Vadeli bir işlemin vade tarihi geldiğinde nakit olarak ya da ters bakiyeli bir işlem tarafından kapatılması gereklidir. Vade tarihinden daha önce ya da daha sonra kapatılması durumunda ilgili cari hesap aşağıdaki yöntemle hesaplanan tutar kadar borçlu veya alacaklı duruma geçer. Bu tutara da Vade Farkı adı verilir.
Vade Farkı Hesaplaması= Kapanan Tutar * Faiz Oranı * Gün Sayısı / 30
Yukarıdaki formülde yer alan Faiz Oranı o cari hesabı borçlandıran / alacaklandıran işlemler sırasında kullanılmış olan ödeme planında yer alan faiz oranıdır ve bu oran aylık olduğu için vade farkı hesaplanırken Kapanan Tutar, Faiz Oranı ve Gün Sayısı birbirleriyle çarpıldıktan sonra 30'a bölünürler.
Gün Sayısı ise cari hesabın borcunu vade tarihinden önce veya sonra ödemesi durumunda yapılan "Gün Sayısı= Kapanma Tarihi - Vade Tarihi" işlemi sonucu bulunan gün sayısıdır.
Cari hesabın ödemesinde gecikme var ise vade farkı "borç", önceden ödeme var ise "alacak" verir.
Vade Farkı Faturası
Bir cari hesap için yukarıda açıklanan nedenlerden dolayı vade farkı oluşmuş ise bunun o cari hesaba faturalanması dolayısıyla tahsil edilmesi gerekir. Bu işlem vade farkı faturası ile yapılır.
Vade farkı faturaları ikiye ayrılırlar:
- Alınan Vade Farkı Faturası: Bu fatura, cari hesabın borcunu vade tarihinden önce ödemesi durumunda o cari hesap tarafından firma için kesilir. Yani bu fatura tutarını hesaplayıp kesmek cari hesabın işidir. Kullanıcı bu faturayı sadece programa girer ve kaydeder. Bu fatura Borç Takip Raporu'nda iki satır halinde yer alır. İlk satır normal bir fatura gibi fatura net tutarı kadar "alacak" olarak, ikinci satır ise Vade Farkı İşlemi adı altında sadece vade farkı tutarı kadar "borç" olarak listelenir.
- Verilen Vade Farkı Faturası: Bu fatura ise eğer cari hesap borcunu vade tarihinden sonra ödemiş ise firma tarafından hesaplanarak kesilir. Bu fatura da Borç Takip Raporu'na iki satır halinde yansır. İlk satır normal bir fatura gibi fatura net tutarı kadar "borç" olarak, ikinci satır ise Vade Farkı İşlemi adı altında sadece vade farkı tutarı kadar "alacak" olarak listelenir.
Bu faturada cari hesaba ait vade farkını otomatik olarak hesaplamak için Tutar alanında F9 menü tuşu yardımı ile "Vade Farkı Hesaplama" seçeneği kullanılarak Vade Farkı Hesaplama Raporu ile hesaplanır. Bu rapora ait filtreler ve kullanılış şekilleri şöyledir:
Döviz Türü: Cari hesaba ait hangi işlem döviziyle yapılmış işlemlere vade farkı uygulanmak isteniyorsa o döviz türü seçilir.
Güncelleştirme:
- Güncel
- Borç Kapatma
Bu filtrede Güncel seçeneği seçilirse, Borç Takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınır. Borç Kapatma filtresi seçildiği zaman ise rapordaki İşlem tarihi filtresindeki tarih itibariyle ve "Borç Kapama" filtresindeki seçime uygun olarak tüm işlemler kapatılır ve oluşan bakiye, aynı tutarda ters bir satır ile sıfırlanır.
Borç Kapama:
- İşlem Yapılmayacak
- Kapanmamışlar Kapatılacak
- Tümü Kapatılacak
Bu filtrede İşlem Yapılmayacak seçeneği ile Borç Takip penceresiyle ilgili hiçbir işlem yapılmadan rapor alınması sağlanır. Kapanmamışlar Kapatılacak seçeneği seçilirse, Borç Takip penceresinde kapatılmamış olan tüm işlemler kapatılarak rapor alınabilir. Tümü Kapatılacak seçeneği seçildiğinde ise Borç Takip penceresindeki kapatma hareketleri dikkate alınmadan FIFO yöntemine göre tüm hareketler kapatılır.
İşlem Tarihi: Öndeğer fişe girilen tarih gelir. İşlem tarihi filtresinde verilen tarihe kadar girilmiş olan işlemler göz önüne alınır ve diğer filtreler de bu tarihe göre kullanılarak rapor alınabilir.
Bütün filtreler uygun şekilde seçildikten sonra alınan raporda cari hesabın borç ya da alacak bakiyesine bakılmaksızın bir vade farkı hesaplanır.
Eğer hesaplanan vade farkı o cari hesap için "alacak" bakiyesi veriyorsa faturaya aktarım yapılmaz. Çünkü kesilen fatura verilen vade farkı faturası olduğundan bu faturaya aktarılan vade farkları bakiyeleri "borç" olmalıdır ki o fatura cari hesap tarafından firmaya kesilebilsin.
Vade Farkı Hesaplama Raporu'nda hesaplanmış olan vade farkı tutarı cari hesap için "borç" bakiyesi veriyorsa faturaya aktarılır. Aktarım yapılırken genellikle bir ödeme planı eklenir. Çünkü bu fiş de sonuçta bir faturadır ve zamanında ödenmesi gerekmektedir. Bunun için yeni bir ödeme planı sistem tarafından eklenir. Eklenen ödeme planına ilişkin bilgiler aşağıdaki gibidir:
Kodu: VFF-0001
Günler: Hepsi
Faiz Oranı: Cari hesap kartında daha önceden bir ödeme planı tanımlı ise o ödeme planının faiz oranı burada kullanılır. Eğer cari hesap kartında bir ödeme planı tanımlı değilse ya da tanımlı olan ödeme planında faiz oranı 0 ise o zaman vade farkı faturası sırasında eklenen ödeme planının da faizi 0 olur.
Satırlar: Bu ödeme planı tek satırlık bir ödeme planıdır. "Formül" alanında P1 (KDV dahil işlem tutarı) parametresi bulunur. "Gün" alanında ise aşağıdaki formüle göre hesaplanmış olan bir sayı bulunur.
Ortalama= Vade Farkı1 * Vade Tarihi1 + Vade Farkı2 * Vade Tarihi2+.....
Vade Tarihi Vade Farkı1Vade Farkı2.......
ve Ortalama Vade Tarihi > Fatura Tarihi olmak üzere,
Gün Sayısı= Ortalama Vade Tarihi - Fatura Tarihi
Ortalama vade tarihi fatura tarihinden küçük ise gün sayısı negatif çıkacağından bununla ilgili bir ödeme planı getirilmeyecektir.
Ortalama vade tarihi hesaplanırken kullanılan vade farklarından "alacak" olanlar ortalama vade tarihi hesabı işlemine "eksi" olarak girer.
Ortalama Gecikme Nasıl Hesaplanır?
Cari Hesabın Ortalama Gecikmesi ve Bizim (Firmanın) Ortalama Gecikmesi şeklinde ikiye ayrılır. Her ikisi de aynı formül kullanılarak hesaplanır.
Aralarındaki tek fark farklı işlem grupları için hesaplama yapılmasıdır.
Cari Hesabın Ortalama Gecikmesi: Cari hesaba ait işlemlerin birbirini kapatması sonucunda oluşan ortalama gecikmedir. Cari hesaba ait işlemlerin hangileri olduğu aşağıda verilmiştir.
Bizim (Firmanın) Ortalama Gecikmesi: Firmaya ait işlemlerin birbirini kapatması sonucunda oluşan ortalama gecikmedir.
Bu işlemleri hangileri olduğu aşağıda verilmiştir.
Kullanılan Formül:
Ortalama Gecikme= ((Ödeme tar. 1 - Vade tar. 1) * Tutar1) + ((Ödeme tar. 2 - Vade tar. 2) *Tutar2) + .... / Toplam Tutar
Özet Adat Raporu: Borç Takip Raporu'nun özet olarak alındığı rapordur. Borç takip raporunun toplam kolonlarını gösterir. Raporda firma ve cari için toplam "Borç" ve "Alacak" kolonlarının yanı sıra ortalama ödeme, ortalama gecikme gün bilgileri ile müşteri bazında ne kadar vade farkı oluştuğu bilgileri yer alır.
Raporda vade farkından doğan borç/alacak adatlar cari hesap bazında ayrı ayrı dökülür. Ayrıca firma ortalama ödemesi ve gecikmesi ve cari hesap ortalama ödemesi ve gecikmesi alanlarını da Borç Takip Raporu'ndan alarak getirir.
"Borç Adat" alanına cari hesabın vade farkı alanına borç olarak geçen tutarların toplamı gelir. "Alacak Adat" alanına cari hesabın vade farkı alanına alacak olarak geçen tutarların toplamı gelir.
Borç Yaşlandırma Raporu: Geçmişe ait, yapılmamış tahsilatların toplamını gösteren rapordur. Borç Takip Raporu'nda kapanmamış olan hareketlerin borç veya alacak toplamları hesaplanarak bu rapora yansırlar. Bu yüzden Borç Yaşlandırma Raporu'nun kontrolü Borç Takip Raporu ile beraber yapılmalıdır. Borç Yaşlandırma Raporu aynı Tarih filtresi kullanıldığında Borç Takip Raporu ile birebirdir.
"0"'ı bugün kabul edersek, ileride kapatılması gereken borç ve alacaklar ilk kolonda, geçmişteki kapanmamış yani gecikmiş tüm borç ya da alacaklar verilen yaşlandırma aralığına göre diğer kolonlarda listelenir. Rapor kolonlarında "0" olarak görünen yer bugündür. Default filtrelerle alındığında raporun ilk kolonunda mali yıl başından itibaren bugünkü tarihten bir önceki tarihe kadar hesaplama yapıldığı göz önüne alınmalıdır. Borç Yaşlandırma Raporu'nun ilk kolonuyla birebir karşılaştırma yapmak için, Borç Takip Raporu'nda bitiş tarihi; günün tarihi - 1 olarak verilmelidir. "Tarih" filtresi kullanılmadığında Borç Yaşlandırma Raporu'nda ileri tarihlerden gelen kapama işlemleri de hesaba katılacağından borç/alacak karşılaştırması yapılması zordur. Bu yüzden Borç Takip Raporu tüm borç kapama türü filtreleri için ayrı ayrı alınıp gerekli kapama işlemlerinden sonra borç/alacak hesaplanmalı ve Borç Yaşlandırma Raporu'yla karşılaştırılmalıdır. Aynı filtreler kullanılarak bu iki raporun karşılaştırılması gerektiği unutulmamalıdır.
Borç Takip Raporunda kapama işlemi kısmen yapıldığında, borç/alacak tutarından kapanan tutar çıkarılıp, kalan borç/alacak tutarı kapanmamış işlemlerin üzerine eklenerek hesaplama yapılır.
Yaşlandırma Aralığı: Kolonlara verilen aralığa uygun olarak başlık atar ve hesaplamaları verilen bu aralık bazında yapar.
Yaşlandırma Başlangıcı: Verilen yaşlandırma başlangıcı sadece ilk kolon için geçerlidir. Yaşlandırma başlangıcı olarak verilen gün yaşlandırma şekline uygun olarak günün tarihinden geriye hesaplama yapar. İlk kolon için bu işlemi yaptıktan sonra diğer kolonları verilen yaşlandırma aralığına bağlı olarak kolonları bölmeye devam eder.
Yaşlandırma Şekli – Ay Aralığı: Ay bazında ödenmemiş toplam tahsilatları gösterir.
Gün Aralığı: İstenilen gün periyodunda geriye dönük ödenmemiş tahsilat toplamlarını gösterir. Eksi değerler bizim borcumuzu, artı değerler bize olan borçları gösterir.
Borç Dağılım Raporu: Geleceğe yönelik firmaya yapılacak tahsilatları listelemede kullanılır. Cari hesapların kapanmamış borçlarının dönemlere listelendiği rapordur. Borç Takip Raporu'nda kapanmamış olan hareketlerin borç veya alacak toplamları hesaplanarak bu rapora yansır. Bu yüzden Borç Dağılım Raporu'nun kontrolü Borç Takip Raporu ile beraber yapılmalıdır. "0"'ı bugün kabul edersek, geçmişteki kapanmamış tüm borç ya da alacaklar ilk kolonda, ileride kapatılması gereken borç ve alacaklar da verilen dağılım aralığına göre diğer kolonlarda listelenir. Rapor kolonlarında "0" olarak görünen yer bugündür. Default filtrelerle alındığında raporun ilk kolonunda mali yıl başından itibaren bugünkü tarihten bir önceki tarihe kadar hesaplama yapıldığı göz önüne alınmalıdır. Borç Dağılım Raporu'nun ilk kolonuyla birebir karşılaştırma yapmak için, Borç Takip Raporu'nda bitiş tarihi; günün tarihi - 1 olarak verilmelidir. Borç Dağılım Raporu aynı tarih filtresi kullanıldığında Borç Takip Raporu ile birebirdir. "Tarih" filtresi kullanılmadığında borç dağılım raporunda ileri tarihlerden gelen kapama işlemleri de hesaba katılacağından borç/alacak karşılaştırması yapılması zordur. Bu yüzden Borç Takip Raporu tüm borç kapama türü filtreleri için ayrı ayrı alınıp gerekli kapama işlemlerinden sonra borç/alacak hesaplanmalı ve Borç Dağılım Raporu'yla karşılaştırılmalıdır. Aynı filtreler kullanılarak bu iki raporun karşılaştırılması gerektiği unutulmamalıdır. Borç Takip Raporu'nda kapama işlemi kısmen yapıldığında, borç/alacak tutarından kapanan tutar çıkarılıp, kalan borç/alacak tutarı kapanmamış işlemlerin üzerine eklenerek hesaplama yapılır.
Detaylı Ortalama Vade Raporu: Özet Adat Raporu'nun daha ayrıntılı şeklidir. Raporda, verilen referans tarihine göre ortalama vade bilgisi yer alır.