Kiralama kayıt penceresi Ekle seçeneği ile açılır. Başlangıç tarihi gibi genel kayıt bilgileri ve varlık bilgileri açılan tanım penceresinde kaydedilir.
Kiralama Kayıt Bilgileri ve açıklamaları şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
No | Kiralama kaydının bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Açıklama | Kiralama kaydına ait açıklama bilgisinin girildiği alandır. |
Organizasyonel Birim | Kiralama kaydının ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Bilgi girilmesi zorunlu alandır. Bu alan, yapılan işleminin kurumun kayıtlı organizasyonel birimlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Tanımlı organizasyonel birimler listelenir ve ilgili birim seçilir. |
Bölüm | Bir işletmenin örgütlenme açısından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan Kiralama kaydının, firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Kayıtlı bölüm tanımları listelenir ve ilgili bölüm seçilir. |
Özel Kod | Tanımları ve kayıtları gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. 10 karakter uzunluğundadır. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Özel kod, kayıtları kuruma özel bazı kriterlere göre gruplama olanağı sağlar. Raporlarda filtre olarak da kullanılmaktadır. Etkin raporlama için özel kodlar belirlenirken kurumdaki rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır. Özel kod tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak tanım üzerinde yer alan özel kod alanından da eklenebilir. Özel kod alanına girilen bilgi mutlaka tanımlı bir özel kod olmak zorunda değildir. Ayrıca tanımlar özel kodlarına göre sıralı değildir. |
Yeki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır. Kod verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Yetki kodu tanımları Sistem Ayarları program bölümünde kaydedilir. Ancak kart üzerinde yer alan yetki kodu alanından da eklenebilir. Yetki kodu alanında girilen bilgiye göre kart bazında şifreleme yapılır, kayıtlara yalnızca burada verilen yetki koduna sahip kişilerin ulaşması sağlanır. |
Başlangıç Tarihi | Kiralama kaydına ait teklif ve sözleşme işlemlerinin başlangıç tarihidir. |
Bitiş Tarihi | Kiralama kaydına ait teklif ve sözleşme işlemlerinin bitiş tarihidir. |
Varlık Listesi | Kiralama yapılmak istenilen varlıklara ait bilgilerin kaydı yapılır. |
Tür | Tür alanından varlık kategorilerine ulaşılarak seçim yapılır. Gayrimenkul, Nakil Vasıtası, Ekipman ve Diğer Varlık seçeneklerini içerir. |
Kod | Kiralama kaydı yapılan varlık kodudur. Tür alanında yapılan seçime göre kod alanında, durumu Kullanılamaz ve edinim şekli Kiralama olan varlıklar arasından seçim yapılır. |
Açıklama | Kiralama kaydı yapılan varlığın açıklamasıdır. Varlık kodu girildiğinde açıklaması bu alana gelir. Ancak bu alandan da kayıtlı varlıklar listelenir, seçim ya da yeni tanım yapılır. |
Miktar | Diğer varlık kategorisindeki varlıklar için tahsis miktarının belirtildiği alandır. Diğer varlık dışındaki, malzeme bağlantılı varlık kategorilerinde ise malzemeye ait birim bilgisi gelir, değiştirilemez. |
Birim | Tür Diğer Varlık olduğunda ana birimi öndeğer gelir ancak diğer birimler arasından seçim yapılabilir. |
Açıklama | Satırdaki işlem için geçerli olacak açıklama bilgisinin kaydedildiği alandır. |
Kayıt sonrası Taslak durumunda oluşan Kiralama Kayıtları Durum Değiştir seçeneği ile Onaylı durumuna getirilir.