İzin Tanımı Ekleme

Logo Bulut İK'da İzin Tanımı ekleme işlemi Zaman Yönetimi>Tanımlar>İzin Tanımları sayfasından yapılır. 

İzin Tipi alanından servisin standardında ekli olan izin türleri listelenir.  Listelenen izin tiplerine yenisi eklenmek isteniyorsa Sistem Ayarları > Türler > Zaman Yönetimi > İzin Türleri ekranından yeni tür tanımı yapılabilir. 

Ekle seçeneği ile açılan İzin Türü ekranında, Tanım alanına izin türünün açıklaması yazılır. "Periyodik izin girilebilsin" seçimi yapılırsa bu izin türü kullanılarak girilen izin taleplerinde periyodik izin girilebilme seçenekleri gelir. Buna örnek olarak süt iznini verebilir.

Periyodik İzin Destek Videosu:   

İzin Türü tanımladıktan sonra, Zaman Yönetimi > Tanımlar > İzin Tanımları stesinden yeni bir izin tanımı eklenir. İzin Tanımları listesinde yer alan  (Ekle) butonuna tıklanır. Açılan İzin Tanımı ekranında aşağıdaki bilgiler kaydedilir:

Genel Bilgiler:

Kod alanında, izin tanımının kodu verilir.

Açıklama alanına izin tanımının adı veya açıklaması girilir. (Örneğin, mazeret izni, yıllık izin vb.)

İzin Tipi alanında, bir önceki adımda tanımlanan izin türleri listelenir. Uygun izin türü seçilir.

Çalışan Portalı Görünümü;

Kurumsal Çalışan Portalinda Kullanılsın kutusu seçilir ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin talebini Kurumsal Çalışan Portalinden ekleyebilir.

Kurumsal Çalışan Portalinda Öndeğer Getirilsin kutusu seçilir ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin talebini Kurumsal Çalışan Portalinden eklerken öndeğerde bu izin tanımı gelir.

Kurumsal Çalışan Portalinda Zaman Girilemesin kutusu seçilir ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin talebini kaydederken saatlere müdahale edebilmesi engellenmiş olur. 

Başlangıç-Bitiş Saati düzenlemeye kapalı olarak gelir;

Kurumsal Çalışan Portalinda Doküman Ekleme Zorunlu kutusu seçilir ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin talebini Kurumsal Çalışan Portalinden eklerken doküman eklemesi zorunlu tutulur ve doküman eklenmez ise izin kayıt edilemez.

Kurumsal Çalışan Portalinda İzinli Olanlarda Gösterilsin kutusu seçilir ise çalışanlar bu izin tanımına ait izin girdiğinde çalışan portalında izinli olanlar listesinde bu çalışanlar listelenir. 

Süre Birimi alanında, izin tanımı kartında geçerli olacak genel süre birimi seçilir. Gün, Saat ve Dakika seçenekleri listelenir ve seçim yapılır. 

Puantaj Hesaplamaları ile girilen iznin puantajda hangi satır ile ilişkilendirilecekse onun ilişkisi kurulur. Eğer girilen izinler puantaja aktarılmayacak ise bu alanda veri girişi yapılmaz. 

Bordro Yansıması, izne ait işlemlerin bordroya yansıma durumunu belirtir.

Döneme Ait Olan Süre seçiminin yapılması durumunda, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında dönem içinde kalan izin süresi bordroya yansıyacaktır. 

Sürenin Tamamı seçeneği kabul edildiğinde, tanımlanan izin için yapılacak puantaj hesaplamalarında izin süresinin tamamı puantaja yansıyacaktır. 

Hayır seçeneği seçildiğinde bordroya aktarım yapılmayacaktır.

İlişkili Ödeme/Kesinti izne karşılık çalışanın puantajına yansıtılacak ödeme ve kesinti bilgilerinin belirlenmesi için kullanılır.

Evet seçilir ise hangi çalışma parametresi ile ilişkili olarak hesaplanacağı ve bunun için hangi kurum çalışma parametresinin geçerli olacağı diğer alanlarda belirlenir. Sosyal Yardım, Ek Ödeme ve Ek Kesinti parametre tipleri listelenir ve seçim yapılır. 

Hayır ise seçim yapılmaz.

Üst Sınır Aşılırsa Hepsi Üst sınır aşılırsa Hepsi seçiminde izin ile ilişkili ödeme ya da kesintilerde izin tanımında belirtilen en fazla gün sayısı dikkate alınır. Bu iznin tüm günlerine ait ödeme ve kesintiler puantaj hesaplarına yansıtılır.

Üst Sınır Aşılırsa Aşan Üst sınırı aşan seçiminde izin ile ilişkili ödeme ya da kesintilerde izin tanımında belirtilen en fazla gün sayısı dikkate alınır ve yalnızca bu sınırın üstüne çıkan günlere ait ödeme ve kesintiler puantaj hesaplarına yansıtılır.

Kullanım Sınırları:

Süre Kontrolü

En Az Süre alanı ile tek seferde iznin belirtilen süre birimi cinsinden en az ne kadar girilebileceği belirtilir.

En Fazla Süre alanı ile tek seferde iznin belirtilen süre birimi cinsinden en fazla ne kadar girilebileceği belirtilir.

Süre Kontrolü

Süre Kontrolü, "Yapılmasın" seçildiğinde, tanımlanan sürelere bakılmaz ve izin talebi kaydedilir. 

Süre Kontrolü, "Uyarı Verilsin" seçildiğinde, tanımlanan sürelere bakılır; talep edilen süre kontrol edilir ve tanımlama dışında bir süre ise izni kaydederken uygulama uyarı verir. Ancak çalışanın izni kaydetmesine olanak sağlar.

Süre Kontrolü,  "Kaydedilmesin" seçildiğinde, talep edilen süre tanımlanan süreden farklı ise uygulama iznin kaydedilmesine izin vermez.

İzin Hakkı Kontrolü, izin hakkının olup olmadığının kontrol edilmesini sağlar. Yapılasın ya da Kaydedilmesin seçeneklerinden birisi seçilirse Eksiye Düşülecek Gün Sayısı seçim alanı düzenlenebilir hale gelir.

Eksiye Düşecek Gün Sayısı, İzin hakkı kontrolünün yapıldığı durumda çalışanın ne kadar eksiye düşebileceğinin belirlendiği alandır.

İzin Devri, Evet veya Hayır olarak seçilebilir. İzin devri "Evet" seçildiğinde, sonraki yıllar için önceki yıldan kalan izinlerin devrini sağlar. Hayır seçildiğinde önceki yıldan kalan izinler sonraki yıllara devretmez.

Kullanım Sınırları

Bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken, bu bölümde belirlenen dönem ve süre bilgileri dikkate alınarak ikili izin kontrolü gerçekleştirilir.

İkili kuralda ; Çalışan için bir izin hareketi kaydederken veya izin hareketinin durum bilgisini değiştirirken ilk satırda girilen izin bilgilerine göre kontrol yapılır.

Eğer ilk satırda verilen bilgilere uygun bir izin kaydı girilmişse, ikinci satırda girilen bilgilere göre ikinci kontrol yapılır.

İzin hareketi ilk satırda girilen bilgilere göre kontrolden geçemezse, ikinci satırdaki dönem ve süre bilgilerine bakılmaz.

İzin Kontrolü için öncelikle Dönem, Kullanım Sayısı ve Toplam Süre bilgileri girilir.

Dönem alanlarında izin tanımının hangi dönem için geçerli olduğu belirlenir.

Kullanım Sayısı alanlarında, belirtilen dönem içerisinde çalışan için kaç kez izin kaydı girilebileceği belirlenir.

Toplam Süre alanlarında, belirtilen dönem içerisinde kullanılabilecek toplam izin süresi girilir. Toplam izin süresi, İzin Tanımı kartının Süre Birimi alanında seçilen birime göre (Gün / Saat / Dakika) hesaplanır.

İzin Grubu alanında, izinin tanımının hangi izin grubunda geçerli olacağı belirlenir.

Parametreler:

Kritik Grup Kontrolü Kullanılsın seçildiğinde, izin planlama kayıtlarında izin planı kaydedilirken çalışanın içinde bulunduğu kritik grup tanımlarıyla ilgili kontroller yapılır. Uyarı Verilsin seçildiğinde, kontrol sonucuna göre izin planı kaydedilirken kullanıcı uyarılır. Kaydedilmesin seçilirse, kritik grup kontrolünden geçemeyen kayıtların kaydedilmesine izin verilmez.  

Kritik Grup Tanımı Dokümanı:  Kritik Grup Tanımı

Süre Hesabında Vardiya İzin girilecek personel için tanımlanan vardiya bilgisinin izin süresi hesaplanırken kullanılıp kullanılmayacağını belirten alandır.

(Destek Videosu : İzin Talebinde Vardiya Bilgisi Nasıl Seçilir? :  https://www.youtube.com/watch?v=CqJV70jQx00 )

Çalışma Süresine Etkisi Tanımlanan iznin çalışma süresine etkisini belirtir. İzne esas sürenin hesaplanmasında kullanılır. 

Etkisiz olarak seçildiğinde çalışan tarafından kullanılan izin, çalışma süresini etkilemeyecektir. Örneğin, çalışma süresi etkisiz seçilen izin, puantajda normal mesai süresini azaltmayacaktır.

Azaltacak olarak seçildiğinde talep edilen izin çalışanın çalıştığı süreyi azaltacaktır. 

İhbar Süresi Dikkate Alınacak

İzin Defterine Aktarım, "Evet" seçildiğinde, bu izin tanımı için yapılan izinler için kayıt oluşturulur ve Zaman Yönetimi > Raporlar > İzin Defterinden izin raporu alınabilir.

Talep Çakışma Kontrolü, 

Yapılmasın seçili olduğunda çalışan aynı tarihler için birden fazla izin talebi girilebilecektir. İzin talebi girilirken ve onaylanırken herhangi bir uyarı verilmeden işleme devam edilecektir.

Uyarı Verilsin seçili olduğunda çalışan aynı tarihler için birden fazla izin talebi girilebilecektir. İzin talebi girilirken ve izin talebi onaylanırken uyarı verilecektir.

Kaydedilmesin seçili olduğunda çalışanın izin talebi girilen tarih için daha önceden girilmiş herhangi bir izin talebi varsa uyarı verilir ve talep kaydedilmez.

Plan Çakışma Kontrolü, izin kaydında verilen tarihte çalışanın başka bir izin kaydının olup olmadığını kontrol eder ve aynı tarihte başka bir planı var ise uyarı verir.

İşe Dönüş Hesaplamasında, İzin talebi eklenirken, "Takvim Kullanılsın" seçildiğinde işe dönüş günü takvime bakılarak hesaplanır.

Kullanım Bilgileri:

Kullanım Detayları: 

Özel Gün Hesaplamaları ile izin girişlerinde firmaların çalışma şekline göre izin kullanımlarının belirlendiği alandır.

Azaltılacak İzin Tanımı :

Özel gün hesaplamaları bölümünde  Cuma = 2 seçili olduğunda cumartesi için düşülecek izin hakkının hangi izin tipinde düşüleceği "Azaltılacak İznin Tipi" alanında seçilen izin tipine bakılarak belirlenir.

Bu alanda yıllık izin seçildi ise ve çalışan mazeret izni için izin tanımı oluşturulmuş ise cuma günü mazeret izni girilen çalışanın yıllık izninden cumartesi günü için 1 gün izin otomatik düşülecektir.

Çalışan oluşturduğu bu mazeret izni tanımı ile cuma gününe bir mazeret izni talebi girdiğinde izin talebi kaydedilirken "Hafta tatili için yıllık izninizden (azaltılacak iznin tipi yazılacak) 2 gün düşülecektir." bilgilendirmesi yapılır.

İzin talebi onaylandığında arkada otomatik hafta tatili için yıllık izin tipinde (azaltılacak iznin tipinde) bir izin hareketi onaylı durumda oluşturulacaktır ve izin hakkından düşülecektir.

(8 Mart için Mazeret İzni - 9 Mart Cumartesi için ise Azaltılacak İzin Tanımı Yıllık İzin seçildiği için yıllık izin kaydı otomatik olarak oluşturulur.)

 Kullanıcı azaltılacak iznin tipi alanını izin tanımı oluşturduğu izin tipi ile aynı bırakırsa sistem mevcutta olduğu gibi izin tipi alanında seçilen tip için cumartesi günü için de izin hakkından düşecektir.

Hafta Tatilleri ve Resmi Tatiller için düzenleme yapılan alan standartta aşağıda ki şekilde gelir.

Bu şekilde kayıt edildiğinde kurum içinde tanımlı olan takvim çalışma günlerini dikkate alarak izin süresi hesaplanır.

Sayılacak Çalışma Günleri:

Bu alana müdahale edildiğinde hesaplama örnekleri aşağıda ki gibi olur;

Sayılacak seçilip sayılacak günler Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma, Cumartesi seçildiğinde ;

9,10,11,12 (Cuma, Cumartesi, Pazar, Pazartesi Haziran 2023 tarihlerine izin girildiğinde olarak izin gün sayısını 4 gün sayar.

Sayılacak seçilip sayılacak günler Çarşamba, Perşembe, Cuma seçildiğinde ;

5,6,7,8,9 Haziran 2023 (Pazartesi, Salı, Çarşamba, Perşembe, Cuma) tarihlerine izin girildiğinde olarak izin gün sayısını 3 gün sayar. (Yani 1 hafta izin girilse dahil sadece Çarşamba, Perşembe ve Cuma gününü sayar)