Taslak Satınalma Süreci.docx

1.KAPSAM

Satın alma işleminin onay dahilinde yapılabilmesini sağlayacak “Satın Alma Süreci” ni kapsamaktadır.Bu sürecin amacı, satınalma taleplerinin değerlendirilerek,en kısa sürede,en uygun fiyatlı ve amaca yönelik ürün               ve hizmetlerin               satınalımlarının sağlanmasıdır.

//Bu kapsamda Satınalma sürecine dahil olacak adımlar/modüller aşağıda listelenir

Örn :

       Talep

       Tekliflendirme -Satınlama-Mal Kabul

       Faturalama-Tiger Fatura Aktarımı

Varsayımlar :

//Proje varsayımları belirtilir.Örn :

• Bir fatura sadece bir sipariş ile ilişkilendirilecektir.Kapanmış bir sipariş tekrar başka bir fatura ile ilişkilendirilemez.

NOTLAR :

• Logo Flow ‘da satınalma tarafından yaratılacak Açık sipariş kaydı Tiger sipariş modülü kullanılmadığından dolayı Tiger’a aktarılmayacaktır.

2.   Süreç Diyagramı

//Süreç akış diyagramı

3. Onay Süreci Adımları

//Süreç semasında geçen süreç adımları sıra ile belirtilir,Örn :

• Satınalma talebi LogoFlow üzerinden yapılır.
• Talep onaylanmak üzere ilgili kullanıcının yetki tablosundaki birinci ve ikinci amirine düşer.
• Eğer talep birinci ve ikinci amir tarafından onaylanırsa Satınalma Havuzuna düşer.
• Satınalma havuzu kullanıcılarından birisi havuzdaki talepler için tekliflendirme yapar.Bir teklif farklı kullanıcılara ait taleplerden oluşturulmuş olabilir.Bir teklifte birden fazla satın alma kalemi bulunabilir.Satın alma kullanıcısı açık talepler içinden istediği talep satırlarını seçerek tekliflendirme yapabilecektir.

NOT : Satınalma talebi sipariş oluşturma işlemi için Satınalma Havuzuna düşene kadar olan süreçte süreç verilerinde değişiklik yapma yetkisi o adıma gelene kadar sürece dahil olan tüm kullanıcılarda olacaktır.

3. SATIN ALMA  SÜRECİ  SENARYOLARI

4. Ekran Tasarımları ve form alanları

4.1 Satın Alma Talep Formu

Logo Flow arayüzünde Satın Alma Talebi Formunda kullanıcıdan doldurulması beklenecek alanlar aşağıdaki gibi olacaktır.

Form işlem butonları :

Talep Gönder : Satınalma talepleri bu buton ile onaya gönderilebilecektir.

İptal : Talep sahibi onaya gönderilmiş ancak onay almamış tüm taleplerini iptal edebilecektir.Aynı zamanda Onaycı tarafından Ret butonu ile geri gönderilmiş talepler de talep sahibi tarafından iptal edilebilecektir.

Kaydet : Talep sahibi talebini onaya göndermeden sadece sisteme kaydetmek için bu butonu kullanabilecektir.Kaydedilen talepler kullanıcının “Üzerimdeki İşler” menüsünde bekleyecektir.

Form alanları :

Form No : Logo Flow Sayaç numarası sistem tarafından otomatik atanacaktır,salt okunur alandır.

Talep Tarihi  : Satınalma talebinin tarihi bu alana girilecektir, zorunlu alandır.Varsayılan değer olarak günün tarihi atanacaktır,kullanıcı isterse tarih bilgisini değiştirebilecektir. Geçmişe dönük talep tarihi girilemez.İleriye dönük talep tarihi girilebilir.

Personel  : Salt okunur alandır,talep girişi yapan Logo Flow kullanıcısının Adı-Soyadı gösterilecektir.

Departman : Satınalma talebinin giren kullanıcının departman bilgisidir..Zorunlu giriş alanıdır.

Satış Amaçlı /Kullanım Amaçlı Seçimi : Radio buton olacak ve sadece bir seçenek seçilebilecektir.Bu alandan veri seçilmesi zorunludur.Seçilen seçeneğe göre talep tipi seçenekleri değişecektir.

Talep Tipi : Satınalma talebinin tipi açılır listeden seçilecektir.”Kullanım Amaçlı” talepler için “Hizmet” ve “Demirbaş” seçenekleri seçilebilecektir.”Kullanım Amaçlı” talepler için “Ürün”,” Hizmet” ve “Demirbaş” seçilebilecektir.Talep tipi seçilmesi zorunludur.

Proje Bilgisi : Talebin hangi proje kapsamında yapıldığı bu alandan seçilebilir,zorunlu giriş alanı değildir.

Talep Formu : Satınalma talebine ilişkin form çıktısı bu linkten alınabilecektir.Çıktı formatı aşağıdaki şekilde olacaktır :

Talep Detay Bilgileri :

Masraf Merkezi : Varsayılan değer olarak aktif kullanıcının masraf merkezi seçili olarak gelir.Birden fazla masraf merkezi olan kullanıcılar için açılır listeden seçim yapılabilecektir.Zorunlu alandır.

Kalem Adı : Talep edilen ürün/hizmet/demirbaş bu alandan seçilecektir.Açılır liste tipinde zorunlu alandır.Ürün/Hizmet/Demirbaş kodları Logo Flow’da tanımlanmış olan kodlardan seçilecektir.

Miktar : Talep edilen ürünün miktar bilgisidir.Nümerik veri girişi yapılacaktır,zorunlu alandır.Varsayılan değer olarak “ADET” seçili gelir.

Birim: Talep edilen ürünün birimidir.Açılır listeden seçim yapılacaktır,zorunlu alandır.

Satın Alma Fiyatı: Talep sahibinden bilgi amaçlı doldurması beklenecek alandır.İlgili talebin son satınalma fiyatını ifade eder,Nümerik veri girişi yapılabilir,zorunlu değildir.

Teslim Süresi : Talebin beklenen teslim süresi bu alandan seçilecektir.Zorunlu alandır.Açılır listeden “1-3 gün arası”,” 1 Hafta”,” 2 Hafta”,” 1 Ay ve üzeri” seçenekleri seçilebilecektir.

Aciliyet Nedeni : Teslim süresi alanından “1-3 gün arası” seçilmiş ise aciliyet nedeni alanına açıklama girilmesi zorunludur,aksi halde doldurulması zorunlu değildir.Text veri giriş alanıdır.

Açıklama: Talep edilen ürüne ait açıklama bilgisidir.Text veri girişi yapılacaktır,zorunlu giriş alanıdır.

Talep Açıklama : Talebe ilişkin genel açıklama bilgisinin yazılabileceği alandır,text veri girişi yapılabilir,zorunlu giriş alanı değildir.

Onaycı Tablosu : Talebin onaycıları bu tabloda gösterilecektir.Tabloda Onaycı Adı,Ünvanı,eMail Adresi,Talep Statüsü ve Onay Tarihi bilgileri bulunacaktır.

4.2 Birinci ve İkinci Seviye Amir Onay Formu

Satınalma talebi ilk olarak talebi açan personelin “Satınalma Onay Tablosu”’nda belirlenmiş olan birinci ve ikinci seviyedeki onaycıların onayına düşecektir.Bu onaycılar talebi onaylayabilir veya reddedebilir. Onaycı kullanıcılar talep üzerinde talep sahibinin değiştirebildiği tüm alanları değiştirebilecektir. LogoFlow arayüzünde Satınalma Talebi Onay Formunda kullanıcıdan doldurulması beklenecek alanlar aşağıdaki gibi olacaktır.

4.3 Satınalma Teklif Formu

Birinci ve ikinci seviye amir onayından geçen satınalma talepleri satınalma havuzuna düşer.Satınalma kullanıcısı ilgili talepler için en az 2 alternatifli ve bir önerilen teklifi içeren bilgileri sisteme form üzerine girer.Tekliflendirme ekranında daha önce herhangi bir teklifle ilişkilendirilmemiş açık durumdaki talep kalemleri listelenecektir.Kullanıcı bu listeden oluşturacağı teklife konu olacak talep satırlarını işaretleyerek seçebilecektir.

Form işlem butonları :

Form alanları :

Seçilen Talepler Tablosu :

Sipariş Teklif Bilgileri :

4.4 Teklif Onay Formu 

Satınalma kullanıcısı tarafından tekliflendirilmiş talepler talep tutarı dahilinde belirlenmiş olan yöneticinin onayına düşecektir.Yönetici talep üzerinde herhangi bir değişiklik yapamaz.Sadece talep onay,revize ve talep ret aksiyonlarını alabilir.1000 TL ve üzeri talepler önce xx,sonra yy onayına düşecektir.Bu tutar parametrik olacak,ilerleyen zamanlarda değiştirilebilecektir.Eğer teklif tutarı 1000 TL nin altında ise ilgili teklifin yy tarafından onaylanması gerekecektir.

Form işlem butonları :

Onay: Satınalma teklifi bu buton ile yönetici tarafından onaylanabilecektir.Onaylanan teklif satınalma havuzuna düşecektir.

Ret : Satınalma teklifi bu buton ile yönetici tarafından reddedilebilecektir. Yöneticiler teklifi reddettiğinde teklif satınalma havuzuna geri gönderilir. Teklifte istenen revizyonlar yapıldıktan sonra ya tekrar onaya gönderilir ya da iptal edilir.

Form alanları : Yönetici onay formunda tüm alanlar salt okunur olarak gösterilecektir.Satınalma tarafından oluşturulmuş olan önerilen teklif ve altarnatif teklifler,teklife konu olan talepler  görüntülenecektir.

Ret Açıklama : Reddedilen talep formlarında açıklama bilgisi yönetici tarafından metin olarak girilecektir.Ret açıklaması girilmeyen formlarda ret işlemi yapılamayacaktır.

4.5 Satınalma Sipariş Formu

Yönetim tarafından onaylanan teklif açık sipariş konumuna getirilmek üzere satınalma havuzuna düşer.Siparişe dönüştürme işleminde ilgili Cari’nin mail adresine sistem tarafından tedarikçiye sipariş maili atılır.

Form işlem butonları :

Sipariş Oluştur: Satınalma teklifi bu buton ile siparişe dönüştürülecektir.Siparişe dönüştürme işleminde ilgili tedarikçinin mail adresine sipariş maili gönderilecektir. Açık siparişe dönüştürülmüş talep mal teslimi için satınalma kullanıcısına yönlendirilecektir.

İptal : Satınalma kullanıcısı bu buton ile ilgili sipariş girişini iptal edebilecektir.

Seçilen Talepler Tablosu :

Siparişin içerdiği talep satırları bu tabloda gösterilecektir.Tedarikçi Açıklama kolonu dışındaki tüm alanlar salt okunur alandır,kullanıcı tarafından değiştirilemez.

Tedarikçi Açıklama : Bu alana sipariş mektubunda tedarikçiye iletilecek olan siparişin açıklaması yazılacaktır.Satınalma kullanıcısı isterse bu alanı dolduracaktır,zorunlu giriş alanı değildir.

Cari Mail Adresi : Satınalma kullanıcısı tarafından sipariş oluşturulan cari’nin mail adresi bu alana girilecektir.Zorunlu giriş alanıdır.Bu alanın boş bırakılması durumunda Sipariş Oluşturma işlemi yapılamayacaktır. Eğer ilgili Cari’ye ait Tiger’da mail adresi mevcut ise bu veri ekrana otomatik olarak getirilir.

Tedarikçi’ye atılacak sipariş maili formatı aşağıdaki gibidir :

Mail To : İlgili teklif satırındaki önerilen “Cari e-Mail” bilgisi

Mail From

Mail Subject : Sipariş Mektubu

Mail Body :

4.6 Satınalma Mal Teslim Formu

Satınalma kullanıcısının mal teslim işleminde teslim ettiği ürün adet bilgisini ilgili siparişin satırlarına gireceği formdur.Satınalma kullanıcısı tarafından siparişe dönüştürülen talepler satınalma kullanıcısına Logo Flow’da Mal Teslim görevi olarak atanır.Satınalma kullanıcısı talebi teslim ettiğinde ilgili görevi açarak teslim ettiği adet bilgisini girer.Teslim formunda siparişin her kullanıcı ile ilgili olan satırları ayrı ayrı görünecektir.Sipariş satırlarında sadece teslim edilen adet alanı değiştirilebilecektir,diğer alanlar bilgi amaçlı olarak salt okunur şekilde gösterilecektir.Bir siparişe ait tüm satırlar için mal kabul işlemi yapıldıktan sonra bu sipariş mal kabulü yapılmak üzere satınalma kullanıcısına/departman mal kabul sorumlusuna atanır.

4.7 Mal Kabul Formu

4.9 Tiger Fatura Aktarım Ekranı

//fatura aktarım işlemi kullanıcı tarafından yapılacak ise form görseli ve detayları belirtilir

Sipariş ile ilişkilendirilmiş  kağıt veya e-faturalar Tiger ‘a aktarılmak üzere muhasebe kullanıcısına atanacaktır.Muhasebe kullanıcısı “Tiger’a aktar” butonu ile Tiger’a fatura aktarımı yapabilir.

4.11 Hizmet Kalemi Hiyerarşisi Tanımları

//Sürecin işlemesi için gerekli kullanıcı tarafından master veri girişleri olacak ise detayları verilir

5 Yetkilendirme

5.1 Kullanıcı Tanımlama

//sürece dahil olacak kullanıcı roller ve dış sistemden entegrasyon yapılacak ise detay bilgileri

6.   ENTEGRASYONLAR

6.1 Logo Entegrasyon

       6.1.1 Satın Alma Faturası Kaydı

//Entegrasyon yapılacak sistem ve entegrasyon yönteminin detayları belirtilir

7.RAPORLAMA

//Raporlama beklentileri

8. Sözlük ve Kısaltmalar