NavSmartConfig.exe'de "Veri tabanına yedekle" kutucuğu işaretli olduğunda, Excel dosyasında "Veri Tabanına Yedekle" butonu aktif olarak gelmektedir. İlk defa kaydedilen bir Navigator raporunda Excel dosyasında "Kaydet" butonuna tıklandığında ya da CTRL + S yapıldığında kullanıcıya ilgili dosyanın veri tabanı yedeğinin oluşturulması ile ilgili öneri sunulur. Kullanıcının onaylaması durumunda yedekleme işlemi yapılır. Eğer önceden oluşturulmuş bir dosya veri tabanında yedeklenmek istenirse, "Veri Tabanına Yedekle" butonuna tıklandığında "Çalışma Kitabı Listesi" penceresi ekran görüntüsünde olduğu gibi açılacaktır.
Veri tabanına yedekleme yapılabilmesi için "Ekle" butonuna tıklanması gerekmektedir. Bu butona tıklandığında sistem "Excel Verisi Ekle" penceresini açacaktır. Kaynak Excel Dosya Adı seçilerek "Tamam" butonuna tıklanarak Excel dosyası veri tabanına yedeklenmiş olacaktır.
Veri tabanına yedeklenmiş olan Excel dosyasını veri tabanından silmek için Çalışma Kitabı Listesinde önceden eklenmiş olan dosyalardan biri tıklanarak seçilir. Sonrasında silme tuşuna tıklanarak silme Onay penceresi açılır. Onay verildikten sonra dosya yedeği veri tabanından silinir.
Veri tabanına önceden yedeklenmiş olan bir dosyanın son hali veri tabanına kaydedilmek istenildiğinde, güncellenecek dosya seçilir ve güncelle butonuna tıklanır. Sistem onay penceresini getirir ve onaylandığında güncelleme gerçekleşir.
Veri tabanına yedeklenmiş olan Excel dosyası fiziksel olarak terminale aktarılmak istenildiğinde "Dışa Aktar" butonuna tıklanarak indirilmesi sağlanmaktadır. Ekran görüntüsündeki gibi "Dışa Aktarılacak Dosya Adı" bilgisinin girilmesi ve "Tamam" butonuna tıklanması gerekmektedir.
Bu işlemle birlikte ilgili dizinde yedeklenmiş olan Excel dosyasının kopyası oluşturulacaktır. Aynı dizinde aynı isimle bir Excel dosyası bulunması durumunda, dosya isminin değiştirilmesi istenecektir.