Alınan ya da verilen hizmetin/hizmet grubunun özelliklerini tanımlamak için hizmet kartları kullanılır. Alınan ve verilen hizmetlere ve hizmet gruplarına ait bilgiler, her hizmet için ayrı açılacak kartlarda tutulur.
Alınan ve verilen hizmet/hizmet grubu kartı üzerinde aşağıdaki bilgi alanları yer alır:
Hizmet Kodu: Alınan ya da verilen hizmet/hizmet grubu kodudur. Kodlama yaparken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Hizmet kodu alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.
Açıklama/Açıklama 2: Alınan/verilen hizmetin ve hizmet grubunun adı ya da açıklamasıdır. Hizmet kartında, aynı amaçla kullanılan iki adet Açıklama alanı vardır. Hizmet/hizmet grubu kartının açıklaması da önemli bir alan olmasına karşın açılan hizmet kartlarının açıklaması olmak zorunda değildir ve farklı hizmet kartları için aynı açıklama bilgisi kullanılabilir.
Özel Kod 1-2-3-4-5: Hizmet/hizmet grubu kartlarını gruplamakta kullanılan kodlama alanıdır. Özel kod, hizmet/hizmet grubu kartlarını kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre sınıflandırması için kullanılır. Özel Kod alanını kullanıcı, hizmet/hizmet grubu kartı üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.
Yetki Kodu: Yetki kodu detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların ve/veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği kartlar ve yapabileceği işlemler belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği kart gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Bu alanda verilen bilgiye göre, kart bazında şifreleme yapılarak karta yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. Yetki kodu raporlarda filtre olarak kullanılır.
Statüsü: Hizmet/hizmet grubu kartının kullanım durumunun belirtildiği alandır. "Kullanımda" ve "Kullanım Dışı" olmak üzere iki seçeneklidir. "Kullanımda" seçimi yapıldığında hizmet/hizmet grubu kartı fiş/faturalarda kullanılır. "Kullanım Dışı" seçiminde ise fiş/faturalarda kullanılamaz.
Ödeme Şekli: Hizmet/hizmet grubu kartı için alış/satış işlemlerinde sürekli olarak kullanılacak, ya da en çok kullanılacağı düşünülen ödeme planının kodudur. Ödeme planlarında hizmet bedelinin kaç parça halinde hangi tarihlerde ödeneceği ve uygulanacak gecikme faizi vb. bilgiler kaydedilir. Hizmet/hizmet grubu kartına bir ödeme planı bağlanır ve alınan hizmet faturası girilirken ilgili satıra öndeğer olarak aktarılması sağlanır.
Proje Kodu: Alınan/verilen hizmet ve hizmet grubu için oluşturulan tüm fiş ve hareketlerde öndeğer gelmesi istenen proje kodu bu alanda belirlenir.
Dağıtım Tipi: Hizmetler için hizmet dağıtım tipinin belirlenmesi için kullanılır. Dağıtım Tipi şu seçenekleri içerir: Dağıtılmayacak, Malzeme Bedeli, Malzeme Miktarı, Ağırlık, Hacim, Oran, Tutar ve İthalat Bedeli.
Ek Vergi Kodu: Hizmet/hizmet grubu için ek vergi söz konusu ise, geçerli olacak ek vergiyi belirtir. Kayıtlı ek vergi tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir.
Satınalma ve İade KDV Oranları (%): Hizmetler/hizmetgrupları için yasal olarak geçerli alış, satış ve iade KDV oranlarıdır. Bu oran yüzde olarak verilir. Belirlenen KDV oranı, işlemlerde KDV kolonuna öndeğer olarak gelir, gerekirse değiştirilebilir.
Maliyeti Etkiler: Hizmetin/hizmet grubunun maliyeti etkilemesi durumunda bu seçenek işaretlenir.
Beyannameden Muaf: Form BA ve BS alımlarında, hizmet/hizmetgrubu kartlarındaki ÖTV'nin tutara dahil edilip edilmemesi bu alandan belirlenir.
Çoklu Ek Vergi: Hizmet kartlarına birden fazla ek vergi tanımlanacaksa “Çoklu Ek Vergi” alanı işaretlenir. Ek Vergi Kodu penceresinden de ilgili malzeme için çoklu ek vergi kutucuğu işaretli ek vergiler arasından seçim yapılır.
Binek Araç Giderleri: Binek araç giderlerinin kısıtlanması yönünde kanun gereği, firmaların binek otomobiller için yaptığı harcamaların (yakıt gideri ve bakım masrafları gibi) satır tutarının %70 oranı gider hesabında %30 oranı ise Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) muhasebe hesabında takip edilir. Alınan hizmet faturaları ve satınalma faturalarının hizmet satırında kullanılan Alınan Hizmet kartı içerisinde “Binek Araç Gideri” alanı işaretlenmelidir. KKEG hesabı, Alınan Hizmet Tanım kartı F9 menüsünde yer alan Muhasebe Hesapları altından tanımlanır. Alınan Hizmet KKEG hesap kodu ise Muhasebe Hizmet Bağlantı kodları Hizmetler menüsü altından tanımlanır.
Binek Araç Kiralama: Firmaların kiralama yoluyla edindiği binek otomobillerin her birine ilişkin aylık kira bedeli satır tutarının 5.500 TL kadarlık kısmı gider hesaplarına 5.500 TL’yi aşan kısmı Kanunen Kabul Edilmeyen Giderler (KKEG) muhasebe hesabında takip edilir. Araç kiralama giderleri, Alınan hizmet faturası üzerinden girilir. Bu yüzden faturada kullanılacak olan Alınan hizmet tanım kartı içerisinde Binek Araç Kiralama alanı işaretlenmelidir.
Binek Araç Gider Oranı, Satınalma Parametreleri öndeğerlerinde yer alan Binek Araç Gider Oranı seçeneği ile belirtilir. Oran öndeğeri % 70’tir.
Binek Araç Kiralama Üst Sınırı tutarı, Satınalma Parametreleri öndeğerlerinde yer alan Binek Araç Kiralama Üst Sınırı seçeneği ile belirtilir. Tutar öndeğeri 5500 TL’dir.
Tevkifat Uygulansın: Tanımlanan hizmete tevkifat uygulanacağını belirtir. Bu seçeneğin işaretlenmesi durumunda fatura satırında bu hizmet/hizmet grubu tanımı seçildiğinde satır bazında fason uygulaması yapılabilmektedir.
Tevkifat Oranı: Tevkifat uygulanan hizmet/hizmet grubu için satınalma/satış işlemlerinde geçerli olacak tevkifat oranıdır.
Tevkifat oranı öndeğeri Fatura Çalışma Bilgileri'nde yer alan "Tevkifat Payı" ve "Tevkifat Paydası" satırlarından gelir. İstenirse değiştirilir.
Tevkifat Kodu: Tevkifat uygulanan hizmetlerde, satış ve satınalma işlemlerine aktarılmak üzere tevkifat kodunun seçildiği alandır. Seçilen kod faturada değiştirilebilir.
Kur Farkı: Cari hesap kur farkı hesaplama işlemlerinde Hizmet Faturası türünde kur farkı fişi oluşturmak için kullanılan alandır. Bu alan işaretlendiğinde satınalma/satış işlemlerinde ödeme ve tahsilatta oluşan kur farı için hesaplama yapıldığında "Eklenecek Fiş Türü" alanında Hizmet Faturası seçimi yapılarak kur farkı için satınalma/satış faturası kesilir. Alınan ve verilen hizmetler için sadece bir adet "Kur Farkı" işaretli hizmet kartı kaydına izin verilir. Kur farkı alanı işaretli bir hizmet kaydı bulunmadığında cari hesap kur farkı hesaplama işleminde hizmet faturası oluşturulamaz; program kullanıcıyı "Kur farkı için kullanılan hizmet kartı bulunmamaktadır" mesajı ile uyarır.
Birim Seti: Hizmete/hizmet grubuna ait işlemlerde kullanılacak birim seti kodudur. Birim setleri listelenir ve hizmet için geçerli olacak birim seti seçilir. Birim penceresinin tablo satırlarında seçilen birim setinde tanımlanan birimler listelenir. Bu birimlerin yalnızca öncelik sırası değiştirilebilir.
Hizmet Grubu Kodu: Alınan ve verilen hizmet/hizmet grubuna ait hizmet grup kodudur. Hizmet grupları Alınan/Verilen Hizmetler listesinde "Alınan/Verilen Hizmet Grubu" Ekle seçeneği ile tanımlanır. Tanımlı olan hizmet gruplarıyla alınan ve verilen hizmet/hizmet grubu tanım kartı içerisindeki bu alandan eşleştirilir. Hizmet gruplarının rengi alınan/verilen hizmetler listesi üzerinde koyu harfle gösterilir. Hiyerarşi Kodu kolonunda kırılımlı bir şekilde numaralandırmaları yer alır.
Hizmet grupları kaydedildiğinde Alınan/Verilen Hizmetler Listesinde hiyerarşik olarak giriş sırasına göre mi koda göre mı sıralanacağı Diğer İşlemler-Stok Çalışma Bilgilerinde yer alan “Hizmet Kartı Hiyerarşi Kodu Atama Yöntemi” parametresiyle belirlenir. Liste F9 menüsündeki “Hiyerarşi Kodlarını Düzenle” seçeneği ile parametreye uygun olarak yeni kayıtlar listede yerlerini alır.
Hizmet grubuna ait özellik bilgilerinin, eşleştirme yapıldığı anda hizmet/hizmet grubu kartına aktarılması isteniyorsa hizmet grubu bilgilerinin karta aktarılacağına dair gelecek olan bilgi mesajında "Tamam" seçilmelidir. "Vazgeç" seçilirse hizmet grubunun özellikleri hizmet/hizmet grubu kartlarına aktarılmaz.
Hizmet grubu kodu alanından seçimi yapılmak istenen hizmet grubu ile hizmet/hizmet grubu kartının birim seti aynı değilse, seçilen hizmet grubunun birim setinin farklı olduğuna dair uyarı mesajı alınır; kullanıcı isterse hizmet grubu bilgilerini aktarabilir. Ancak hizmet/hizmet grubu daha önce hareket görmüşse, birim seti farklı olan hizmet grubu ile eşleştirilemez.
Alınan ya da verilen hizmete/hizmet grubuna ait diğer bilgiler F9-sağ fare tuşu menüsündeki Muhasebe Hesapları ve Ambar Bilgileri seçenekleri ile kaydedilir.
Karşı İşlem Hizmet Kodu: Hizmet kartının karşı sipariş oluşturma işlemine aktarılması için kullanılır.
Standart (Alınan) Hizmet Kartları
Firma tanımlanırken, taşıma, taşıt, kırtasiye, telefon, kira vb. giderler için standart hizmet kartlarının program tarafından otomatik olarak oluşturulması mümkündür. Bunun için, sistem işletmeni tarafında yeni firma eklerken ekrana gelen "Standart hizmet kartları oluşturmak istiyor musunuz?" mesajının onaylanması gerekmektedir. Ana Kayıtlar modülü/Tanımlar menüsü/Alınan Hizmetler seçeneği ile açılan Hizmetler (Satınalma) penceresinde 87 adet standart hizmet kartının otomatik olarak eklendiği görülecektir.
GTİP Kodu: Hizmetin uluslararası ticarette kullanılması durumunda geçerli olacak GTİP kodudur. GTİP (Gümrük Tarife İstatistik Pozisyon) kodları uluslararası ticarette malların tanımını ve ayrımını yapmak amacı ile her ülkede aynı olmak kaydıyla kullanılan kodlardır.
CPA Kodu: Kamu e-Faturalarında kullanılacak olan hizmetler için CPA Kodu seçiminin yapıldığı alandır. CPA kodları Sistem İşletmeni/Kuruluş Bilgileri menüsü altından oluşturulur ve tanımlanır. Kamu senaryosuna sahip faturanın hareket satırında seçili olan hizmetin CPA bilgisi dolu olmalıdır, aksi durumda fatura kaydedilmez.
Menşei: Kamu e-Faturalarında kullanılacak olan hizmetler için üretim yeri seçiminin yapıldığı alandır. Ülkeler listesine ulaşılarak seçim yapılır. Kamu senaryosuna sahip faturanın hareket satırında seçili olan hizmetin Menşei bilgisi dolu olmalıdır, aksi durumda fatura kaydedilmez.