Sisteme giriş yapan personelin sorumlusu olduğu projeleri izleyebildiği paneldir. Şimdi Çalıştıklarım, Takvim ve Yer Aldığım Projeler olarak 3 ana bölümden oluşur.
Şimdi Çalıştıklarım
Şimdi Çalıştıklarım sekmesi, personelin aktivite sorumlusu ya da kaynak olarak atandığı ve durumu Başladı olan aktivitelerin listelendiği bölümdür. Burada farklı projelere ait aktivitelerden ilk 5 tanesi listelenebilir. Gerçekleşen başlangıç tarihi sistem tarihine en yakın olanlar üst sıralarda yer alır. Daha fazla göster seçeneğine basıldıkça sonraki aktiviteler de listelenir.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Tür | Listelenen aktivitenin türünü belirtir. |
Aktivite Kodu | Aktivitenin kod bilgisidir. |
Proje İkonu ve Kodu | Proje ikonu ve kısa kodu ile adı bilgileri yer alır. |
Aktivite Açıklama | Aktivitenin açıklama bilgisidir. |
Aktivite Durumu | Aktivitenin durum bilgisidir. |
Planlanan ve Gerçekleşen Başlangıç-Bitiş Tarihleri | Aktivitenin planlanan ve gerçekleşen başlangıç-bitiş tarihlerinin gösterildiği alandır. Bar renginin Yeşil ya da Kırmızı olması gecikme ve tamamlanma oranına göre değişir. Gerçekleşen Başlangıç/Bitiş Tarihi, Planlanan Başlangıç/Bitiş Tarihinden farklı ise Gerçekleşen Başlangıç/Bitiş Tarihinin üzerine daha küçük fontlarda olacak şekilde Planlanan Başlangıç/Bitiş Tarihi yer alır. Planlanan başlangıç tarihinde başlamayan aktivitelerin gecikme süresi (gün/saat bilgisi) ise çizginin altında bulunur. Gecikme süresi Gerçekleşen Başlangıç tarihi ve Planlanan Başlangıç Tarihi arasındaki fark alınarak hesaplanır. Gecikme olan çizgi bar kırmızı ile gösterilir. Planlanan tarihte veya daha öncesinde başlayan aktivitelerin, planlanan bitiş tarihlerine kalan süresi çizginin altında yer alır. Hesaplama, sistem tarihi ile planlanan bitiş tarihi arasındaki fark alınarak yapılır. Gri çizgi bar üzerine, ilerleme olan süre kadar yeşil çizgi gösterilir. |
Proje Sorumlusu Ad-Soyad | Proje sorumlusunun Ad Soyad bilgisi fotoğrafı ile yer alır. Kullanıcının rol bilgisi isminin altında yer alır. Personelin birden fazla rolü olabileceğinden sistemde kayıtlı ilk rolü yazılır. Bulunan başka rolleri altına ve +2 rol şeklinde not olarak belirtilir. Fare ile üzerine gelindiğinde diğer rollerin bilgisi de ipucu(hint) olarak görülür. |
Takvim
Takvim sekmesi kullanıcıların kaynak olarak atandığı aktivitelerdeki Planlanan ve Gerçekleşen Kaynak Kullanımlarının Gün/Hafta/Ay olarak görüntülenmesinin sağlandığı alandır. Öndeğer olarak içinde bulunulan haftaya ait tarihlerle Hafta görünümü gelir. Planlanan ve gerçekleşen kaynak kullanım kayıtları farklı renklerde görünür. Takvimde planlanan mı gerçekleşen kayıtlar mı görüntüleneceği yanlarındaki kutucukların işaretlenmesine bağlıdır.
Takvim hücrelerinin içeriğinde Projenin İkon Kısa Kodu, Aktivite Kodu ve Aktivite Açıklaması gösterilir. Hücrenin üzerine gelindiğinde çıkan kutucukta Proje Kodu/Açıklaması, Aktivite Kodu/Açıklaması ve Aktivite Durumu yazar.
Çalışma Kaydı Ekle
Takvimin sağ üst köşesinde yer alan Çalışma Kaydı Ekle düğmesi ile kullanıcının kendisine ait Gerçekleşen Kaynak Süreleri kaydedilir. Takvim üzerinde belirli bir saat ya da tarih aralığı seçildiğinde de, Çalışma Kaydı Ekle penceresi açılır. Gerçekleşen kayıtlar için açılan çalışma kaydı ekle penceresinde proje ve aktivite seçimi hariç diğer alanlarda değişiklik yapılıp kaydedilebilir. Alan değişiklikleri sonrası takvim güncellenir. Planlanan kayıtlar için bu pencerede yer alan alanlar değiştirilemez.
Gerçekleşen kayıtlar silinmek istenirse, Bu kaydı sil düğmesi ile silinir. Planlanan kayıtlar ise silinemez.
Planlanan kayıtlara ait Çalışma Kaydı Ekle penceresindeki Gerçekleşene Dönüştür düğmesi ile ulaşılan Gerçekleşen Çalışma Kaydı Ekle penceresi planlanan kayıt bilgileriyle açılır. Bu işlem seçeneği Başladı, Tamamlandı ve Durdu durumundaki aktivitelerin planlanan kayıtları üzerinde bulunur.
Proje: Kullanıcının kaynak olarak atandığı Başladı, Tamamlandı ve Durdu durumundaki aktivitelerin ait olduğu projeler listelenir. Pencere açıldığında seçili olarak gelen proje, kaynak olarak görev aldığım ve Şimdi Çalıştıklarım listesinde en üst sırada listelenen (başlangıç tarihi eni ileri olan) aktivitenin ait olduğu projedir.
Aktivite: Seçili projede, kullanıcının kaynak olarak atandığı Başladı, Tamamlandı ve Durdu durumundaki aktiviteler listelenir. Pencere açıldığında seçili olarak gelen proje, kaynak olarak görev aldığım ve Şimdi Çalıştıklarım listesinde en üst sırada listelenen (başlangıç tarihi eni ileri olan) aktivitedir.
Başlangıç Tarihi ve Saati: Takvimde görüntülenen başlangıç tarihi/saati öndeğer olarak gelir. Pencere takvim üzerinden seçim ile açılmış ise seçimde yer alan başlangıç tarihi/saati gelir. Ancak tarih/saat seçimleri takvim ve vardiyaya uygun olmadığı için seçimi engellenirse, proje aktivitesine ve vardiyaya uygun olan ilk tarih/saat alana gelir.
Bitiş Tarihi ve Saati: Takvimde görüntülenen bitiş tarihi ve vardiyaya uygun ilk bitiş saati öndeğer olarak gelir. Pencere takvim üzerinden seçim ile açılmış ise seçimde yer alan bitiş tarihi/saati gelir. Ancak tarih/saat seçimleri takvim ve vardiyaya uygun olmadığı için seçimi engellenirse, proje aktivitesine ve vardiyaya uygun olan ilk tarih/saat alana gelir.
Süre (saat): Başlangıç-bitiş tarihleri arasında kalan süre otomatik olarak hesaplanır. Tarih bilgisinde değişiklik yapılırsa süre tekrar hesaplanır.
Kaynak kullanım girişleri yapılırken takvimde “çalışma günü” olarak belirtilen tarihler ve vardiya/vardiya istisnası dahilindeki saatler için veri girişi yapılabilir. Ancak ilgili tarih çalışma günü değilse ve bu tarih için bir vardiya istisnası da tanımlı değil ise veri girişine izin verilmez.
Çalışma kaydı eklerken sırasıyla kontrol edilecek takvim, vardiya ve vardiya istisna tanımları: Kaynak-Aktivite-Proje-Organizasyonel Birim-Kurum takvimleridir. Hiçbirinde takvim tanımı yoksa takvim/vardiya tanımı yapılması gerektiğine dair uyarı alınır.
Örneğin,
Günlük vardiya saatleri: 08:00-12:00 ve 13:00-17:00
Çalışma Takvimi: Hafta içi çalışma / Cumartesi-Pazar tatil
Yukarıdaki çalışma takvim ve vardiya ile çalışan bir kaynağa, çalışma günü olarak belirlenen 23.01.2017-24.01.2017 tarihleri ve 09:00 ve 16:00 saatleri arasına giriş yapıldığı düşünüldüğünde süre bilgisi aşağıdaki gibi hesaplanır:
Başlangıç Tarihi | Başlangıç Saati | Bitiş Tarihi | Bitiş Saati | Süre |
|---|---|---|---|---|
23.01.2017 | 09:00 | 23.01.2017 | 12:00 | 3 saat |
23.01.2017 | 13:00 | 23.01.2017 | 17:00 | 4 saat |
24.01.2017 | 08:00 | 24.01.2017 | 12:00 | 4 saat |
24.01.2017 | 13:00 | 24.01.2017 | 16:00 | 3 saat |
olacak şekilde toplam 14 saat süre hesaplanacaktır. | ||||
veya,
Günlük vardiya saatleri: 08:00-12:00 ve 13:00-17:00
Çalışma Takvimi: Hafta içi çalışma/Cumartesi-Pazar tatil
Yukarıdaki çalışma takvim ve vardiya ile çalışan bir kaynağa, çalışma günü olarak belirlenen 23.01.2017 tarihinden ve saat 08:00 itibari ile başlanmak üzere 10 saat çalışma süresi girilmesi halinde bitiş tarihi hesabı için takvim/vardiya ve vardiya istisnaları dikkate alınarak süre paylaşımı yapılır.
Başlangıç Tarihi | Başlangıç Saati | Bitiş Tarihi | Bitiş Saati | Süre |
|---|---|---|---|---|
23.01.2017 | 08:00 | 23.01.2017 | 12:00 | 4 saat |
23.01.2017 | 13:00 | 23.01.2017 | 17:00 | 4 saat |
24.01.2017 | 08:00 | 24.01.2017 | 10:00 | 2 saat |
10 saatlik süre paylaştırıldığında bitiş tarih ve saatinin 24.01.2017 10:00 olarak atanması beklenir. | ||||
Kullanım girişleri yapılarak Ekle düğmesine basıldığında, giriş yapan personelin kaynak kullanım kayıtları kaydedilir. Aktivitenin bitiş tarihinden sonraya bir kayıt girilirse, kullanıcıya bilgisi verilerek Tamam cevabına göre giriş kaydı yapılır, Vazgeç cevabına göre kaydedilmez.
Proje Yönetimi parametrelerinde yer alan Kaynak Kullanımları Kontrol Edilsin/Kontrol Edilmesin parametresinin değeri Kontrol Edilsin olduğunda bir kaynak için aynı tarihe kullanım süresi girilemez. Eğer kaynak için böyle bir çakışma varsa aynı tarihlere birden fazla çalışma kaydı girilemeyeceğine dair kullanıcıya bilgi verilir.
Aynı aktivite için ve girilen tarih aralığında bulunan bir tarih için daha önceden kaydedilen bir gerçekleşen kullanım kaydı varsa da uyarı alınır. İlgili kaynak ve aktivite için daha önceden kaydedilmiş tarihlerdeki süre bilgilerinde değişiklik yapılacaksa, ilgili çalışma kaydı bulunup değiştirilmeli ya da silinmelidir.
Yer Aldığım Projeler
Yer aldığım projeler sekmesi, kullanıcının aktivite veya proje sorumlusu olarak aldığı görevlerin listelendiği alandır. Aktivitelere kaynak olarak atanan personellerin, bu aktivitelere ait proje bilgileri de bu alanda listelenir. Personel aynı projenin farklı aktivitelerinde kaynak olarak yer alıyorsa, ilgili proje 1 kere listelenir.
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Proje İkonu ve Proje Kodu | Proje ikonu ve kısa kodu ile adı bilgileri yer alır. |
| Durumu | Projenin durumu bilgisidir. Projenin durumu güncellendikçe Durumu alan bilgisi de güncellenir. |
Projedeki Görevi | Kullanıcı proje sorumlusu ise Proje Sorumlusu, değilse ve aktivitelerden birisinde sorumlu kişi olarak atanmışsa "Aktivite Sorumlusu" yazar. Aktivitelere kaynak olarak atanan personeller için Kaynak Personel yazar. |
Proje Sorumlusu | Projenin sorumlusunun adı-soyadı bilgisidir. Kullanıcının rol bilgisi isminin altında yer alır. Bir kaynak, bir projede aynı zamanda Proje Sorumlusu veya Aktivite Sorumlusu ise yalnızca bir kez listelenir. Sorumluluk tiplerinde; en üst derecedeki görevi yazılır; yani hem Proje Sorumlusu hem Kaynak Personel olması halinde Proje Sorumlusu; hem Aktivite Sorumlusu hem Kaynak Personel olması halinde Aktivite Sorumlusu yazılır. |