Yeni bir izin talebi onay tanımı kaydetmek için İzin Talebi Onay Tanımları listesindeki Ekle seçeneğine tıklanır. İzin Talebi Onay Tanımı penceresinden kaydedilen bilgiler şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
Kod | İzin tanımının kodudur. Kod alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. |
Açıklama | İzin tanımının adı ya da açıklamasıdır. Açıklama alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alan değildir. Ancak arama, sıralama, seçme vb. tüm işlemler açıklama bilgisi verilerek de yapılabilir. Bu nedenle izin tanımları, açıklama bilgisinin ilk 10 karakterine göre sıralıdır. |
Özel Kod | İzin talebi onay tanımı özel kodudur. İzin talebi onaylarını gruplamak amacıyla kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Bu alan 10 karakter uzunluğundadır, sayı ve harf birlikte kullanılabilir. |
Kriterler Sekmesi | |
Personel Kodu | Onay tanımının geçerli olacağı personel bilgisinin belirtildiği alandır. Alanın öndeğeri " * " değerini içermektedir. " * " değeri, tanımın tüm personel için geçerli olduğunu ifade eder. Listeleme seçeneğine üç nokta tıklayarak Personel Kartları listesine ulaşılır. Personel Kartları listesinden tek bir çalışan seçilebileceği gibi "*", "?" ve personel kodu karakterleri kullanılarak, onay tanımının seçilen personel kartları için geçerli olması sağlanabilir. |
Kurum Kodu/İşyeri Kodu/Birim Kodu/Bölüm Kodu | Kurum/İşyeri/Birim/Bölüm Kodu alanları da öndeğer olarak " * " değerini içermektedir. Alanların değerinin " * " olarak kayıt edilmesi ile onay tanımının tüm kurum/işyeri/birim/bölüm için geçerli olması sağlanır. Bu alanlardan herhangi birinden listeleme seçeneğine üç nokta tıklandığında, ilgili kayıtların yer aldığı listelere ulaşılır. Ulaşılan listelerden tek bir kayıt seçilebileceği gibi "*", "?" ve personel kodu karakterleri kullanılarak, onay tanımının seçilen kayıtlar için de geçerli olması sağlanabilir. |
Başlangıç Tarihi | Başlangıç tarihi alanına öndeğer olarak günün tarihi gelir. Bu alanda bir tarih belirtmek zorunludur. |
Bitiş Tarihi | Bitiş tarihini gösteren alandır. |
İzin Tanım Kodu | İzin talebi onay tanımının hangi izin tanımı veya tanımları için geçerli olacağı bu alanda belirlenir. |
İzin Tipi | İzin tipi bilgisi, izin talebine ilişkin seçilen izin tanımının tür bilgisidir. İzin talebi onay tanımının hangi türden izinler için geçerli olacağı bu alanda belirlenir. İzin tipi olarak aşağıdaki seçenekler listelenir;
Öndeğer olarak "Hepsi" seçeneği işaretlidir. Bu seçim, tanımın tüm izin tipleri için geçerli olduğunu belirtir. Yapılan seçimle, onay tanımının, sadece seçili olan türe sahip izin talepleri için geçerli olması sağlanır. |
Süre | Süre alanı, onay tanımına tabi izinler için süre kısıtlaması getirmek amacıyla kullanılır. Gün, Saat ve Dakika bazında bir süre aralığı girilir. |
| Personel/Kurum/İşyeri/Bölüm/Birim/Pozisyon Kodu | İzin talebi onay tanımının hangi personel/kurum/işyeri/bölüm/birim/pozisyon tanımı veya tanımları için geçerli olacağı ilgili alanlarda belirlenir. |
| Onaylar Sekmesi | Onaylar sekmesinde, izin taleplerine onay verecek olan kişi, onaylayıcı kişiye gönderilecek mesajının içeriği, mesajın geçerlilik süresi ve bu süre içerisinde onay mesajının cevaplanmaması halinde alınacak aksiyon belirlenir. |
| Onaylayıcı Türü | Onaylayıcı Türü alanında izin talebi mesajının gönderileceği ve izin talebini onaylayacak kişinin personel türü girilir. Personel, İdari Yönetici, Üst Pozisyon ve Vardiya Yöneticisi seçenekleri listelenir. |
| Sicil No/Adı/Soyadı | Onaylayıcı Türü Personel olarak belirlendiğinde, onay verecek personelin kaydı seçilir. Sicil No alanında listeleme seçeneğine üç nokta tıklayarak Personel Kartları liste ekranı açılır ve ilgili kayıt seçilir. Seçilen çalışanın ad ve soyadı bilgileri ilgili alanlara otomatik olarak aktarılır. Personel kartı seçme işlemi aynı şekilde Adı ve Soyadı alanlarından da yapılabilir. |
| Seviye | Seviye alanı, Onaylayıcı Türü İdari Yönetici veya Üst Pozisyon olarak belirlendiğinde aktif olur. Seçenek olarak 5 seviye listelenir. Onaylayıcı Türü alanında İdari Yönetici seçilirse, talebe ilişkin çalışanın kaç seviye üstündeki yöneticinin onaylayıcı olarak atanacağını Seviye alanına belirlenir. Onaylayıcı Türü alanında Üst Pozisyon seçilirse, talebe ilişkin çalışanın organizasyon şemasındaki pozisyonu dikkate alınır ve çalışanın Seviye alanında seçilen değer kadar üstündeki pozisyonda çalışan kişi onaylayıcı kişi olarak atanır. |
| Mesaj Konusu/İçeriği | Mesaj Konusu ve Mesaj İçeriği alanlarındaki listeleme seçeneğine üç nokta tıklandığında Formül ekranı açılır. İzin talebine istinaden onaylayıcıya gönderilecek olan onay mesajının konusu ve mesajın içeriği bu formül penceresinde yazılır. |
| Geçerlilik Süresi/Periyodu | Yöneticiye gönderilen onay mesajının geçerlilik süresi, saat, gün, hafta, ay veya yıl bazında belirlenir. Farklı yöneticilere gönderilecek onay mesajlarının geçerlilik süreleri satır bazında her yönetici için ayrı ayrı tanımlanır. |
| Yapılacak İşlem | Yapılacak İşlem, Geçerlilik Süresi sonunda uygulanacak işlemin seçildiği alandır. Üç seçenek listelenir:
Geçerlilik Süresi ve Geçerlilik Periyodu alanlarında belirtilen süre dolmadan yönetici herhangi bir işlem yaparsa Yapılacak İşlem alanında seçilen işlem iptal olur. Tekrar e-Posta Gönderilsin seçilirse, izni onaylayacak personele Geçerlilik Süresi/Periyodu sonunda onay mesajı tekrar gönderilir. Onaylandı Kabul Edilsin seçilirse, izin talebi onaylanmış kabul edilir ve gerekli tüm işlemler yapılır. Reddedildi Kabul Edilsin seçilirse, talebi giren personele izin talebinin reddedildiğine ilişkin bilgi mesajı gönderilir ve izin talebinin durumu İptal olarak değiştirilir. |
| Talep Eden Bilgileri | |
| Mesaj Konusu/İçeriği | Mesaj Konusu ve Mesaj İçeriği alanlarındaki listeleme seçeneğine üç nokta tıklandığında Formül ekranı açılır. İzin talebine istinaden alınacak aksiyonla ilgili olarak personele gönderilecek bilgi mesajının konusu ve mesajın içeriği bu formül penceresinde yazılır. |