Kişi için Veri Tanımlamalarının Girilmesi
1- Amaç
Tanımlar→ Kişisel Veriler → Kişi menü başlığı altında görülür. "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu" kapsamında kişi için kişisel veri olarak tanımlanan ön değerlerin kendi iş modellerine göre aktif yada pasif yapılması sağlanır ve ek olarak eklenen alanların gerektiğinde kişisel veri olarak aktif edilebilmesi sağlanır.
2- Kullanım
Tanımlar>Kişisel Veriler başlığına tıklanır. "Kişisel Veriler" başlığı altındaki alt başlıklar ekrana gelir. "Kişisel Veriler" başlığı altındaki "Kişi" seçeneğine tıklanır. "Kişi Veri Tanımlamaları" liste penceresini gösterilir. Görünüm varyantı olarak öndeğer olarak "Tüm alanlar" gelir. İsteğe bağlı olarak Kişi ana alanlar ve Kişi ekstra alanlar olarak değiştirilir.
Bilgi
"Tüm alanlar" görünüm varyantı seçili iken; "Kişisel veri alan adı" kolonunda "Kişi" kartı üzerinde "Hedef özellik" olarak tanımlanmış alanlar ve "Kişi" kartında eklenmiş olan "Ekstra alanlar"(ara yüzden ve modelden eklenmiş alanlar) listelenecektir.
Kişi veri tanımları ekranında kişisel veri alanı ve aktif kolonları öndeğer olarak gelir. Aktif kolonu üzerindeki combobox (açılan kutucukları) tıklandığında aktif/pasif yapar. Tekrardan kaydetme işlemi yapılmasına ihtiyaç gerekmez.
3- Öndeğer Alanlar
"Kişi Veri Tanımlamaları" liste ekranında ön değeri aktif olarak gelecek alanlar aşağıdaki gibidir.
Kişisel veri alan adı" başlığı altında ön değeri "Aktif" olarak gelecek alanlar; Ad Orta isim Soyad Doğum günü İş ünvanı E-posta adresi-1 E-posta adresi-2 E-posta adresi-3 Web adresi-1 Web adresi-2 Sosyal medya Firma Satış temsilcisi Ana sektör Kişi rolü Şehir Ülke Ana adres Telefonlar Adresler Kişi resmi |
|---|
Uyarı
Admin rolüne sahip kullanıcının giriş yaptığı varsayılmaktadır.
4- Kişi Kartında KVKK Bilgilerin Girilmesi
Firma Veri Tanımları listesinde kişisel veri alanı aktif edilen alanları, firma menüsünde görmek için Firmalar→ Seçili olan firma açılır ve firma detay ekranı görüntülenir. Şahıs şirketi işaretlendiğinde KVKK sekmesi ekrana gelir.
4.1.Tarih Bilgileri
KVKK "Başlangıç tarihi" alanında firmanın "Oluşturma Tarihi" değerini yazar ve bu değeri ön değer olarak gösterir. "Geçerlilik tarihi" alanında "Başlangıç tarihi"değeri+1 yıl eklenmiş değeri gösterir.
- "Veri Kullanım İzni Alanları" bölümündeki "Alan Adı" kolonunda Tanımlar>Kişisel Veriler>Firma başlığı ile açılan "Firma Veri Tanımlamaları" altında Aktif olarak tanımlanmış kişisel veri alan adlarını gösterir.
- "Başlangıç tarihi" alanında gösterilen değeri değiştirmez.
"Geçerlilik tarihi " alanındaki değeri "Başlangıç tarihinden büyük olacak şekilde değiştirir. "Geçerlilik tarihinin "Başlangıç tarihinden küçük olup olmadığını kontrol eder. "Geçerlilik tarihi" "Başlangıç tarihinden küçük olmadığından herhangi bir uyarı vermez.
- "İptal tarihi" değerini "Başlangıç tarihinden büyük olacak şekilde girer. Girilen "İptal tarihinin "Başlangıç tarihinden küçük olup olmadığının kontrolü yapılır. Girilen "İptal tarihi" "Başlangıç tarihinden küçük olmadığından herhangi bir uyarı vermez.
4.2.Eklenecek Belgeler
Kullanıcı "Eklenecek Belgeler" bölümündeki Browse butonuna tıklar. Doküman ekleme pop-up penceresini görüntüler. Bilgisayardaki dokümanlarından birini ekler.
Daha Fazla Belge Ekleme
Eklenecek Belgeler öndeğer olarak 3 dosya dan oluşmaktadır. Daha fazla bekleme ihtiyacı bulunuyorsa, model editörden eklenmesi sağlanır.
4.3. Veri Kullanım İzin Alanları
"Veri kullanım izni alanları" bölümündeki "Veri alan kullanım izni" kolonundaki satırları işaretsiz olarak gösterilir. Kullanıcı "Veri Kullanım İzni Alanları" grid bölümündeki istediği satırların sağ taraftaki kutucuklarını işaretler ve "İzin ver" butonuna tıklar.
"Veri Kullanım İzni Alanları" grid bölümündeki seçili satırların "Veri alan kullanım izni" kolonlarını otomatik olarak işaretler.
4.4. Anonimleştirme
Anonimleştirme işlemi yapılmadan önce veri kullanım izin alanlarından istenilen alanların veri kullanım izin seçim seçimleri belirtilir. Seçilen alan/alanların izin ver/izin verme butonları ile seçim tamamlanır.
Bilgi
Anonimleştirme sırasında "Geçerlilik Tarihi" ve "İptal Tarihi" girilmemiş ise kaydet sırasında uyarı verecektir.
Anonimleştirme sırasında anonimleştirme seçimi yapıldıktan sonra ekrana uyarı penceresi gelir. Eğer vazgeç seçilirse anonimleştirme oluşmayacaktır.
Anonimleştirme işlemi sonrasında KVKK sekmesi altındaki alanların seçimi kapanır ve firma kaydet işlemi yapılır. Anonimleşen alan kırmızı çerçeve ile işaretlenir. Ayrıca ekrana anonimleştirme tarihini ekler.
4.5. Sistem Tercihleri
Sistem Tercihlerinden 59. parametrede anonimleşen firma/kişi kullanım dışı yapılsın seçeneği eklendi. Parametrenin amacı "Firma/kişi kaydını kullanım dışı yapılsın" değerini kontrol eder. Öndeğer olarak kullanım bilgisini ekranda gir gelir. "Kullanım bilgisini ekranda gir" olduğundan "Firma/kişi kaydı kullanım dışı yapılsın" seçim alanını kontrol eder. "Firma kaydı kullanım dışı yapılsın" alanı işaretli olduğundan anonimleştirme işlemi sonrasında ilgili firmanın "Kullanımda" alanını false olarak günceller. İlgili firma kaydının anonimleşen alanlarını görüntüleme modunda gösterir.
Bilgi
KVKK kapsamında uygulanacak Firma kartı için Şahıs şirketini işaretlenmesi gerekir. Şahıs şirketi işaretlendikten sonra KVKK sekmesi görünür hale gelir. KVKK Bilgileri Toplu Giriş ekranında seçili olan alan adları, firma menüsünde KVKK sekmesi altındaki veri kullanım izin alanları başlığı altında görüntülenir.