Malzeme dolaşım fişleri, ithalat operasyon fişinde girilen malzemelerin antrepolar veya seçilen diğer depolar arasındaki hareketlerinin kaydedilmesini sağlayan fiş türüdür. Seçilen ithalat dosyası ve antrepo bilgisi sonucunda o antrepoda bulunan malzemelerin miktarları ve bu malzemelerin hangi antrepolara gönderileceği, ithal edilen malzemelerin hangi antrepoda ne miktarda bulunduğu dolaşım fişleri ile kaydedilir. 

Dolaşım fişi ile malzeme hareketlerine ait bilgiler; ithalat dosya numarası verilerek ya da ithalat faturası aktarılarak kaydedilir. Her iki durumda da bilgiler dolaşım fişi üzerinden kaydedilir. 

İthalat Dosya Numarası Verilerek Dolaşım Fişi Kaydetmek: Bunun için dolaşım fişinde İthalat Dosya Kodu alanında üç nokta simgesi tıklanır. Kayıtlı İthalat Operasyon Fişleri listelenir. İlgili fiş seçildiğinde bu fişte yer alan malzemeler dolaşım fişi satırlarına aktarılır. İthalat dosya numarası girildiğinde ilgili ithalat dosya satırları dolaşım fişine ithalat fişindeki miktarlarıyla beraber getirilir. İthalat Miktarı alanı değiştirilemez. Dolaşımdaki malzeme miktarı, fiş satırındaki hareket miktarı alanında kaydedilir. Bu miktar fiş satırında Ambar kolonunda belirtilen ambara gönderilecek miktardır. 

İthalat Faturası Aktarılarak Dolaşım Fişi Kaydetmek: Dolaşım fişi ile hareketleri kaydedilecek malzemeler ithalat faturası aktarımı ile fiş satırlarına yansıtılır. Bunun için malzeme dolaşım fişinde sağ fare düğmesi menüsünde yer alan "İthalat Faturası Aktar" seçeneği kullanılır. "İthalat Faturası Aktar" seçildiğinde kayıtlı İthalat Operasyon Fişleri listelenir. Dolaşım bilgileri kaydedilecek malzemeye ait fiş işaretlenerek seçilir ve fişe aktarılır. Malzeme hareket miktarı fiş satırında Hareket Miktarı alanında kaydedilir. Bu miktar fiş satırında Ambar kolonunda belirtilen ambara gönderilecek miktardır. 

Yeni dolaşım fişi eklemek için malzeme dolaşım fişleri listesinde "Ekle" seçeneği kullanılır. Açılan fişin üst bölümünde yer alan alanlardan fiş geneline ait bilgiler satırlardan ise malzemelere ait bilgiler kaydedilir. 

Malzeme dolaşım fişi ile kaydedilen bilgiler şunlardır:

Fiş/No: Fişin bilgisayardaki takip numarasıdır. Numara verilirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Fiş numarası bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.

Tarih: İşlemin yapıldığı günün tarihidir. Fiş tarihi bilgi girilmesi zorunlu bir alandır.

Saat: İşlemin kaydedildiği saati gösterir.

Belge Numarası: İşleme ait belgenin numarasıdır. Farklı firmalardan gelen belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Bu nedenle aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. 

Dosya Bilgileri

İthalat Dosya Kodu: Dolaşım bilgileri kaydedilecek malzemenin ithalat dosya kodudur. Kayıtlı dosyalar listelenir ve ilgili dosya seçilir.

İthalat Dosya Adı: Dolaşım bilgileri kaydedilecek malzemenin ithalat dosya adıdır. Bu alandan da kayıtlı ithalat dosyaları listelenir ve seçim yapılabilir.

İthalat Dosya Sıra No: İthalat dosyası sıra numarasıdır.

İşlem Sırası: İthalat dosyasındaki kaçıncı işlem olduğunu gösteren alandır.

İşyeri: Firma ya da kurumun merkezine bağlı olan, ancak ticari işlemlerini dışarıya karşı bağımsız yürüten birimlerdir. Bu alan, yapılan satın alma işleminin ya da verilen siparişin firmanın kayıtlı iş yerlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.

Bölüm: Bir işletmenin örgütlenme ve muhasebe açılarından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.

Fabrika: Bu alan, yapılan işlemin firmanın kayıtlı fabrikalarından biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır.

Ambar: Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu yerlerin her birine ambar denir. Ambarlar firma ya da işyeri tanımlarına bağlı olarak belirlenir. Bu alan fiş ya da faturanın ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır.

Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece aynı cari hesaba ait farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Bunun için Satınalma ve Satış Dağıtım Parametreleri'nde Fiş Satırları Ambar Bilgisi Değiştirilebilsin satırında "Evet" seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu durumda satırlarda yer alan Ambar alanında satırdaki malzemeye ait ambar kaydedilir.

İşlemler sırasında işyeri/fabrika/ambar kontrolü yapılıp yapılmayacağı Malzeme Yönetimi Parametreleri ile belirlenir. İşyeri/fabrika/ambar kontrolü yapılacaksa, işyeri ve fabrika belirtildiğinde, bağlı ambar kodu Ambar alanına gelir. İşyeri bir kaç ambarla çalışıyorsa Ambar alanında işlemin ait olduğu ambar seçilir. Kontrol yapılmayacaksa tanımlı tüm ambarlar listelenir ve seçim yapılır.

Özel Kod: Fişleri gruplamakta kullanılan ikinci bir kodlama alanıdır. Özel kod kullanıcının, fişleri kendi firmasına özel kriterlere göre gruplaması için kullanılır. Kullanıcı bu alanı fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir.

Yetki Kodu: Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının ulaşabileceği ve işlem yapabileceği fişler belirlenmelidir. Sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş gruplarına farklı yetki kodları verilmelidir. Yetki koduna göre fiş bazında şifreleme yapılır. Fişe yalnızca burada verilen yetki kodu ile programa giren kişilerin ulaşması ve işlem yapması sağlanır.

Malzeme Dolaşım Fişi satır bilgileri şunlardır:

Tür: Satır türünü belirtir. Dosya kodu girildiğinde, bu dosya kodu ile kaydedilen ithalat operasyon fişi satır türü alana otomatik gelir.

Malzeme Kodu: Satırda hareket gören malzemenin kodudur. Dosya kodu girildiğinde, bu dosya kodu ile kaydedilen ithalat operasyon fişinde yer alan malzeme kodu alana otomatik olarak gelir.

Malzeme Açıklaması: Satırda hareket gören malzemenin açıklamasıdır. Dosya kodu girildiğinde, bu dosya kodu ile kaydedilen ithalat operasyon fişinde yer alan malzeme kodu alana otomatik olarak gelir.

Varyant Kodu/Açıklaması: Satırda hareket gören malzeme varyantının kodu/açıklamasıdır. Dosya kodu girildiğinde, bu dosya kodu ile kaydedilen ithalat operasyon fişinde yer alan malzeme varyant kodu/açıklaması alana otomatik olarak gelir.

Kullanılabilir Miktar: İthalat operasyon fişinde belirtilen miktar, daha önceden girilen dolaşım fişleri ve başlık bilgilerinde seçilen ambar dikkate alınarak otomatik olarak hesaplanır.

Birim: Malzemenin birim bilgisidir.

Hareket Miktarı: Dolaştırılacak miktarın girildiği alandır. Hareket miktarı alanına girilen miktar satırda seçilen ambara gönderilecek miktardır.

Hareket Birimi: Dolaştırılacak miktarın birim bilgisidir.

Çıkış Ambarı: Malzemenin başlık bilgilerinden gelen ambar bilgisidir.

Giriş Ambarı: Malzemenin gönderileceği ambarın seçildiği alandır. Malzeme Dolaşım Fişlerinde birden fazla satırda farklı ambarlar seçilmiş olabileceğinden ötürü, Malzeme Dolaşım Fişleri listesinde yer alan Giriş Ambarı sütununda ilk satırda girilen Giriş Ambarı gösterilir.

Hareket Özel Kodu 1/2: Fiş satırlarını gruplamak, rapor alırken bir grup bilgiyi filtrelemek ve bu gruplanan bilginin toplamını görmek için kullanılır. Satırdaki özel kod ile fişin üst bölümünde yer alan özel kod farklıdır. Fişin üst bölümündeki özel kod fiş geneline ait özel koddur. Satırdaki özel kod alanı ise hareketleri gruplamak için kullanılır. Fişlerle ilgili tüm raporlarda hareket özel kodu bilgisine göre filtreleme yapılabilir. Ancak fişlerin hareket özel koduna göre sıralaması program tarafından yapılmaz.

Hareket Özel Kodu alanına, İthalat Dosyası alanında seçilen İthalat Operasyon Fişinin hareket özel kod bilgisi aktarılır.

Açıklama: Fiş satırı ile ilgili açıklamanın girildiği alandır.

Birim Fiyat: Malzeme birim fiyatıdır.

Dövizli Birim Fiyat: Malzeme dövizli birim fiyatıdır. 

Alınan Hizmet Faturası: İthalat sonrasında malların antrepolar arası veya ambarlar arası dolaşımı sonucunda yapılan masrafların programa girilmesi işlemidir. Alınan Hizmet Faturası seçildikten sonra satırlarda "İthalat Dosyası" seçilerek girilen masrafın ambara mı yoksa genele mi ait olduğu bilgisi belirtilmelidir.