Giden e-Arşiv Faturaları, e-Dönüşüm program bölümü e-Arşiv seçeneği altında yer alır. Giden e-Arşiv Faturaları listesinde e-Arşiv durumu e-Arşiv Faturası Oluşturulacak olan e-Arşiv faturaları listelenir. Liste Üzerinde yer alan e-Arşiv Gönder düğmesi ile seçilen kayıtlardan GİB'e (Gelir İdaresi Başkanlığı) gönderilebilir durumda olanlar için gönderim işlemi yapılır.
Listelenecek ve Ekle ile oluşturulabilecek fatura tipleri şunlardır; Perakende Satış Faturası, Toptan Satış Faturası, Satınalma İade Faturası, Verilen Hizmet Faturası, Varlık Satış Faturası, Satış Fiyat Farkı Faturası, Satınalma Fiyat Farkı Faturası, Yabancı Bölgeye İhracat Fişi ve Serbest Bölgeye İhracat Fişi.
Giden e-Arşiv Faturaları listesi, Satış Faturaları listesiyle aynıdır ancak "e-Arşiv Gönder" düğmesi ve F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan "e-Arşiv Durumunu Sorgula" menü seçeneği ile ayrılır.
e-Arşiv Gönder İşlemi
Giden e-Arşiv Faturaları listesinde yer alan faturaların gönderim işlemi için e-Arşiv Gönder düğmesi kullanılır.
Gönderimin sağlanacağı web servis tanımı Sistem İşletmeni-Kurumlar-Organizasyonel Birimler-Birim Tanım Ekranı-Bağlantı Ayarları sekmesinde yer alan Özel Entegratör Kullanıcı Bilgileri bölümünden yapılır. e-Arşiv kullanıcısı olmayan organizasyonel birimlerde Özel Entegratör Kullanıcı Bilgileri bölümü bilgi girişi yapılabilir bir alan değildir.
Durumu Taslak ya da İptal olan e-Arşiv Faturaları gönderilemez. Seçilen kayıtlar arasından e-Arşiv Fatura durumu e-Arşiv Faturası Oluşturulacak olanlar için gönderim işlemi gerçekleşir. Diğer fatura durumlarında gönderim yapılmak istenirse uyarı alınır.
Gönderim işlemi başarılı olan faturaların durum bilgisi GİB'e Gönderildi olarak güncellenir ve İşlemler ekranında kayıt oluşur. Gönderim işlemi sunucu ile bağlantı sağlanamadığından dolayı başarılıyla sonuçlanmazsa, gönderimin gerçekleşmediğine dair İşlemler ekranında uyarı mesajı yer alır.
e-Arşiv Fatura Durumunu Sorgulama İşlemi
e-Arşiv faturalarının durumları, Sistem İşletmeni'nde tanımlanan web servis üzerinden sorgulanır. Sorgulama işlemi için Giden e-Arşiv Faturaları listesi F9-sağ fare tuşu menüsünde yer alan e-Arşiv Durumunu Sorgula seçeneği kullanılır. Yapılan her sorgulama işlemi için Giden e-Arşiv Faturaları Listesi- Bilgiler-Logo Connect Hareketleri penceresinde sorgu kaydı oluşur.
Gönderilen e-Arşiv Faturaları
Gönderilen e-Arşiv Faturaları listesine, Giden e-Arşiv Faturalar listesinde yer alan katalog düğmesi ile ulaşılır. Bu listede, e-Arşiv Durumu e-Arşiv Faturası Oluşturulacak dışında olanlar faturalar yer alır.
e-Arşiv durum bilgisine göre fatura satırlarının rengi aşağıda belirtilen şekilde olur:
- e-Arşiv Durumu Sunucuda İmzalandı olan satırlar Yeşil olur.
- e-Arşiv Durumu Sunucuda Hata Alındı olan satırlar Kırmızı olur.
- Yukarıda yer alan iki durum dışında olanlar Mavi olur.
Listelenen faturalarda Değişiklik ve İnceleme yapılabilir. Durumu Onaylanmış olan Faturalarda, Değiştir işlemi ile sadece Analiz Detayları alanı değiştirilebilir.
Yapılan her bir işlem için Bilgiler menüsünde yer alan Logo Connect Hareketleri ekranında kayıt oluşur.