Maliyet Muhasebesi modülü, Stok, Üretim, Fatura, Muhasebe ve Entegrasyon modülleri ile entegre, Personel, Demirbaş programları ile bağlantılı çalışmaktadır.
Maliyet muhasebesi modülünden kayıt ve işlem yapılabilmesi stok, üretim, fatura, ve muhasebe modüllerindeki kayıtların eksiksiz girilmiş olmasını gerektirir. Bunlar;
- Stok modülünde; parametre girişinden maliyet sistemi parametresinin işaretlenmesi, hammadde, mamul ve yarı mamul stok sabit kayıtlarının ayrı ayrı tanımlanması,
- Muhasebe modülünde; Muhasebe hesap planının eksiksiz girilmesi,
- Üretimler reçeteler ile yapılıyor ise Üretim Modülünde; ürün reçetelerinin yaratılmış olmasıdır.
Bu kitapta, üretimi iki aşamadan oluşan bir A firmasını ele alacağız:
A firmasında, 1. aşamada iki ayrı yarımamul üretilmekte, 2. aşamada ise bu yarımamuller kullanılarak bir mamul üretilmektedir. Bu bilgiler ışığında, A firmasının maliyet muhasebesi kurulumunu sırasıyla göreceğiz.
Stok Modülü Tanımlamaları
Parametre Kayıtları
Maliyet muhasebesi kayıtlarının oluşturulabilmesi ve entegre işlemlerinin yapılabilmesi için ilk işlem, Stok Modülündeki/Parametre girişi bölümünden maliyet sistemini sorgulayan parametrenin işaretlenmesi ve maliyet tipinin seçilmesidir.
Maliyet sisteminin işaretlenmesi sayesinde, Stok Modülü/İşlemler/Maliyet Oluşturma bölümünün çalışması ile oluşan değerler, stok kayıtları ek sahalardaki birim maliyet sahasına program tarafından atanacaktır. (İlk madde ve Ambalaj malzemeleri için.)
Stok Sabit Kayıtlarının Tanımlanması
Maliyet muhasebesi için ön çalışmaların ilk etabı stok kayıtlarının tanımlanmasıdır. Maliyet muhasebesini oluşturmak için tüm hammaddeleri, yarı mamul ve mamulleri stok sabit kayıtlarından tanımlamanız gereklidir.
A firmasının stokları aşağıda görüldüğü şekilde kodlanmıştır. A firmasında YM1 ve YM2 üretilmekte, bu iki yarımamul MM1’in üretiminde kullanılmaktadır.
Hammaddeler
H1 Hammadde 1
H2 Hammadde 2
H3 Hammadde 3
Mamul Grubu 1
MM1 Mamul 1
Yarımamul Grubu
YM1 Yarımamul 1
YM2 Yarımamul 2
Ambalaj Malzemeleri
AMB1 Ambalaj Malzemesi
Stok kayıtlarınızın oluşturulmasında maliyet muhasebesine yönelik önemli noktalar şunlardır;
Stok kartı kayıtlarında aynı maliyet grubuna ait olan stok kayıtlarının ölçü birimlerinin aynı standartda oluşturulmasına dikkat etmeliyiz.
Tüm stok kayıtlarınızın, ek bilgi giriş ekranında tanımlanan, türü ve mamul grup kodlarının girilmiş olmasına dikkat etmeliyiz.
Stok kartlarındaki tanımlamalardan önce Maliyet Muhasebesi modülündeki Mamul Grup Kodu tanımlamalarının yapılmış olması gerekmektedir. Mamul grup kodu, ileride anlatılacak olan Maliyet Muhasebesi modülünden tanımlanan maliyet grup kodunun girileceği sahadır. Bu sahada, maliyet grup kodlarının rehberine ulaşılabilir. Maliyet grup kodlarının tanımlanması ile ilgili ayrıntılı açıklamaları maliyet muhasebesi tanımlamaları bölümde bulabilirsiniz.
Türü, maliyet hesaplamaları için belirteç olan sahadır. Maliyet muhasebesi modülünden oluşan mahsupta kullanılan hesaplar, bu sahadaki türe göre değişmektedir. Bu sahada mamul, yarı mamul ve yan ürün olarak tanımlanan stok kodları için mamul grup kodu mutlaka girilmelidir. Örneğimize göre MM1 kodlu stok için Mamul tipi seçilmiştir. Ayrıca yine yukarıda kodlama örneklemesini verdiğimiz stok kodlarından H1,H2,H3 için bu saha İlkmadde, YM1 ve YM2 için Yarımamul olarak belirtilmelidir. Üretimde ambalaj için kullanılan AMB1 için Ambalaj Malzemesi olarak işaretlenmelidir
Muhasebe Hesap Planının Tanımlanması
Maliyet ana grupları (ana ürün merkezleri), aynı zamanda Esas Üretim Gider Yeri merkezleridir. Tanımlamaların düzgün yapılabilmesi için, Muhasebe Modülündeki hesap kodlarının üretim gider yerleri bazında açılmış olması gerekmektedir. Kullanıcı firmalar, bu konuda kendileri karar verebilirler. Eğer muhasebede hesap planı detaylanmadan, referans kodu sistemi ile çalışılıyorsa ana ürün merkezi tanımlamalarında da referans kodlarını kullanarak maliyet hesaplamalarını oluşturulabilir. (Referans kodları ile ilgili ayrıntılı bilgiyi Muhasebe Kitabında bulabilirsiniz)
Maliyet hesapları, muhasebe hesap planında ürün bazında detaylandırılmadan oluşturulabilir. Fakat ana hesap bazında sarf, maliyet ve satılan malın maliyeti mahsuplarının işlemleri çok zor, sektörel bazda da bazen imkansızdır. Bu durumda, maliyet hesaplamalarının çekirdeği olan hammadde, yarı mamul ve mamul hesaplarının detaylandırılması, kontrol işlemlerini kolaylaştıracaktır.
Ürün bazında detaylı maliyet hesaplamalarında, 26/12/1992 tarih ve 21447 sayılı Tek Düzen Hesap Planı ile ilgili tebliğ bunların çeşitlendirilmesini yani ana ürün merkezlerine, yan ürün merkezlerine (yardımcı üretim merkezlerine) ve masrafın nevine göre gruplandırılmasını gerekli görmektedir.
Ana ve yardımcı ürün merkezleri, işletmelerin isteklerine göre detaylanmasına karşın, masraf nevi detaylamaları, ilk madde malzeme giderleri, işçilik ücret ve giderleri, memur ücret ve giderleri, dışardan sağlanan fayda ve hizmetler, çeşitli giderler, vergi-resim ve harçlar, amortismanlar ve tükenme payları, finasman giderleri olarak ayrı ayrı tanımlanmalıdır. Masraf nevine ait hesapların ana başlıklarını Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliği şu şekilde açıklamıştır;
Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri
Bu giderler, Esas üretim gider yerleri ile ilgili olup, mamulün bünyesine giren, mamulün temel öğesini oluşturan ve mamulün bünyesine doğrudan yüklenebilen maddelerin kullanımı, fiili tutarlarla bu hesapta izlenir.
Direkt İşçilik Giderleri
Bu giderler, Esas üretim gider yerleri ile ilgili olup, belli bir mamulün veya hizmetin üretim maliyetine doğrudan doğruya yüklenebilen işçilik giderlerini kapsar. Bu giderler hangi mamul veya mamul grubu için harcandığı izlenebilen ve herhangi bir dağıtım anahtarına gerek duymadan, işçi başına düşen çalışma süresi ölçülebilen işçilik giderlerinden oluşur. Esas üretim gider yerleri bazında aylık değerler, Netsis Personel programından muhasebeye entegre edilebilmektedir.
Genel Üretim Giderleri
İşletmenin üretimi ve bu üretime bağlı hizmetler için yapılan direkt işçilik ve direkt hammadde ve malzeme dışında kalan giderlerin izlendiği hesaptır.
Bu giderlerin;
Üretim hizmet maliyeti ile ilgili bir gider niteliğini taşıması,
Çeşit ve değer yönü ile doğrudan doğruya değil, ancak dağıtım yoluyla üretim ve hizmet maliyetlerine yansıtılabilir nitelikte olması gereklidir.
Esas üretim merkezleri bazında, bu ana hesap altında işlenecek amortisman hesaplarının aylık ve yıllık değerleri, Netsis Demirbaş programından muhasebeye entegre edilebilmektedir.
Dönem sonlarında Esas Üretim Merkezlerine göre açıklanan hesaplar, yansıtma hesapları ile karşılaştırılarak kapatılır. Maliyet muhasebesi programında, maliyet mamul grupları bazında bu yansıtma hesapları da sorgulanmaktadır.
Direkt İlk Madde Ve Malzeme Yansıtma Hesabı
Dönem sonlarında, 710- Direkt İlk Madde ve Malzeme Giderleri bu hesapla karşılaştırılarak kapatılır.
Direkt İşçilik Giderleri Yansıtma Hesapları
Dönem sonlarında, 720-Direkt İşçilik giderleri hesabı bu hesapla karşılaştırılarak kapatılır.
Genel Üretim Giderleri Yansıtma Hesabı
Dönem sonlarında, 730-Genel Yönetim Giderleri bu hesapla karşılaştırılarak kapatılır. Sınai maliyet kapsamına giren hesaplar;
Hatırlayacağınız gibi A firması iki ayrı safhadan oluşan bir üretim yapmaktaydı. Aşağıdaki bölümde Maliyet ana mamul kodlarının tanımlamalarında anlatılacağı gibi mamullerin üretimi iki ayrı safhadan meydana gelmektedir. Öncelikle ilk safhada YM1 ve YM2 üretilmekte, daha sonra bu yarı mamuller MM1’in üretimi için kullanılmaktadır. Maliyet muhasebesi modülünde, Maliyet ana grup kodu olarak YM’ler için 1. AŞAMA, MM1 için 2. AŞAMA tanımlanmış ve her türlü detay (stok sabit kayıtları, muhasebe hesap planı) bu iki safhaya göre oluşturulmuştur.
Üretim Reçetelerinin Tanımlanması
Üretici firmalar, ürün maliyetlerinin hesaplanabilmesi için reçeteye tabi mamullerinin reçete kayıtlarını, Üretim Modülü/Reçete Kayıtları bölümünden tanımlamalıdırlar.
Üretim Modülü/Reçete Kayıtları bölümünden, üretimi yapılacak mamuller için hammadde ve/ veya yarı mamullerden oluşan reçetelerin kayıtları ile izleme ve reçete değişiklikleri yapılabilir. Bütün mamul ve yarı mamullerinizin reçetelerini bu bölümden ayrı ayrı kaydetmelisiniz.
Bünyenizde üretimi yapılan tüm malları, mamul veya yarı mamul, üretiminizi gerçekleştirmek için satın aldığınız malları hammadde olarak düşününüz. Bu mantıkla, hangi hammaddelerin hangi yarı mamuller içinde kullanıldığına göre yarı mamul reçetelerini ve hangi hammadde ve yarı mamullerin hangi mamuller içinde kullanıldığına göre de mamul reçetelerini oluşturunuz.
Birden fazla seviyeli reçeteler de oluşturabilirsiniz. Yarı mamul seviye sayısını istediğiniz kadar çoğaltabilirsiniz.
Reçete yaratırken, yarı mamuller, mamuller olarak bir öncelik sırası yoktur. İstediğiniz düzende reçetelerinizi oluşturabilirsiniz. Tek şart tüm hammadde, yarı mamul ve mamul kodlarının stoklarda tanımlanmış olmasıdır.
Seviyelendirmenizi ne kadar anlaşılır ve basit tutarsanız, üretim modülünde çalışmanız o kadar kolaylaşacaktır.
MM1 üretim reçetesini oluşturmak için kullanılan hammadde, ambalaj ve yarı mamul listesinin örneği aşağıda görülebilir.
MM1
Hammaddeler
H4
Yarımamul 1
H1
H2
Yarımamul 2
H3
Ambalaj Malzemesi
AMB1
Maliyet muhasebesi işlemlerinden önce hammadde maliyetlerinin oluşturulabilmesi için, üretim reçeteleri bazında üretim sonu kayıtları çalıştırılmalıdır. Üretim sonu kayıtlarıyla ilgili önemli noktalar ileride değineceğimiz Maliyet Hesaplatma işlemleri bölümünde anlatılmıştır.
Buraya kadar maliyet muhasebesini ilgilendiren diğer modüllerin ön hazırlıkları üzerinde durduk. Bundan sonraki bölümlerde ise maliyet muhasebesi modülünde yapılması gereken çalışmaları açıklayacağız.
Fason Uygulaması
Üretim yapan firmaların fason işçilik giderlerini, direkt olarak mamul / yarımamul maliyetlerine yansıtabilmeleri amacıyla geliştirilen uygulamadır. Bu uygulamanın başlatılabilmesi için programda bazı düzenlemeler yapmak gerekmektedir.
Öncelikle, fason işçiliklerin takip edileceği yeni stok kartları açılmalıdır. Bu kartlarda, Stok Kartı Kayıtları/ Ek Bilgiler/ Türü sahasında yeni eklenen FASON seçeneği işaretlenmelidir. Fason kartları için açılacak detay kodlarında, gider hesap kodlarından olan 730 hesaplar tanımlanmalıdır.
Maliyet muhasebesi modülünde ise Parametre girişi/ Maliyet parametreleri-2 bölümünde, tanımlanabilir 5 gider tanımından birine DETAYLI FASON ismi yazılmalıdır. Maliyet işlemlerinde Fason işçiliklerin dikkate alınabilmesi için Mamul ana grup kodu tanımlamasında, fason işçilikle ilgili herhangi bir muhasebe kodu girilmemelidir. Mamul grup kodu tanımlamalarında ise yansıtma hesaplarında DETAYLI FASON için 731 yansıtma hesap kodu girilmelidir.
Stok sabit kayıtlarında, türü sahası fason olarak işaretlenen kartlarda, fatura modülünde sadece alış işlemlerine (satıcı siparişleri, alış irsaliyeleri, alış faturaları ) ve satış işlemlerinde de sadece iade işlemine izin verilecektir. Bunun dışındaki fatura modülü işlemlerinde, fason olarak tanımlanmış kartla ilgili satış işlemi yapılmak istenir ise “fason malın satışı olamaz. Sadece iade edilebilir.” şeklinde bir uyarı verilerek izin verilmeyecektir. Aynı şekilde, fason olarak tanımlanmış bir kartla ilgili alış iade işlemi yapılmak istenir ise “Fason stoğun alış iadesi yapılamaz” uyarısı verilerek işleme izin verilmeyecektir. Bu uyarılar, fason işçilik satışının ve satılmayan işçiliğin iadesinin olamayacağı düşünülerek verilmektedir.
Fason işçilik faturalarının, alış faturalarından kaydı sırasında, hangi mamul/yarımamule ait bir işçilik gideri olduğunun anlaşılabilmesi için maliyet grup kodu (Maliyet muhasebesi/Mamul grup kodu kayıtları bölümünden kaydedilen), satır bazında sorgulanmaktadır. Girilen maliyet grup kodları stok hareket dosyasında, muhasebe kodu sahasında saklanmaktadır. Maliyet muhasebesi işlemleri sırasında işçilik giderleri muhasebe kodu sahasındaki mamul grup koduna göre, direkt ilgili mamul/ yarımamulun tanımlı fason giderlerine yazılır.
Eğer, bir mamul/ yarımamul tamamen fason olarak üretilmiş ise, fason alış girişlerinde hem miktar hem de fiyat girilmelidir. Bu durumda, girilen miktarlar maliyet muhasebesinde fason miktar olarak kabul edilecek ve maliyetlerin paylaştırılması sırasında, üretim miktarından fason miktarlar düşülerek hesaplama yapılacaktır.
Eğer, üretimin bir kısmı için fason işçilik gideri ödenmiş ise fason girişlerinde, miktarsız maliyet kaydı yapılarak kayıtlar girilmelidir.
Bu uygulamayı yapan firmalarda, fason işçilik giderlerinin tanımlı olduğu kartlardaki tutarlar ile muhasebe modülü 730 hesapların tutarlarının tutması gerekmektedir.
Maliyet işlemlerinin tamamlanmasından sonra, maliyet muhasebesinden üretim miktarı ve fason miktarı kontrol edilmelidir. Fason miktarının üretim miktarından büyük olmaması gerekmektedir.