Kayıtlar için yetki kodları çeşitli şekillerde verilebilir. Şöyle ki,
Kullanıcı tüm kayıtlara ulaşacaksa,
Kullanıcının seçilen kart ve fişler için tüm kayıtlara ulaşması isteniyorsa yetki kodu alanında "*" işareti kullanılır. Bu durumda, kullanıcı seçilen kart ya da fişlerin tümü üzerinde işlem yapabilir.
Kullanıcı yalnızca belirli kayıtlara ulaşacaksa,
Kullanıcının işlem yapacağı kart ve fişler için yetki kodları tek tek verilebilir. Örneğin ASTOK. Bu durumda şifresini vererek programa giren kullanıcı, kayıt yetki kodu ASTOK olan malzeme kartlarını açabilir ve bu malzeme kartlarına ait işlem yapabilir.
Kullanıcı yalnızca belirli bir grupta yer alan kayıtlara ulaşacaksa,
Belli bir kart ve fiş grubu için geçerli olacak yetki kodu, grup tanımı yapılarak belirlenir. Yetki kodunun bir bölümü yazılır ve kodun kalan kısmı için "" işareti kullanılır. Örneğin YK. Bu durumda şifresini vererek programa giren kullanıcı yetki kodu YK ile başlayan tüm kart ve fişlere ulaşabilir ve işlem yapabilir.
Kullanıcı bazı kayıtlara hiç ulaşmayacaksa,
Kullanıcının kesinlikle bilgilerine ulaşamayacağı ve işlem yapamayacağı kart ve fişler ise kayıt yetki kodunun başına " ˜ " işareti yazılarak belirlenir. Bu durumda şifresini vererek programa giren kullanıcı yetki kodu tanımında " ˜ " kullanılan kayıtlara ulaşamaz ve işlem yapamaz.