İşletmeye Alma hareketi, sistemde tanımlanmış bir varlık kaydının fiili olarak da sisteme girdiğini belirten yani ilgili varlığın elde mevcut (kullanılabilir) olduğunu belirten bir harekettir. İşletmeye alma işlemleri varlık talepleri listesinden ve ilgili varlık üzerinden de eklenebilir.
Bir varlığın alımı varlık stoklanabilen yani malzeme karşılığı olan bir malzeme ise, ya ambara giriş şeklinde olur ya da bir varlığın üzerinde sisteme girmiş ise direkt varlığın üzerine tahsis şeklinde olur.
Taşınmaz bir varlık söz konusu ise bu varlığın ambara girişi söz konusu değildir. Bu varlık, ya işletmeye girmiş ancak henüz kimseye tahsis edilmemiş yani 'serbest' bir varlıktır ya da direkt bir varlığa tahsis ile işletmeye girebilir.
İşletmeye alım bilgileri Varlık Hareketleri listesinde hareket türü İşletmeye alma fişi seçilerek kaydedilir. İşletmeye alım hareket bilgileri şunlardır:
Fiş Başlık Bilgileri
Fiş Numarası: İşletmeye alım fişi numarasıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Tarih: Fiş tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir.
Saat: Fiş kayıt saatidir. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir.
Özel Kod: İşletmeye alım fişlerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kullanıcının, işletmeye alım fişlerini kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Belge Numarası: İşletmeye alım fişi belge numarasıdır. Bu alan 16 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
İlgili Personel: Varlığın işletmeye alımı ile ilgili personel bilgileri bu bölümde kaydedilir. Sicil numarası alanından kayıtlı personel kartları listelenir ve ilgili personel seçilir.
Sözleşme Numarası: Leasing kaydı ile edinilen varlığa ait sözleşme numarasıdır. Leasing kaydından gelen ve "Onaylı" durumunda bulunan sözleşmelerin listelendiği Satınalma sözleşmeleri listesine ulaşılır ve seçim yapılır.
Fiş satırlarından işletmeye alımı yapılan varlıklara ait bilgiler kaydedilir. Fiş satırında yer alan alanlar Varlık, Hedef Tahsis Yeri ve Bağlı Fiş başlıkları altında toplanmıştır.
Varlık Bilgileri
Varlık Kategorisi: İşletmeye alınan varlığın ait olduğu kategoridir.
Varlık Kodu: İşletmeye alınan varlık kodudur. Kategori alanında yapılan seçime göre ilgili varlık listelerine ulaşılarak kullanılamaz durumdaki varlıklardan seçim yapılır.
Varlık Açıklaması: İşletmeye alınan varlığın açıklamasıdır. Varlık kodunu girdiğinizde açıklaması bu alana gelir. Ancak bu alandan da kayıtlı varlıklar listelenir ve seçim ya da yeni tanım yapılabilir.
Miktar: Diğer varlık kategorisindeki varlıklar için miktar bilgisinin girildiği alandır. Diğer varlık kategorisi dışındaki varlıklar için miktar bilgisi öndeğer olarak 1 gelir ve değiştirilemez.
Birim: İlgili diğer varlığın ana birimi öndeğer gelir ancak diğer birimler arasından seçim yapılabilir. Diğer varlık dışındaki malzeme bağlantılı varlık kategorilerinde ise malzemeye ait birim bilgisi gelir, değiştirilemez.
Lot/Seri Numarası: Varlığın lot/seri numarasıdır.
Hedef/Tahsis Yeri Bilgileri
İşletmeye alım hareketleri devir ya da satınalma fişinden aktarılabilir. Bu durumda bu bölümde yer alan bilgiler değiştirilemez.
Tip: Varlığın hedef tahsis tipidir. Bu alan
- Ambar
- Varlık
- Varlık Kısmı
- Organizasyonel Birim
- Personel
- Cari Hesap
- Serbest seçeneklerini içerir.
Tip seçenekleri arasından işletmeye alım hareketine ait tip seçilir.
Kategori: Hedef tahsis tipinin varlık olması durumunda, varlık kategorisinin belirlendiği alandır.
Tür: Tip olarak varlık kısmı seçildiğinde aktif olan tür kolonundan varlık kısmı türlerine ulaşılarak seçim yapılır.
Kod: Tip alanında yapılan seçime bağlı olarak satırda belirtilen varlığın tahsis yeri ilgili kayıtlara ulaşılarak kaydedilir.
Hedef/Tahsis tipi ambar olan işletmeye alım işlemlerinde kod alanından kayıtlı ambarlar listelenir ve ilgili ambar seçilir.
Hedef/Tahsis tipi varlıksa ve devir ya da satınalma bağlantılı bir işletmeye alma söz konusu ise varlık bilgisi bu alanda kaydedilir. Kullanılabilir durumdaki kayıtlı varlıklar listelenir ilgili varlık seçilir.
Tip olarak varlık kısmının seçilmesi durumunda kod alanında varlık kısmı kaydedilir. Kullanılabilir durumdaki varlıklara ait varlık kısımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Hedef/Tahsis tipi organizasyonel birim olan işletmeye alım işlemlerinde kod alanından kayıtlı organizasyonel birimler listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Hedef/Tahsis tipi personel olan işletmeye alım işlemlerinde kod alanından kayıtlı personel tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Hedef/Tahsis tipi cari hesap olan işletmeye alım işlemlerinde kod alanından kayıtlı cari hesap tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Hedef/Tahsis tipi serbest olan satırlarda bu alandan bilgi girişi yapılamaz.
Açıklama: Tip alanında yapılan seçime bağlı olarak ambar, varlık ya da varlık kısmı açıklamasıdır. Kod alanına bilgi girildiğinde ambar, varlık ya da varlık kısmı açıklaması otomatik olarak gelir.
Stok Yeri Kodu ve Açıklaması: Hedef tahsis tipinin ambar olması ve stok takibinin yapılması durumunda varlığın stok yerinin kaydedildiği bilgi girişi zorunlu alanlardır.
Hareket Bilgileri
Özel Kod: İşletmeye alım hareketlerini gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Kullanıcının, işletmeye alım fişlerini kendi firmasına özel bazı kriterlere göre gruplaması için kullanılır.
Açıklama: Varlık hareketine ait açıklama bilgisidir.
Bağlı Fiş Bilgileri
Fiş Türü: İşletmeye alım fişi satırında yer alan bu alana doğrudan bilgi girilmez. Eğer bu hareket bir devir ya da satınalma irsaliye/faturası ile oluşmuşsa ilgili fiş türü aktarılır.
Fiş Numarası: İşletmeye alım fişi satırında yer alan bu alana doğrudan bilgi girilmez. Eğer bu hareket bir devir ya da satınalma irsaliye/faturası ile oluşmuşsa ilgili fiş numarası aktarılır.
Diğer
Açıklama: Fişe ait genel bir açıklama alanıdır.
Kod Girişi
Miktar: Girilen "Miktar" değeri fişlerin satır miktarını günceller.
Barkod: Fiş üzerinden barkod okutulduğunda (veya manuel veri girildiğinde), "Barkod" değeri doldurularak varlık seçimi otomatik yapılır.