Talep Fişi Bilgileri

Firma içinde kullanılacak mal ve hizmetlere ait bilgiler Talep Fişleri listesinde Ekle seçeneği ile kaydedilir. Talep fişinin üst bölümündeki alanlardan fişe ait genel bilgiler, fiş satırlarından ise talep edilen mal ya da hizmete ait bilgiler kaydedilir. 

Fiş Numarası: Talep fişinin kayıt ve izlenme numarasıdır. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fiş numarası girilmeden fiş kaydedilemez. 

Tarih: Talep fişinin kayıt tarihidir. Sistem tarihi alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. Fişler tarihlerine göre sıralıdır. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. 

Saat: Talep fişinin kayıt zamanıdır. Sistem saati alana öndeğer olarak gelir. Gerekirse değiştirilebilir. 

Belge Numarası: Talep fişi belge numarasıdır. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. 

Proje Kodu: Fişin ilişkili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir. Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır. 

İşyeri: Bu alan Talep fişinin ait olduğu işyerini belirtir. Talep işlemini firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Merkez işyeri öndeğer olarak gelir. Kayıtlı işyerleri listelenir ve ilgili tanım seçilir. 

Bölüm: Talep bilgilerinin ait olduğu bölümü belirtir. Bu alan, talep işleminin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. 

Fabrika: Talep bilgilerinin ait fabrikayı bölümü belirtir. 

Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da İşyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan talep fişinin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. 

Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Özel kod alanını kullanıcı, fiş üzerinde yar almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. 

Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır. 

Durumu: Talep fişinin durumunun izlendiği alandır. Durum alanı şu seçenekleri içerir; Öneri, Onaylandı, Karşılanıyor, Karşılandı ve İptal.

Fiş ilk kaydedildiğinde fişte yer alan tüm talep satırları öneri durumundadır ve bu durum bilgisi kullanıcı tarafından değiştirilemez. 

Talep fişinin onaylanması ile fişte yer alan tüm satırlar Onaylandı durumuna getirilir.

Fişte yer alan taleplerin bir kısmının karşılanması durumunda ilgili talep satırı ve talep fişi karşılanıyor durumuna geçecektir.

Fiş satırında yer alan talebin tümünün karşılanıyorsa satır kapandı durumundadır. Ancak fişte başka taleplerin olması ve bunların tamamen karşılanamaması halinde talep fişinin durumu Karşılanıyor statüsünde izlenir.

Onaylandı/Karşılanıyor/Kapandı durumundaki bir talep fişine yeni eklenen satır onaylandı durumunda kaydedilir. Fiş kapandı konumundayken yeni bir satır eklendiğinde satır durumu onaylandı fiş durumu ise karşılanıyor olarak kaydedilecektir.

Fişte yer alan tüm talep satırlar öneri konumundaysa talep fişinin durumu da öneri statüsündedir. Satırlardan en az birinin statüsü öneriden farklı ise talep durumu "Karşılanıyor" olur. Satırdaki durumların hepsinin karşılanması durumunda fiş kapandı statüsüne geçer. 

Talep Eden: Talebin ait olduğu kişidir. 

Çalışan: Talebin hangi çalışana ait olduğu bu alanda belirtilir. İnsan Kaynakları programı ile bağlantılı çalışılması durumunda kayıtlı sicil kartları listelenir ve ilgili personel seçilir. Bağlantı yok ise kaynak yönetimi/ana kayıtlar altında yer alan çalışan tanımlarından seçim yapılır.

Talep Fişi Satır Bilgileri

Talep fişinde satırlarda talep edilen mal ve/veya hizmetlere ait bilgiler kaydedilir. Fiş satırlarında kaydedilen bilgiler şunlardır: 

Tür: Talep türünü belirtir. Talep edilen bir malzeme olabileceği gibi hizmet de olabilir. Tür alanı şu seçenekleri içerir; Malzeme, Hizmet, Karma Koli ve Malzeme Sınıfı.

Kodu: Tür alanında yapılan seçime göre malzeme/malzeme sınıfı/karma koli malzeme/sabit kıymet ya da hizmet kodudur. 

Tür alanında malzeme, malzeme sınıfı, karma koli türlerinden birinin seçilmiş olması durumunda kayıtlı malzeme ya da malzeme sınıfı kartları listelenir ve talep edilecek malzeme seçilir. 

Talep edilen bir hizmet ise kod alanından kayıtlı alınan hizmet kartları listelenir ve talep edilecek hizmet seçilir. 

Açıklaması: Kod alanında seçilen malzeme ya da hizmetin açıklamasıdır. Bu alandan da kayıtlı malzeme ve hizmet kartlarına ulaşılarak seçim yapılabilir. 

Varyant Kodu/Açıklaması: Seçilen malzemenin varyantlı olması durumunda olması durumunda, kayıtlı malzeme varyantları listelenir ve talep edilecek malzeme varyantı seçilir. Bu alan Malzeme Kodu alanına seçilen malzemenin varyantlı olup olmamasına bağlı olarak aktif veya inaktif olur. Varyantlı işareti atılmamış bir malzeme için varyant kodu alanı değiştirilemez.

Miktar: Talep miktarını belirtir. Talebin karşılanması durumunda bekleyen miktar değiştirilmek istenirse karşılanan miktardan küçük bir değer girilemez. 

Karşılanan Miktar: Bu alana doğrudan bilgi girilemez. Talebin karşılanması durumunda karşılanan miktar otomatik olarak aktarılır. 

İptal Edilen Miktar: Kısmi olarak sevkedilen malzemenin kalan miktarının iptal edilmesi durumunda iptal edilecek miktarı belirtir. Kullanıcı tarafından girilir.

Birim: Talebin hangi birim üzerinden yapılacağını belirtir. Malzemelere ve alınan hizmetlere ait işlemler, malzeme ya da hizmet kartında tanımlanan birimlerden herhangi biri üzerinden kaydedilir. Kartta verilen ana birim fişe öndeğer olarak aktarılır. 

Birim Fiyat: Talep edilen malzeme/hizmetin birim fiyatıdır. 

Dövizli Birim Fiyat: Talep edilen malzeme/hizmetin "Döviz" alanında seçilen döviz türü üzerinden birim fiyatıdır. 

Durumu: Talep satırının durumunu belirtir. Durumu alanı şu seçenekleri içerir; Öneri, Onaylandı, Karşılanıyor, Karşılandı ve İptal.

İlk talep kaydı oluşturulurken satır durumu Öneri'dir. Talep satırının durumu kullanıcı tarafından karşılanıyor statüsüne getirilemez. Talep karşılaması kısmi yapılan satır otomatik olarak karşılanıyor statüsüne geçer. 

Talep satırının durumu kullanıcı tarafından Kullanıcı kapandı ve iptal konumuna getirilebilir. Talebin bir kısmı karşılandığı geri kalanın karşılanmasına gerek görülmediği durumlarda yani talep edilen miktardan daha az bir miktarın yeterli görülmesi durumunda, karşılanıyor statüsündeki bir talep satırı kullanıcı tarafından kapandı durumuna getirilebilir. 

Fişler ilk oluşturulduğunda talep fişinin bütün satırları öneri durumundadır. Öneri durumundaki fişlerin durumları kullanıcı tarafından değiştirilemez. Talep fişleri listesinde F9/sağ fare düğmesi menüsündeki Onayla seçeneği kullanılarak talebin onaylanmasıyla bütün satırlar onaylandı durumuna otomatik olarak geçer. Talep kısmi olarak karşılanırsa karşılanan satırın durumu karşılanıyor durumuna program tarafından getirilir. Bu durumda talep fişinin durumu da karşılanıyor durumuna geçer. Satırın hepsi karşılanırsa satır durumu kapandı olur. Talep fişi ise bütün satırlar kapanıncaya kadar karşılanıyor durumunda kalır. Sonradan geri dönüş yapılabilecek satırlar için satırı çıkarmak yerine satır iptal konumuna getirilir. İptal konumundaki satırda değişiklik yapılamaz. Eğer değişiklik yapılmak istenirse satırın durumunun değiştirilmesi gerekir. 

Karşılama Türü: Satırda yapılan talebin karşılanma şeklini belirtir. Karşılama Türü alanı şu seçenekleri içerir; Satınalma, Üretim ve Ambar Transferi.

Malzeme, malzeme sınıfı, karma koli ve sabit kıymet türündeki satırlarda malzeme kartında belirtile temin şekli öndeğer olarak gelir. Gerekirse talep sırasında değiştirilebilir. 

Stoktan Karşılama: Talep karşılamada stoktan karşılama yapılıp yapılmayacağını belirtir. 

Stoktan karşılama alanı Evet ve Hayır seçeneklerini içerir. "Hayır" seçilmesi durumunda, talep karşılama işlemlerinde ambardaki stok miktarı dikkate alınmaz. Karşılama seçenekleri arasında Stoktan Karşılama yer almaz.

Talebin tümü satınalma siparişi ile karşılanır. 

Ambar Kullanımı: Karşılama türünün ambar transferi seçilmesi durumunda bu alanda seçim yapılır. Ambar kullanımı alanı Tüm Ambarlara Bakılacak ve Seçili Ambara Bakılacak olmak üzere iki seçeneklidir.

Alternatif Malzeme Kullanımı: Fiş satırında talep edilen malzeme ya da hizmetin alternatifinin olması durumunda talep karşılama işleminde alternatif malzemenin ne şekilde kullanılacağı bu alanda belirtilir. Alternatif Malzeme Kullanımı alanı dört seçeneklidir; Alternatif Kullanılmayacak, Tek Tip Malzeme Kullanılacak, Tek Tip Alternatif Kullanılacak ve Karışık Kullanılacak.

Kullanılmayacak seçiminde alternatifi kullanılmaz.

Tek Tip Malzeme Kullanılacak seçiminde, stokta hem ihtiyaç olan malzemeden hem de bu malzemenin alternatifinden bulunması ancak ihtiyacın tamamının yine de karşılamıyor olması durumunda, bu malzemelerden hangisi ihtiyacı daha fazla karşılıyorsa sadece o malzeme talep karşılamada kullanılır. 

Tek Tip Alternatif Kullanılacak seçiminde, malzemenin alternatiflerinden ihtiyacın tamamını veya büyük çoğunluğu karşılayabilen alternatif kullanılır. Stokta tamamını karşılayabilen bir alternatif bulunmuyorsa bu alternatif eğer ihtiyacın büyük kısmını karşılıyorsa geri kalan ihtiyacı karşılamak için bu malzeme üzerinden karşılama hareketleri yapılır.

Karışık Kullanılacak seçiminde ihtiyaç duyulan malzemenin hem kendisi hem de bütün alternatifleri talebin karşılanmasında kullanılabilir.

Karşılama Fabrikası/Karşılama Ambarı: Karşılama şekli üretim ve ambar transferi olan talep satırlarında transferin hangi fabrikanın hangi ambarından yapılacağı bu alanlarda belirlenir. Karşılama şekli satınalma olan talep satırlarında bu alanlara bilgi girilemez. 

Cari Hesap Kodu/Unvanı: Karşılama şekli Satınalma olan talep satırlarında talep edilen mal ya da hizmetin alındığı cari hesabın kod ve unvanıdır. Karşılama şekli üretim ve ambar transferi olan fiş satırlarında bu alanlara bilgi girilemez. 

Satış Sipariş Bağlantısı: Talebin bir satış siparişinin karşılanması için verilmesi durumunda bu alanın işaretlenmesi gerekir. Talebin sipariş ile bağlantısı, satış sipariş fişi satırında Talep Hareketi ile İlişkilendir menü seçeneği ile kurulur. 

Satış Siparişi Bağlantı Miktarı: Talebin alınan siparişin ne kadarını karşıladığını belirtir. 

Reçete ve Revizyon Kodu: Karşılama şekli üretim olan talep satırlarında talep edilen malzemeye ait üretim reçetesi ve revizyon kodudur. Karşılama şekli satınalma ve ambar transferi olan fiş satırlarında bu alanlara bilgi girilemez. 

Satır Özel Kodu: Talep fişi satır özel kodudur. Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi kaydetmek için de kullanabilir. 

Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz. 

Fiş Yetki Kodu: Fiş satırına ait yetki kodudur. Programda, yetkilendirme işlemi fiş ve kart alan bilgileri için de yapılmaktadır. Fiş satırına yalnızca yetki kodu verilmiş kullanıcı bilgi girebilir. Kayıt ve alan bazında yetkiler Yetki kodları seçeneği ile verilir. Yetki kodları penceresinden, kodların geçerli olacağı kayıtlar belirlenir ve yetki kodları verilir. 

Teslim Tarihi: Talep edilen malzeme ya da hizmetin teslim tarihidir. 

Ödeme Şekli: Karşılama şekli Satınalma olan talep satırlarında sipariş edilen mal ya da hizmet tutarının ne şekilde ödeneceğini belirtir. Kayıtlı ödeme planları listelenir ve ilgili tanım seçilir ya da yeni tanım yapılarak kaydedilir. 

Planlama: Satırdaki işlemin planlamaya dahil olup olmadığı bu alandan izlenir. 

Açıklama: Talep satırı açıklamasıdır. Eğer talep satırları planlanma sonucu oluşmuş ise hangi planlama kaydı sonucu oluştu bilgisi bu alana gelecektir. 

Ambar: Satırda yer alan malzemenin fiş başlık kısmında belirtilen ambardan farklı bir ambara girmesi ya da çıkması durumunda ilgili ambarın belirtildiği alandır. Fiş başlık bölümünde seçilen ambar satırdaki ambar alanına öndeğer olarak gelir. Tanımlı ambarlar listelenerek işlemin ilgili olduğu ambar seçilir. Talep fişi satırlarında girilen ambarlar sipariş fişine aynen aktarılır. 

Proje Kodu: Satırdaki işlemin ilgili olduğu proje kodudur. Kayıtlı proje tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ticari sistem tarafındaki tüm işlemlerde proje bilgisi girilerek, raporlar proje bazlı alınır ve muhasebeye entegrasyon proje bazında yapılabilir. Muhasebe hesapları ile kaydedilen bir hareket birden fazla masraf merkezi ile ilişkili olabilir. Örneğin toplu olarak yapılan alımlar firmanın değişik bölümlerinin ihtiyacını karşılıyor olabilir.

Bu gibi durumlarda masraf merkezlerine dağılımın ne şekilde yapılacağı proje tanımları ile kaydedilir. Projeler Genel Muhasebe bölümünde Projeler seçeneği ile tanımlanır. 

Fiş satırında cari hesap seçildiğinde, Cari Hesap kartı Diğer sekmesinde seçilen Proje Kodu bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilir. 

Fiş Tipi: Talep karşılama türü satınalma olduğunda, oluşturulacak fiş tipini belirlemek için kullanılır. Satınalma Siparişi ve Satınalma Emri seçeneklerini içerir. Satınalma emri seçildiğinde teklif yönetimi altında talep fişine ait satınalma emri oluşturulur. Fiş tipi öndeğeri Ticari Sistem Yönetimi program bölümünde Talep Parametreleri seçeneği ile belirlenir. Burada yapılan seçim talep fişlerine öndeğer olarak aktarılır. Gerekirse talep fişi üzerinde değiştirilebilir. 

Masraf Merkezi: Talep fişi satırına ait işlemin ilgili olduğu masraf merkezidir. Tanımlı masraf merkezleri listelenir ve seçim ya da yeni tanım yapılabilir. Satırda malzeme seçildiğinde, malzeme kartında seçili alımlar hesabı masraf merkezi bu alana otomatik olarak aktarılır; istenirse değiştirilebilir. 

Talep edilen malzeme ya da hizmetlere ait bilgiler "Kaydet" düğmesi tıklanarak kaydedilir. Kaydedilen fiş Talep fişleri listesinde fiş tarihi, fiş numarası, belge numarası, onay bilgisi, işyeri, bölüm, fabrika, ambar kolon bilgileri ile listelenir. 

Talep fişinin onaylanması ve talep karşılama işlemleri, Talep Fişleri listesinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan menü seçenekleri kullanılarak kaydedilir.

Üretici Kodu: Talep fişi satırında yer alan malzemenin Üretici Kodu bilgisidir. Üretici kodu alanına bilgi girişi yapıldığında ilgili malzeme satırda yerini alır. 

Reçete Türü: Talep fişi satırında yer alan malzeme fason bir malzeme ise Fason Reçetesi, üretim malzemesi ise Ürün Reçetesi bilgisi bu alanda yer alır.