Kullanıcı şifrelerinin süre bilgilerine göre uyarı ve değişiklik işlemleri, Sistem İşletmeni Programı ana menüsünde Diğer Tanımlar menüsü altında İşlemler seçeneğinde yer alan Şifre Sistem Ayarları seçeneği ile kaydedilir.
Şifre sistemi ayarları penceresinde yer alan seçenekler kullanılarak; şifre geçerlilik süresi, şifre geçerlilik uyarı süresi, hatalı şifre giriş sınırı, minimum şifre uzunluğu, şifrede yer alması zorunlu minimum/maksimum alfanümerik karakter sayısı, şifrede yer alması zorunlu minimum sayısal karakter, şifrede yer alması zorunlu minimum özel karakter sayısı, şifrede yer alması zorunlu alfabetik karakter sayısı, şifreyi bloke edecek hatalı giriş sayısı belirlenir.
Şifre giriş ve değişiklikleri sicil kartı üzerinde yer alan Çalışma Bilgileri penceresinde kaydedilir.
Şifre sistemi, programa erişimi güvenli hale getirmek için geliştirilmiş bir sistemdir. Bu sistem ile yapılacaklar şunlardır:
- Kullanıcı şifrelerinin belirli dönemlerde kullanıcılar tarafından değiştirilmesi zorunlu hale getirilir.
- Programda tanımlanan şifre değiştirme tarihine yaklaşıldıkça, kullanıcının şifresini değiştirmesi için uyarı verilmesi sağlanır.
- Şifre ayarlarında Minumum Şifre Uzunluğu, Alfanümerik ve Nümerik Karakter Sayısı değerleri tanımlanarak kullanıcı şifrelerinin belirlenen standartlarda daha güvenli olması sağlanır.
- Kullanıcı giriş ekranında şifre belirli bir sayının üzerinde yanlış giriliyorsa şifrenin kitlenmesi ve kimin deneme yaptığının raporlaması sağlanır.
Şifre sistemin çalışması için Şifre Sistemi Kullanımda seçeneği işaretlenmelidir.
Şifre Geçerlilik Süresi alanına girilen değer (Gün) ile şifre değiştirme işleminin kaç günde bir yapılacağı belirlenir. Şifre değiştirilme süresinde şifre değiştirilmediği takdirde eski şifre kullanım dışı kalır ve uyarı mesajı görüntülenir.
Şifre Geçerlilik Uyarı Süresi'ne girilen gün kadar öncesinden şifre değiştirilmesinin gerektiği uyarısı verilir.
Şifre değiştirme işlemi kullanıcı tarafından, Ticari Sistem tarafında üst menüde yer alan Şifre Değiştir seçeneği ile yapılır.
Kullanıcı şifresinin uzunluğunu belirlemek amacıyla girilen Minimum Şifre Uzunluğu değeri program tarafından kontrol edilmektedir. Kullanıcı bu bölümde belirlenen uzunluktan daha az karakterde giriş yapmak istediğinde program tarafından uyarılır.
Minimum Alfanümerik Karakter Sayısı ve Minimum Nümerik Karakter Sayısı alanlarına girilen değerler şifre değişikliği yapılırken kontrol edilir. Kullanıcı yeni şifresini girerken belirtilen uzunlukta nümerik veya alfanümerik karakter kullanmazsa program tarafından uyarılır.
Programa giriş esnasında Şifreyi bloke edecek hatalı giriş sayısı için verilen bilgi dikkate alınır ve hatalı şifre girişlerinde uyarı verilerek şifre bloke edilir. Kullanıcı listesinde bu kullanıcıların adının yanında BLOKE yazısı yer alır.
Bloke olmuş şifre kullanılarak sisteme girilmek istendiğinde kullanıcı kaydınız bloke olmuştur mesajı alınır ve sistem giriş engellenir. Bloke edilmiş şifre sadece sistem yönetici tarafından değiştirilebilir.