Maliyet hesaplamalarından önce aşağıda belirtilenlerin yapılmış olmsaı gerekmektedir;
1. Stok kodları tanımlanarak maliyet muhasebesi için türü ve maliyet grup kodları girilmiş olmalıdır.
2. Maliyet Ana mamul kodları tanımlanarak ilgili hesap kodlarının maskelemesi ve dağıtım anahtarları girilmelidir.
3. Maliyet Grup kodları tanımlanarak bu kodlara hesap planında açılan yansıtma kodları girilmelidir.
4. Üretim programından ürün bazında reçeteler hazırlanarak üretim aşaması durumuna gelinmelidir.
Üretim Sonu Kayıtları
Bu bölüm, reçete kayıtları oluşturulmuş mamuller için üretim sonu kayıtlarınızı oluşturarak, günlük veya belli dönemler için stoklarınıza işleyecektir. Bu işlemler üretim yapıldıkça günlük, haftalık ya da aylık bazda şirket prensiplerinize uygun zaman dilimleri için yapılacaktır. Üretim sonu kayıtlarının raporunun çekilmesi sonucunda mamullerle ilgili miktarsal ve tutarsal bilgilerin stoklarınıza giriş hareketi, hammadde/yarı mamullerle ilgili miktarsal ve tutarsal bilgilerin stoklarınıza çıkış hareketi olarak aktarıldığını göreceksiniz.
Üretim sonu kaydınızı tamamladıktan sonra, üretim sonu raporunuzun listelenmesinden önce karşınıza bir ek sorgulama ekranı gelecektir.
Raporunuzun ekran/yazıcıdan alınacağını belirleyerek, “Kayıtlara Geçilsin” seçeneğinde, üretim sonu kaydının stok kayıtlarınıza işlenip işlenmemesini belirleyebilirsiniz. Deneme ve örnekleme için üretim sonu raporları düzenliyor olabilirsiniz. Bu kayıtların stoklara geçmemesi için bu seçeneği işaretlememelisiniz.
Ambar Giriş /Çıkış Fişlerinden Sarfların Oluşturulması
Fatura Modülü/Ambar Giriş ve Çıkış Fişi, maliyet muhasebesi işlemleriyle ilişkili olarak, üretim reçeteleri oluşturulamayan mamuller için hammadde, yarımamul sarf miktar ve tutarlarının kayıtlarının yapılacağı bölümdür. Hangi safha ile ilgili ise o safhanın üretim yani şube/depo koduna geçilerek kayıtlar yapılmalıdır. Kayıtlarda hareket türü üretim (C) seçilmelidir.
Örnek; Maliyet Ana Grup Kodu olan 1.safha bölümünde H3’den YM2 üretilmektedir. H3’ün üretim sonucunda ne kadar YM2 haline geleceğinin miktarsal oranları belirlenemediği, bu yüzden üretim reçetesi tanımlanamadığı durumda, hammaddelerin sarf miktarları H3’den çıkıp YM1’e giriş olarak ambar giriş/çıkış fişi bölümünden, üretim seçeneği ile yapılmalıdır. H3’den çıkış yapılırken hareket türü maliyet ana grup kodu, maliyet grup kodu ya da stok kodu seçilebilir. H3’den çıkış yapılarak girişi yapılacak karşı hesap olarak stok kodu belirlenemiyor ise maliyet ana grup kodu ya da maliyet grup kodlarına giriş yapılmalıdır.
Bu bölümde önceden girilmiş fişleri tekrar çağırarak izleyebilir, düzenleyerek tekrar kaydedebilir ve kayıt sonlarında fiş basımlarını yapabilirsiniz.
Fatura modülü/Ambar Giriş/Çıkış Fişi ve Depolar Arası Transfer Fişi seçeneklerinde karşınıza gelecek olan ekranın maliyet muhasebesi kullananlar için açıklaması şöyledir;
Hareket Türü
Maliyet muhasebesine bağlı sarf miktar ve tutarlarının aktarımı için hareket türü sorgulamasında, işlem sonucunda oluşturulacak stok hareket kayıtlarının, hareket tipini (C)-Üretim olarak belirlemelisiniz. Stok Modülü/Maliyet Oluşturma işlemlerinde program, hareket tipleri üretim (C) olanları hesaplamaya alacaktır.
Hareket tipleri hem raporlarınızda ayrı tipte hareketleri gruplandırabilmek açısından, hem de tiplerin ayrı ayrı icmallerini alabilmek açısından önemlidir.
Çıkış Yeri
Masraf Merkezi (M)
Fatura İşlemler bölümünden tanımlanan masraf merkezlerine kayıt oluşturabilmek üzere tercih edilecek seçenektir. Fiş numarası ve masraf merkezi kodu girildikten sonra ilgili mal kayıtlarının giriş/çıkış işlemlerine devam edilir. Stok kodunu kaydettikten sonra masraf merkezinin muhasebe kodu açılan bir pencereden sizi bilgilendirir ve istenilirse buradan değiştirilebilir. Bu değişiklik sadece ilgili kayıt için geçerli olacaktır. Masraf merkezinin muhasebe kodu değiştirilmiş olmaz. Genel Muhasebe ve Maliyet Muhasebesi işlemlerinde referans kodu uygulaması yapanlar şube/depo sarf çıkışlarını masraf merkezleri bazında kullanabilirler.
Stok Kodu (S)
Sarf çıkışlarının üretimi yapılan stok kodundan çıkılabilmesi için kullanılacak seçenektir.
Maliyet Ana Grubu (A)
Maliyet Muhasebesi Modülünü kullananlar için çıkış yeri belli olmayan, yani herhangi bir mamul koduna ait olmayan fakat maliyet ana grup koduna ait olan hammadde sarf miktarlarının çıkışları için kullanılacak seçenektir. Maliyet ana grup kayıtlarında “hammadde sarfları ana grup bazında mı ?” parametresi işaretlenmiş ise bu seçenek kullanılabilir. Maliyet muhasebesi maliyet ana grubunda tanımlanan kodlar kullanılarak, hammadde sarf çıkışları için giriş/çıkış kayıtları oluşturulabilir. Ana maliyet grup karşılığında kayıtları oluşturulacak stok sabit kayıtlarının ek bilgi girişi/türü sahası hammadde olarak tanımlanmamış ise burada uyarı vererek giriş/çıkış işlemlerinizi engeller.
Maliyet Grubu (G)
Maliyet Muhasebesi Modülünü kullananlar için geçerli olan seçenektir. Maliyet muhasebesi maliyet grup kodu bölümünden tanımlanan kodlar kullanılarak giriş/çıkış kayıtları oluşturulabilir.
Serbest (F)
Herhangi bir çıkış/giriş yeri belirtilmeden sadece tarih sahasına kayıt tarihi girilerek, stok kodlarına bu seçenek ile hareket kayıtları oluşturabilirsiniz.
Bu ekrandan sonra ambar giriş/ çıkış fişini kaydedebileceğiniz ekrana geçilecektir.
Ambar giriş/ çıkış fişi kaydı sırasında karşınıza gelecek sahaların açıklamaları, Satış Faturaları bölümünde anlatıldığı şekildedir. Bu sahalarla ilgili geniş açıklamayı Satış Faturaları bölümünde bulabilirsiniz.
Kaydedilmiş ambar giriş/ çıkış fişleri, tekrar ekrana çağırılıp izlenebilir ve yanlış girilen bir fiş ekrana, fiş numarası verilerek çağrılıp iptal edilerek ya da üzerinde düzeltme yapılarak yeniden kaydedilebilir.
Aylık Personel/ Demirbaş Entegrasyonu
Personel Bilgilerinin Entegrasyonu
Personel entegrasyonu hazırlık çalışmaları ve aylık muhasebeleştirme işlemlerinin ayrıntılı açıklamalarını Personel Kitabında bulabilirsiniz.
Personelle ilgili muhasebeleşecek bilgiler masraf merkezleri bazında toplanmıştır. Bu masraf merkezleri, maliyet muhasebesinde tanımlanan MALİYET GRUP KODLARI bazında düşünülerek oluşturulacaktır.
Her bir muhasebe masraf merkezinin hangi hesap kodlarında muhasebeleşeceği Personel/Entegrasyon/Muhasebe Detay Kod Girişi bölümünden girilecektir. Personel Sabit Bilgilerinde de her personel için hangi masraf merkezine dahil olduğu detay kodu sahasına işlenmelidir.
Tüm personel bir tek masraf merkezine işlenecekse, detay kodu sahalarına aynı kod yazılıp, bu kod için tanımlama yapılabilir. Bu bölümde öncelikle tanımlanacak masraf merkezi kodu girilir, daha sonra bu masraf merkezine ait muhasebe hesap kodları tanımlanır. Kazanç ve yardımların brüt tutarları ile SSK işveren hissesi, tasarruf işveren katkısı, SGDP işveren hissesinin muhasebe hesap kodları girilmelidir. Bu bölümde işlenen hesap kodları, maliyet hesapları olup, borçlandırılacaklardır. Netsis Fusion (Ticari Paket) programı ile entegre çalışıldığından muhasebe hesap kodları girilirken muhasebe rehberinden faydalanılabilir.
Personel Masraf Merkezi Tanımlama Örneği
Aktarılacak olan bilgi sahasının karşısına aktarım yapılacak muhasebe hesap kodu, yevmiye fişine geçirilecek açıklama ve kümüle edilme gibi genel girişlerle birlikte bu bölümdeki kayıtlar tamamlanmış olmaktadır. Kümülasyon sahası ise bir masraf merkezi içinde tanımlanan hesap kodlarından aynı olanlarının tutarlarının kümüle edilmesiyle ilgilidir. Kümülasyonun işaretlenmediği durumda da aynı muhasebe hesap koduna ait olsa bile her girilen borç isminin mahsupta ayrı satırlarda görülebilmesine yöneliktir. Aktarma işlemi Personel Programı/ Entegrasyon/ Muhasebe Aktar bölümünden yapılacaktır.
Muhasebe genel kod girişi bölümde ise genel olarak, masraf merkezlerinden bağımsız, tek kalem muhasebeleşecek, alacak hesaplarının tanımı yapılır. Parametrik olarak tanımlanabilen 24 adet kesinti tutarlarının ve bunlara ek olarak ödenecek ssk işçi, işveren, tasarruf işçi, işveren, gelir vergisi, damga vergisi, SGDP işçi, işveren tutarlarının muhasebe hesap kodları tanımlanabilir. Tanımlamalarda muhasebe hesap planı rehberi kullanılabilir.Bu bölümde işlenen hesap kodları ödenecek toplam meblağları içerip, alacaklandırılacaktır. Yuvarlama hesabı, diğerlerinden farklı olarak o ay borç / alacak bakiyesi vermesine göre işlem görür. Aktarılacak olan bilgi sahasının karşısına aktarım yapılacak muhasebe hesap kodu, yevmiye fişine geçirilecek açıklama ve kümüle edilme sorgusuna verilen yanıtla birlikte bu bölümdeki kayıtlar tamamlanmış olmaktadır. Kümülasyon işaretlenir ise bir masraf merkezi içinde tanımlanan hesap kodlarından aynı olanlarının tutarlarının kümüle edilmesiyle ilgilidir. Kümülasyonun işaretlenmemesi durumun da aynı muhasebe hesap koduna ait olsa bile her girilen borç isminin mahsupta ayrı satırlarda görülebilmesine yöneliktir.
Personel Entegrasyon Mahsup Örneği
Muhasebeye aktarma bölümü, istenen ayın personel mahsubunu oluşturur. Oluşan mahsup Entegrasyon Modülü/Dekont Mahsubu bölümünden izlenebilir. İlgili aktarım bilgileri kontrol edilerek Entegrasyon bölümünden de muhasebeye aktarım yapılmalı ve yevmiye fişi haline dönüştürülmelidir.
Amortisman Bilgilerinin Entegrasyonu
Demirbaş entegrasyonu hazırlık çalışmaları ve aylık muhasebeleştirme işlemlerinin ayrıntılı açıklamalarını Demirbaş Programı kitabında bulabilirsiniz.
Demirbaş Sabit Kayıt Örneği
Demirbaşlarla ilgili muhasebeleşecek bilgiler masraf merkezleri bazında toplanmıştır. Her bir demirbaş detay kodunun hangi muhasebe masraf merkezinde ve hangi hesap kodlarında muhasebeleşeceği Demirbaş/Entegrasyon/Masraf Kodu Tanımlama bölümünden girilmelidir. Masraf merkezleri MALİYET GRUP KODLARI'na göre belirlenmelidir. Demirbaş programındaki Masraf merkezleri oluşturulduktan sonra her demirbaş kaydı için Demirbaş Sabit Kayıtlarındaki detay kodlarına girilmelidir.
Örnek : A firması için maliyet grup kodları; mamul-1 ve mamul-2 olarak tanımlanmış ve bu grup kodlarının ikinci ekranlarına maliyet masraf kodlarına göre amortisman hesaplarının maskelemeleri girilmiş idi. Bu durumda mamul-1 ve mamul-2 için masraf kodu tanımlaması oluşturularak, her birinin sabit kıymet, birikmiş amortisman ve masraf merkezleri tanımlamaları muhasebeye entegre olacak şekilde (hesap planı kodları) düzenlenmelidir.
Demirbaş Masraf Merkezi Tanımlama Örneği
Detay kodunun masraf hesap kodları ve masraf dağıtım oranları yüzde bazında ilgili sahalarda belirlenir. Referans kodu mantığı ile çalışan firmalar aynı masraf merkezlerine ait oranlamaları aynı ya da değişik referans kodlarına entegre edebilirler. Detay kodu bazında kümüle olan toplam amortisman tutarı, tanımlı masraf hesap kodlarına ilgili oranlar bazında dağılarak aktarılır.
Demirbaş Entegrasyonu Mahsup Örneği
Bu konuda ayrıntılı bilgi verilmeyecektir. Masraf merkezleri tanımlamaları, aylık işlemler ve entegrasyon çalışmalarının bilgilerini Demirbaş programı kitabında bulabilirsiniz. Aylık Hisse Muhasebeleştirme bölümü yardımıyla aylık bazda değerleme ile amortisman tutarları entegre edilebilir. Entegre edilecek ayın tarihi (gün/ay/yıl) girildiğinde, program otomatik olarak aylık amortisman tutarlarını Netsis Ticari Paket programındaki Entegrasyon/Dekont mahsubu bölümüne aktaracaktır. Entegrasyon bölümünden de muhasebeye aktarım yapılmalı ve yevmiye fişi haline dönüştürülmelidir.
Genel Üretim/Yönetim Gider Dağılımları
Yukarıda anlatılan Personel ve Demirbaş Muhasebe Entegrasyonları sonucunda, direkt işçilik giderleri ve genel üretim giderlerinin işçilik ve amortisman payları dağıtıma hazır şekle getirilmiştir.
Yardımcı servis giderleri veya (yemekhane, atölye, kafeterya, vb.) ay içinde dağıtılmayan genel üretim giderlerinin ürün merkezleri bazında dağılımını, kendi anahtar sisteminize göre Muhasebe Modülü/Yevmiye Fiş Girişi bölümünden mahsup fiş tipi ile oluşturarak tamamlayabilirsiniz. Ayrıca Muhasebe Modülü/İşlemler/Yardımcı Servis Dağıtım İşlemleri bölümünü kullanarak da dağıtımlarınızı gerçekleştirebilirsiniz. Bu konudaki detay açıklamayı Muhasebe kitabında bulabilirsiniz.
Maliyet Bilgilerinin Dövizli Takibi
Dövizli muhasebe uygulaması yapan firmalarda, maliyetlerin dövizli takibinin yapılabilmesi için bazı parametrelerin işaretlenmiş olması gereklidir.
Maliyet Hesaplatma Adımları
Stok Modülü/Döviz Fiyatları Oluşturma
Dövizli muhasebe uygulaması olan firmalar için, maliyet hesaplamalarından önce Stok Modülü/Döviz Fiyatları Oluşturma seçeneğinin çalıştırılması son derece önemlidir. Bunun nedeni, maliyet oluşturma adımında baz alınacak döviz tutarlarının, stok hareket kayıtlarındaki firma döviz tutarı sahasından alınmasıdır. Firma döviz tutarlarının oluşturulması da Stok Modülü/Döviz Fiyatları Oluşturma seçeneğinde yapılmaktadır.
Stok Modülü/Maliyet Oluşturma
Belli bir tarih aralığında, Aylık Ağırlıklı Ortalama/LIFO/FIFO maliyet yöntemi kullanılarak istenirse şubeler dahil tüm stok birim fiyatlarının hesaplanıp çıkış hareketlerinin güncellenmesini sağlar.
Bu bölümde, maliyet oluşturulacak tarih aralığı girilmelidir. Bitiş tarihine maliyet çalıştırılan ayın son günü girilmelidir. Yıllık işlem parametresi işaretlenmediğinde, başlangıç tarihine müdahale edilmez, bu durumda program, seçilen maliyet tipine göre, bitiş tarihi sahasında belirtilen ayın, ilk gününden son gününe kadar aylık maliyet çalıştırır.
Yıllık işlem seçeneği, yıl boyunca standart maliyet sistemini uygulayarak, yıl sonunda fiili maliyetleri hesaplatan ve standart-fiili farklarını bulan firmaların kullanacağı bir parametredir. Bu parametre ile bir yıllık hareketlerin tümü için tek bir maliyet fiyatı oluşacaktır. Bu şekilde oluşan maliyet, aylık ağırlıklı ortalama yönteminde olduğu gibi hesaplanmaktadır. Yıllık standart maliyet sisteminin kullanılabilmesi için maliyet parametrelerinde “Yıllık Standart Maliyet” parametresi işaretlenmelidir.
Bu sorgulama ekranında sonra Şubelerin de maliyet hesaplamalarına eklenmesi ile ilgili “Şubeler dahil edilecek mi” sorgu ekranı ile karşılaşılır. Maliyet ana grupları bazında üretim merkezleri olarak tanımlanan şube/depolar da buradaki maliyet hesaplamalarına mutlaka DAHİL edilmelidir.
Örnek : Maliyet tipi “aylık ağırlıklı ortalama” seçilmesi durumunda, tarih aralığı olarak 01/08/2003 - 31/08/2003 verildiğinde; 01/08/2003 tarihine kadar devreden maliyet bulunup, 31/08/2003'e kadar aylık ağırlıklı ortalama yöntemi kullanılarak verilen tarih aralığındaki çıkış fiyatları düzenlenir.
Maliyet oluşturma çalıştırılması sonucunda stok sabit kayıtlarındaki ek bilgi giriş ekranlarındaki birim maliyet ve firma döviz maliyet (dövizli muhasebe kullananlarda) sahalarına burada seçilen maliyet yöntemi ile hesaplanan maliyet fiyatları aktarılır.
Buradaki işlemlerin bitiminde kontrol amacıyla, Stok/Ek Listeler/Ortalama Maliyet Stok Değerleri ve Merkez/Şube Envanter Raporları bölümünden dökümleri oluşturulabilir. Raporlamaların içerikleri ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Stok modülü/Raporlamalar bölümünde bulabilirsiniz.
Muhasebe Modülü /Döviz Tutarları Oluşturma
Tüm işlemlerin tamamlanmasından sonra, dövizli muhasebe kullanan firmalarda, Maliyet Muhasebesi/Maliyet Oluşturma seçeneğinin çalıştırılmasından önce, Muhasebe Modülü/Döviz Tutarları Oluşturma bölümü çalıştırılmalıdır. Böylece, masrafların birim maliyetlere yansıtılması işlemi sırasında firma döviz tutarları da bulunabilecektir.
İlk olarak, Yardımcı Programlar/ Şirket/Şube Parametre Tanımları bölümündeki “Döviz Uygulaması Var Mı” parametresinin işaretlenmiş olması gereklidir. Bu parametre ilgili şirket/şube bazında döviz kullanımını sağlayacaktır. Yine bu bölümde, Döviz Çevrim Tipi ve Firma Döviz Tipi belirlenmelidir. Burada belirleyeceğiniz firma döviz tipi, maliyet hesaplamasında baz alınacak döviz tipidir.
İkinci olarak, Muhasebe Modülü/ Parametre Kayıtları/ Döviz Muhasebe bölümünde FAS52 sahası işaretlenmiş olmalıdır. Bu durumda, aşağıda anlatılacak olan bazı bölümlerin çalışmasıyla hesaplanan bilgilerde, döviz bilgileri de bulunacaktır.