e-Defter Uygulaması

e-Defter nedir?

Gelirler İdaresi'nin 24.02.2011 tarihinde yayınladığı, Elektronik Defter Genel Tebliği'nde

e-Defter:

Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutul ası zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.

şeklinde tanımlanır.


Hangi defterler e-Defter olabilir?


Başlaşlangıç aşamasında, e-Defter olarak tutulabilecek defterler:
 

• Yevmiye Defteri
• Defteri Kebir

Genel Uygulama

• e-Defter olarak oluşturulan dosyalar, GİB'in belirlediği format ve standartlara (XBRL GL) uygun olmalıdır. e-Defterler aylık dönemler şeklinde oluşturulmalı ve saklanmalıdır.

• Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanların yine elektronik olarak devam etmeleri, kağıt kullanmamaları gerekmektedir. 

-Defter

 Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği

• Madeni yağ lisansı sahipleri, tütün ve tütün ürünleri ile kolalı gazoz ve alkollü içecek ürünlerini üreten ve ithal eden mükellef gruplarına e-Defter uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilmiştir.
• Bu doğrultuda; zorunluluk kapsamına giren mükelleflerin e-Defter uygulamasına 2014 yılı içerisinde (son tarih 1 Eylül 2014) geçmeleri öngörülmüştür.

Uygulamadan kimler yararlanabilir ?

• Bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler e-Defter uygulamasından yararlanabileceklerdir.

Gerçek Kişiler: 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen nitelikli elektronik sertifika ve imzaya sahip olmalıdır.

Tüzel Kişiler: GİB tarafından belirlenen şartlar çerçevesinde elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine ve Mali Mühüre sahip olmalıdır.

Uygulamadan Yararlanmak için Neler Yapılmalı? 

Mali Mühür Nedir?
 

• Uygulamayı kullanmak için başvurusu uygun bulunan tüzel kişiler düzenledikleri e-Defterlerin değişmezliğini, bütünlüğünü ve kaynağının doğruluğunu garanti altına almak için Mali Mühür kullanmak zorundadırlar.
• Mali mühür cihazı için Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesinin doldurularak yetkili kişiler tarafından imzalandıktan sonra GİB'e ulaştırılması gerekir.
• Sonrasında başvuruları uygun bulunanların kullanıcı hesapları tanımlanacaktır. Hesaplarının tanımlandığı bilgisi kendilerine iletilenler mali mühürlerinin temini (TÜBİTAK-UEKAE) işlemlerini yerini getirecektir.

Mali mührün başvuru, işleyiş ve kullanımı ile ilgili tüm bilgi ve belgeler http://mm.kamusm.gov.tr adresinde yer alır.

Berat Dosyasının Oluşturulması

• GİB'in belirlediği standartlarda ve formatta hazırlanan defter dosyasının mühürlendikten sonra GİB’e gönderilmeden önce bir de berat dosyasının oluşturulması gerekmektedir.
• Vergi Usul Kanununa göre; sadece berat dosyası oluşturulmuş olan e-Defterler kabul görmektedir. Buradaki amaç; e-Defterin değişmezliğinin ve bütünlüğünün ispat edilmesine yöneliktir.
• Berat dosyasında hazırlanan e-Defter dosyasının belli bilgileri ve referans olarak imza/mühür kısmı yer alır.
• Daha sonraki aşamada; berat dosyası GİB’in edefter.gov.tr sayfasında yüklenir.
• Beratın GİB tarafından onaylanıp onaylanadığı da yine bu sayfadan takip edilir.

Akış şeması

Kaynak: edefter.gov.tr Teknik Kılavuz

İşlem Adımları

eNeden e-Defter?

• Standart raporlar
• Baskı, kağıt ve kartuş tasarrufu
• Arşivleme tasarrufu
• İşgücü ve zaman tasarrufu
• Onay maliyetlerinde azalma
• Denetim ve yönetim faaliyetlerinde hız ve etkinlik
• Uzaktan erişim/denetim kolaylığı

 
Neden e-Defter?

• İç denetim ve hesap verebilirlik
• e-kayıtların orijinal biçimi ile geleceğe taşınması
• Kayıt değiştirilemezliği ve güvenliği
• Hızlı ve uzaktan erişim imkanı
• e-Denetim için uygun altyapı oluşturmak
• Uluslararası ve uzaktan denetimin kapısını aralamak

Logo j-Platform e-Defter Uygulaması

e-Defter işlem adımlarını aşağıdaki  ekrandan takip edeceğiz. İlgili ekrana Genel Muhasebe- Tanımlar-e-Defter menüsü ile ulaşılır.

e-Defter
e-Defter Kayıt Yeri

Sistemde oluşturulacak olan XML dosyalarının hangi klasör altına saklanacağı, ticari sistem öndeğer ve parametrelerde yer alan "e-Defter Kayıt Yeri" bağlantısında belirtilir.

e-Defter Kayıt Yeri

XML dosyaları oluşturulan yıllara ilişkin klasörlerde, her aya ilişkin oluşturulan dosyalar ise ilgili ay klasörü içerisinde saklanmaktadır. Defter türüne bağlı olarak oluşturulan dosyalar «Kebir» veya «Yevmiye» klasöründe saklanmaktadırlar.

Yevmiye defteri

Yevmiye defteri aşağıdaki gibi eklenir. Form üzerindeki zorunlu alanlar doldurulur ve kaydedilir.

Organizasyonel Birim Tanımında «Geçiş Tarihi» belirtilmemiş iş ise defter kaydetme aşamasında aşağıdaki örnekteki gibi mesaj verilir, bu durumda defter oluşturulamaz.

«Geçiş Tarihi» öncesine defter kaydetmek istenirse aşağıdaki örnekteki gibi mesaj verilir, bu durumda defter oluşturulamaz.

Yevmiye defteri üzerindeki zorunlu alanlar doldurulmaz ise aşağıdaki mesaja benzer uyarı mesajları alınır.

Yevmiye defterinde «Dosya Oluşturma» işlemini başlatmayı engelleyecek alanlar Admin panelde ilgili birim için (Bağlı kurum ya da Organizasyonel birim) doldurulmalıdır. İlgili alanlar aşağıdaki ekran görüntüsündeki gibidir;

e-Defter
"Mali müşavir sözleşme tarihi geçersizdir!» mesajı alındığında, Bağlı Kurum tanımı içinde (Organizasyonel birim kullanılıyorsa bu tanım içerisinde) Mali Müşavir sekmesindeki "Sözleşme Tarihi" alanı doldurulmalıdır. Doldurulmadığı takdirde uyarı mesajına konu olacak diğer alanlar ise aşağıdaki gibidir;

Herhangi bir aya ait defter kaydı oluşturulurken , ilgili organizasyon birime ait bir önceki defter kaydının oluşturulması gerekir. Örneğin, Yevmiye defteri Ocak ayında oluşturulmaz direkt olarak Şubat ayında oluşturulmaya çalışılırsa form kaydedilir ancak «Dosya Oluştur» denildiğinde aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı alınır ve programdan «Ocak Yevmiye Defteri» istenir.

Kıst dönemlerde oluşturulmuş dosyalar silinmek istendiğinde, ilk olarak "Başlaşlangıç Tarih"i küçük olan silinmek istenir ise, aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında uyarı verilir, bu durumda dosyanın silinmesine izin verilmez.

İlgili aya dair «Yevmiye Defteri» oluşturulmadan «Büyük Defter» oluşturulamaz. Oluşturulmak istendiğinde aşağıdaki mesaj alınır.

Aynı döneme ait «Büyük Defter» ve «Yevmiye Defteri» var iken, Yevmiye Defteri silinmek istendiğinde aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında uyarı verilir, bu durumda dosyanın silinmesine izin verilmez.

Kıst dönemlerde dosyaya yazılacak kayıt bulunamadığında, aşağıdaki örnekte görüntülenen mesaj kapsamında uyarı verilir, bu durumda dosya boş olarak oluşturulur.

Dosya oluşturma işlemi sırasında, 200MB kısıtına göre otomatik bölme işlemi gerçekleştirilmektedir. Oluşturulan dosya ile ilgili bilgi ekranda verilen mesaj ile belirtilmektedir. Parçalı dosya oluşturulması durumunda «Kontrol Numarası» kolonunda Başlangıç ve bitiş kontrol numaraları arasına ( - ) işareti koyularak değerler görüntülenmektedir.

Kaynak Belge Detayı

e-Defter uygulamasında ticari sistemde kayıt altına alınmış olan muhasebe hareketlerinin «Kaynak Belge Detayı» alanlarına kayıt girilmesi zorunludur. Girilmediği takdirde, aşağıdaki örnekte görülen yarı verilir ve muhasebe fişi oluşturulmaz.

e-Defter kullanıcıları için, ticari sistem kaydı girildiğinde, muhasebe hareketlerinin «Kaynak Belge Detayı» dolduruluyor. «Teminat Mektubu» gibi Belge Türü belirtilemeyen fişler için «Diğer» tipi seçilerek aşağıdaki örnekteki gibi Kaynak Belge Detayı oluşturuluyor.

Yevmiye defteri

«Yevmiye Madde Numaralama» işlemi, belirtilen «Tarih Aralığı» başlangıç değerinden itibaren «İlk Yevmiye Madde No» alanındaki değer ile başlatılmaktadır. Numaralandırma işlemi, e-Defter geçiş tarihinden önceki bir tarihte başlatılmışsa, geçiş tarihten sonraki ilk fiş «1»'den başlatılmaktadır.

Yevmiye defteri (Dosya İmzala)

Tüm bilgiler doğru ise Yevmiye Defteri için «Doya Oluştur» işlemi yapılır. Oluşturulan e-Defter dosyası, «Dosya İmzala» butonu ile mali mühür/e-imza ile imzalanır.

Dosya oluşturulduktan sonra fiş girişi yapılabilir mi?

Dosya oluşturulduktan sonra, aynı tarihlere ait fiş girilmesine izin verilmez. Aşağıdaki  örnekte görüntülenen mesaj kapsamında belirtilir, bu durumda fiş oluşturulmaz.

Berat oluşturulduktan sonra «Berat İmzala» butonu yardımıyla Gelirler İdaresine gönderilecek imzalı berat dosyasının oluşması sağlanır. «Berat imzala» butonuna basıldığında berat dosyasına son etiket grubu ds:Signature eklenerek berat imzalanır ve isim standartlarına uygun zip dosyaları oluşturulur. «Berat İmzala» işlemi zaman damgalı yapılacaksa, «Zaman Damgası» onay kutucuğu işaretlenir.

e-Defter Beratı Nedir ?
Elektronik defter beratı; Genel Tebliğde yer alan esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik  dosyayı ifade etmektedir. Gelir vergisi mükellefleri e-imza ile, tüzel kişiler ise mali mühürle berat alacaklardır.

«İmzalı Berat» dosyası zip formatı ile sıkıştırılmış şekilde oluşturulur ve ww.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-defter uygulamasına yüklenir.

edefter.gov.tr adresinde bulunan «e-defter uygulaması»

Berat dosyası XML şemaları kullanılarak oluşturulan berat dosyalarına ait görüntü aşağıdaki gibidir.

Yevmiye Defteri ; (GİB’e Gönderildi)

«GİB'e Gönderildi» butonuna basılarak, GİB'e aktarım işlemi tamamlanmış dosyaların durumları "GİB'e Gönderildi" olarak güncellenir.

Oluşan örnek dosyalar :

1234567890-201301-Y-0000.xml (yevmiye)
1234567890-201301-YB-0000.xml (yevmiye beratı)
1234567890-201301-K-0000.xml (büyük defter)
1234567890-201301-KB-0000xml ;(büyük defter beratı)