"Elektronik Fatura Uygulaması", tanımlanan standartlara uygun e-Faturaların, taraflar arasında güvenli ve sağlıklı bir biçimde dolaşımını sağlamak amacı ile oluşturulan uygulamaların genel adıdır.
e-Fatura sisteminde satıcı ve alıcı e-Fatura gönderme ve alma konusunda yeterli alt yapıya ve alıcı ve satıcı e-Fatura düzenleme yetkisine sahip olmalıdır. e-Fatura ve uygulama yanıtının, vergi kanunları ve ilgili mevzuata uygun olarak düzenlenmesi gerekir.
e-Fatura uygulamasında "Gönderici Birim", "Merkez" ve "Posta Kutusu" olmak üzere 3 temel rol bulunur.
Gönderici Birim Rol Tanımı
e-Faturayı ve sistem yanıtını;
- Oluşturmaya imkan verir/oluşturur,
- Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar,
- Saklar,
- Yanıtın veri aktarım protokolü ile belirlenen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
- Merkeze iletir.
Merkez’den gelen uygulama yanıtını ve sistem yanıtını;
- Alır,
- Veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
- İşler,
- Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar,
- Saklar.
Posta Kutusu Rol Tanımı
Merkez üzerinden gelen elektronik faturayı ve sistem yanıtını;
- Alır,
- Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar,
- Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
- İşler,
- Saklar.
Uygulama yanıtını ve sistem yanıtını;
- Oluşturmaya imkan verir/oluşturur,
- Elektronik olarak imzalar veya Mali Mühür ile onaylar,
- Saklar,
- Fatura ve sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
- Merkez’e iletir.
Merkez Rol Tanımı
Kendisine gelen e-Faturayı ve uygulama yanıtını;
- Alır,
- Fatura ve uygulama yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
- İşler,
- Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar,
- İlgili adrese iletir,
- İlgili adrese sistem yanıtı oluşturur ve iletir.
Kendisine gelen sistem yanıtını;
- Alır,
- Sistem yanıtının, veri aktarım protokolü ile belirtilen veri kurallarına uygunluğunu denetler,
- İşler,
- Elektronik imza veya Mali Mühür doğrulaması yapar,
- İlgili adrese iletir,
- "Gönderici", "Posta Kutusu" ve "Merkez" tarafından oluşturulan belgeler, öngörülen şemalara, şema kurallarına, diğer veri kurallarına ve standartlara uygun olmak zorundadır. Uygulama ile ilgili her adımda loglama yapmak zorundadır.
e-Fatura uygulaması iki şekilde kullanılabilir;
- Temel faturalama işlemleri için oluşturulan ve http://www.efatura.gov.tr adresinde hizmete sunulan e-Fatura portalı aracılığıyla yapılabilir. Bu sistemde mükellefler ilave bir yazılım kullanmadan işlemlerini "GİB" portalı üzerinde yapabilecekleri gibi, Logo Netsis tarafından oluşturulan UBL-TR formatına uygun e-Fatura dosyalarını da portala yükleyebilirler.
- Bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura uygulamasına entegre edilmesi ile yapılabilir. Bu uygulamada mükellefler mühürlenen ya da imzalanan satış ve alış faturalarını portal yerine Logo Netsis uygulaması içinden doğrudan iletip alabilir.