e-İrsaliye Dokümanı

GENEL OLARAK E-İRSALİYE UYGULAMASI

Mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 sayılı Vergi Usul Kanununun 230 uncu maddesinin beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan "sevk irsaliyesi" belgesinin, elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi, alıcısına elektronik ortamda iletilmesi ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine ilişkin yapılan düzenlemeler bu maddenin konusunu oluşturmaktadır.

Bu Tebliğde düzenlenen e-İrsaliye belgesi, yeni bir belge türü olmayıp, kağıt ortamdaki "sevk irsaliyesi" belgesi ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

ELEKTRONİK İRSALİYENİN DÜZENLENMESİ VE İLETİLMESİ

e-İrsaliyenin www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-İrsaliye Uygulamasına ilişkin teknik kılavuzlarda yer alan format ve standartlara göre elektronik ortamda, elektronik sertifika ile imzalanarak düzenlenmesi, alıcısına iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesi esastır. e-İrsaliyenin, bu Tebliğde belirlenen usul ve esaslara uygun olarak düzenlenmesi, gönderme veya alma işlemlerinin de Başkanlık tarafından oluşturulan e-İrsaliye Uygulaması aracılığı ile gerçekleştirilmesi zorunludur. e-İrsaliyenin malın fiili sevkinden önce (alıcısının henüz belli olmadığı ve malın fiili sevki sırasında muhtelif müşteriler adına kağıt ortamda irsaliye düzenlenmesi ve malın asıl muhatabına teslimi sırasında düzenlenecek e-İrsaliyeler hariç olmak üzere) düzenlenmesi ve Başkanlık sistemlerine başarılı olarak iletilmesi malın fiili sevki için yeterli olup, bununla birlikte düzenlenen e-İrsaliyenin Başkanlık sistemleri üzerinden alıcısına başarılı bir şekilde iletilmesi gerektiği tabiidir.

Malın fiili sevki sırasında araç içinde e-İrsaliyenin bir örnek kağıt çıktısının bulundurulması ya da elektronik olarak görüntülenmesinin sağlanması zorunlu olup, söz konusu kağıt çıktı üzerinde ıslak imza ya da kaşe bulunması zorunlu değildir. Söz konusu kağıt çıktının, alıcıya verilmesi zorunlu olmadığı gibi malların alıcıya tesliminden sonra muhafaza veya ibraz edilme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Sevki yapılacak mala ilişkin olarak e-İrsaliyenin düzenlenmesinden önce e-Fatura düzenlenmiş olması halinde, e-İrsaliye üzerinde e-Faturanın tarih ve belge numarasına da yer verilmesi zorunludur. Düzenlenecek e-İrsaliyelerde, Başkanlık sistemlerinden elektronik ortamda sorgulanması, doğrulanması ve görüntülenmesine imkan vermek üzere; karekoda veya barkoda belge üzerinde yer verilmesi zorunludur. Mükellefler e-İrsaliye düzenlerken, bu Tebliğde belirtilmeyen hususlarda süreler başta olmak üzere Vergi Usul Kanunu ve ilgili diğer kanun ve düzenlemelerde yer alan usul ve esaslara uymak zorundadır. e-İrsaliye Uygulamasından yararlanan mükellefler e-İrsaliye Uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere kağıt irsaliye düzenlemeye devam edeceklerdir.

UYGULAMADAN YARARLANMA YÖNTEMLERİ VE BAŞVURU ESASLARI

e-Fatura mükellefleri, e-İrsaliye keseceklerdir. Mükellefler e-İrsaliye Uygulamasından;
a) Kendi bilgi işlem sistemlerinin Başkanlık sistemlerine entegrasyonu yoluyla, (e-Fatura sisteminin entegrasyon sisteminin aynısı)
b) e-İrsaliye Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden genel kullanımını sağlamak amacı ile Başkanlık tarafından oluşturulan ve www.efatura.gov.tr internet adresinde hizmete sunulan GİB Portalı aracılığıyla,
c) Başkanlıktan izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemleri aracılığıyla, olmak üzere üç yöntemden herhangi birini seçerek yararlanabileceklerdir.

KİMLER E-İRSALİYE DÜZENLEYEBİLİR?

Mal e-İrsaliye düzenlenebilmesi için, e-Fatura mükellefi olunması gerekir.

E-İRSALİYEYE GEÇİŞ TARİHİ

e-İrsaliye'ye 1 OCAK 2018 itibarıyla isteğe bağlı olarak geçiş yapmaya başlayabilirsiniz.

PROGRAMDA E-İRSALİYE UYGULAMASI

E-İRSALİYE UYGULAMASINA TABİ FİŞ TÜRLERİ;

e-İrsaliye uygulaması programda;
➢ İrsaliye
➢ Ambar transfer fişi için uygulanacaktır.

Fiş türleri:

Satış İrsaliyeleri: (Gerçek durumda olan belgeler)
• (02) Perakende Satış İade İrsaliyesi (gelen)
• (03) Toptan Satış İade İrsaliyesi (gelen)
• (04) Konsinye Çıkış İade İrsaliyesi (gelen)
• (07) Perakende Satış İrsaliyesi (giden)
• (08) Toptan Satış İrsaliyesi (giden)
• (09) Konsinye Çıkış İrsaliyesi (giden)
• (35,36,37,38,39) Tanımlı satış irsaliyeleri (giden)
• (25) Ambar fişi (giden)

Satınalma İrsaliyeleri: (Gerçek durumda olan belgeler)
• (01)Satınalma İrsaliyesi (gelen)
• (05) Konsinye Giriş İrsaliyesi (gelen)
• (06) Satınalma İade İrsaliyesi (giden)
• (10) Konsinye Giriş İade İrsaliyesi (giden)
• (26) Muhtahsil irsaliyesi (olmayacak)

E-İRSALİYE UYGULAMASI İÇİN PROGRAMDA YAPILMASI GEREKEN DÜZENLEMELER

Cari Hesap Kartı içinde zorunlu alanlar;

e-Dönüşüm sekmesinde;

• e-İrsaliyelerin, "e-İrsaliye Kullanıcısı" olduğuna dair onay kutucuğu seçilmelidir.
• e-İrsaliye bilgileri sekmesindeki alanlar dolu değilse bu cari için sanal e-İrsaliye oluşturulur.

Genel Bilgiler sekmesinde;

• Posta kutusu etiketleri girilmelidir. (Cari Hesaba veya Sevikyat adresi)
• Ülke,İl,İlçe, Adres,Telefon ve e-Posta adresi

Ticari Bilgiler sekmesinde;

• Tüzel ise VKN, şahıs ise TCKN

e-İrsaliye Numaralandırma Şablonu

e-İrsaliye numaralandırma şablonu tanımlanmalıdır.

e-İrsaliye izni kapsamında düzenlenen belgelerde, seri-sıra numarası yerine 3 haneli birim
kodu ve 13 haneli sıra numarasından oluşan belge numarası kullanılır. (e-Fatura/e-arşiv şablonu gibi)

Sistem işletmenine, e-İrsaliye numaralama şablonu eklenmiştir.
• Sabit 3 karakter: "IRS"
• Sabit 4 karakter yıl seçimli: YYYY

Kalan 9 hane numerik artan olarak üretilir.

Birim kodu "IRS" serbestçe belirlenebilir.

e-İrsaliye Öndeğer Ve Parametreleri

e-Dönüşüm parametrelerinde;

e-İrsaliye işlemeleri altında irsaliye tutar bilgisi gönderilsin (Evet/Hayır) ve birim evrensel kodu eşleştirilmesi kontrolü (Yapılacak/Yapılmayacak) seçenekleri bulunur.

Birim Tanımlama (Bağlı Kurum) Ekranında e-İrsaliye İşlemleri

Admin panelde bağlı kurum içerisinde e-Dönüşüm sekmesinde e-İrsaliye onay kutucuğunun işaretli, posta kutusu etiket bilgilerinin olması gerekiyor.

Bağlantı Ayarları / Özel Entegratör Kullanıcı Bilgileri

• Kullanıcı Adı
• Şifre
• Web servis adresi

Alanları doldurduktan sonra "Sına" butonuna tıklanıp bağlantı sağlanır.

Genel tanımlar sekmesinde Kurum Tipi "Gerçek Kişi" seçili olduğunda aşağıdaki zorunlu alanlar doldurulmalıdır.

• İşveren Adı
• İşveren Soyadı
• İşveren T.C. Kimlik No
• İşveren e-Mail adresi
• e-Mail adresi
• Telefon
• Vergi Dairesi
• Cadde
• Unvan
• Ülke
• İl, İlçe

Genel tanımlar sekmesinde Kurum Tipi "Tüzel Kişi" seçili olduğunda aşağıdaki zorunlu alanlar doldurulmalıdır.

• Vergi Dairesi
• Vergi Numarası
• Unvan
• e-Mail adresi
• Telefon
• Cadde
• Ülke
• İl, ilçe

Örnek e-İrsaliye İşlemi

Toptan Satış İrsaliyesi (e-irsaliye);

Modülde e-İrsaliyeye tabi olan cari hesap seçildiğinde, oluşturulmuş olan e-İrsaliye şablon numarası gelir.

e-Dönüşüm sekmesinde e-İrsaliye onay kutucuğu öndeğer işaretli gelir.

Taşıyıcı Firmalar Admin panelden işlemler altında Kuruluş Bilgilerinden tanımlanabilir.

Gerekli alanlar doldurulduktan sonra fiş kaydedilir. Fişin durumu "Taslak"sa "Onaylanmış"a çevrilir.

e-İrsaliye gönderilmeden önce, ilgili e-İrsaliye üzerinde sağ klik gönder/ e-İrsaliye görüntüle işlemiyle görüntülünebilir.

Oluşturulan e-İrsaliye e-Dönüşüm/e-İrsaliye/Giden e-İrsaliyeler ekranına düşer. e-İrsaliye durmu "GİB'e "gönderilecek şekildedir.e-irslaliye Gönder butonuyla irsaliye gönderilmiş olur.
e-Dönüşüm/ e-İrsaliye ekranı altında

• Posta kutusu : Gelen e-İrsaliyeler için işlem yapılan ve görüntülenen modüldür.
• Gelen e-İrsaliyeler : Posta kutusundan içeri alınan ve kaydedilen irsaliyelerin görüntülediği modüldür.
• Giden e-İrsaliyeler : e-İrsaliye alıcılarına gönderilmek üzere işlem yapılan modüldür.

Başarılı şekilde gönderilen e-İrsaliyeler , "Giden e-irsaliyeler "ekranından "Gönderilen e-İrsaliyeler" ekranında görüntülenebilir.

Aşağıdaki gibi örnek hata alınan e-İrsaliyede sağ klik bilgiler/portal hareketlerinden hatanın açıklaması görülebilir.