri ile kaydedilir.

Eğitim gereksinimleri, Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitim Gereksinimleri ve tanımlanan gereksinimler gruplanmak istenirse Sistem Ayarları>Türler>Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Eğitim Gereksinimleri Grupları ekranlarından tanımlamalar yapılır.

Katsayı: Eğitimde kullanılacak malzeme, araç ya da verilecek hizmetin kaç kişi ya da grup tarafından paylaşılacağı bu alanda belirlenir.

Birim: Satırdaki malzeme, hizmet ya da aracın birimidir.

Grup başına seçilirse belirtilen miktardaki malzeme, hizmet ya da aracın eğitime katılanların tümü tarafından kullanılacağı belirtilmiş olur. Bu nedenle grup başına biriminin katsayısı 1'den farklı olamaz.

Kişi başına seçiminde, eğitime katılacak kişi sayısı ile katsayı ve miktar alanlarında verilen sayı dikkate alınarak gereksinim miktarı hesaplanır.

Örneğin eğitimde 4 kişi bir bilgisayar kullanacaksa;

Katsayı = 4

Birim = Kişi başına

Miktar = 1 olarak girilmelidir.

Miktar: Burada belirtilen miktar ile katsayı ve birim alanlarında girilen değerler dikkate alınarak hesaplama yapılır.

Birim Tutar: Gereksinim satırında belirtilen miktarların birim maliyetini gösterir.

Analiz Boyutu: Eğitim harcamalarının ilgili olduğu analiz boyutunu belirtir. Kayıtlı analiz boyutları listelenir ve ilgili tanım seçilir.

Masraflara Eklenecek: Satırda belirtilen harcamanın masrafları ne şekilde etkileyeceği bu alanda belirtilir. Eğitim harcaması masrafları etkileyecek ise "Evet" seçilir.

Eğitim Önkoşulları

Tanımlanan eğitim alınabilmesi için öncelikli olarak alınması gereken başka eğitimler var ise bu eğitimler kaydedilir. Eğitim kendisi için önkoşul olarak seçilemez. Aynı önkoşul birden fazla defa seçilemez.

Eğitim talep planlamada, eğitim talebi ve eğitim kaydına eğitim bilgisi eklenirken öndeğer eğitimlerinin alınıp alınmadığı kontrol edilir.

Süre, süre birimi ve sonuç alanlarında kaydedilen bilgiler satırda tanımlanmış eğitimin hangi koşulda ve geriye doğru belirtilen süre zarfında alınmış olması gerektiğini belirtir.

Örneğin;

Son 2 yıl içinde A eğitimini alıp geçmiş ve son 6 ayda B eğitimini alıp kalmış veya son 1 yılda C eğitimini alıp geçmiş olmak eğitime katılmak için şarttır.

Organizasyonel Önkoşullar

Tanımlanan eğitime kurumdaki belirli bir bölüm ya da çalışanın katılması gerekiyorsa kaydedilir.

Satır Tipi alanında kriterin neye göre verileceği seçilir.

Kod: Seçilen satır tipine göre kod bilgisinin kaydedildiği alandır. K

Koşul Kodu: Eğitim için birden fazla organizasyonel koşulun olması durumunda bunlar arasındaki ilişkinin belirlendiği alandır. Koşul kodu aynı olan satırlar bir grup oluşturur ve grup içindeki satırlar birbirine "ve" mantıksal operatörü ile bağlanır. Farklı koşul kodlarıyla oluşmuş gruplar ise "veya" mantıksal operatörü ile birbirine bağlanır.

Bireysel Önkoşullar sekmesi de Organizasyonel Önkoşullar sekmesi ile aynı şekilde çalışır. Bu sekmede eğitime katılacak bireyde aranan koşullar var ise kaydedilir.

Öğrenim Önkoşulları sekmesi de Organizasyonel Önkoşullar sekmesi ile aynı şekilde çalışır. Bu sekmede eğitime katılacak bireyde aranan okul koşulu var ise kaydedilir.

Değerlendirme Kriterleri

Değerlendirme Kriterleri sekmesinde eğitimin sonunda katılımcılar tarafından portal üzerinden yapılacak anket bilgileri belirlenir.

Eğitim Değerlendirme Kriterleri servis içerisinde Eğitim ve Gelişim Yönetimi>Tanımlar> Eğitim Değerlendirme Kriterleri ekranında tanımlanır.

Kod alanından açılan Eğitim Değerlendirme Kriterleri ekranından seçim yapabilir veya ekle butonu ile yeni tanımlama yapılabilir.

Zorunlu Soru: Eğitim Değerlendirme Kriterleri ekranında tanımlama yaparken Zorunlu Soru alanı işaretli olduğunda Çalışan Portalında, kriter açıklaması yanında yıldız "*" işareti görünür. Kullanıcı bu soruyu cevaplamadan "Değerlendir" butonuna basarsa zorunlu soru Kırmızı ile işaretlenerek gösterilir ve sorunun üzerine gelindiğinde "Lütfen zorunlu alanları doldurunuz." uyarısı alınır.

Kaydet butonu ile eğitim tanımı kaydedilir.