Kayıt bazında yetkilendirme yaparak kullanıcıların yalnızca belirli tanım ve işlemlerle ilgili işlemleri yapmasını sağlamak mümkündür. Yetki kodları program bölümlerinde açılan kartlar ve işlemler için ayrı ayrı tanımlanır. Kayıt bazında yetkiler Yetki kodları seçeneği ile verilir. Yetki kodları penceresinden, kodların geçerli olacağı kayıtlar belirlenir ve yetki kodları verilir.
Kullanıcıların hangi yetki kodlarını kullanacağı ise Sistem Ayarları Bölümü'nde Tanımlar Genel menüsünün altında yer alan Yetki Kodları seçeneği ile belirlenir.
Yetki kodları ağacı tanım penceresinden tanım ya da işlemlerde geçerli olacak yetki kodları kaydedilir. İstenen sayıda yetki kodu tanımlanır.
Yapılan her tanım, Kod ve Açıklama alanlarında birer satır olarak yer alır. Yetki kodlarının hangi program bölümüne ait olduğunu belirtmek için, tanım penceresinin Sistem Modülleri bölümünde ilgili modül altına kopyalanır.
Kod ve açıklama alanlarında, tanım ya da işlem için geçerli olacak yetki kodu verilir. Böylece kullanıcı ya da grup burada verilen yetki koduna sahip tanım ya da işlemlere ulaşacak ve yalnızca bu tanımlarla ilgili işlemleri yapabilecektir.
Örneğin kullanıcının yalnızca belirli personel kartlarına ulaşması ve işlem yapması için, önce kayıt türü belirlenir. Daha sonra üzerinde işlem yapacağı personel kartı için geçerli olacak yetki kodu verilir.
Örneğin kullanıcının, yalnızca B harfiyle başlayan yetki kodlu bilgilere ulaşması isteniyorsa yetki kodu alanında B*** yazılarak, B harfi ile başlayan yetki koduna sahip kartlara kullanıcının ulaşması ve işlem yapması sağlanır.
Aynı kayıt türü için birden fazla yetki kodu tanımlamak mümkündür. Bu yetki kodlarından öndeğer olarak kart ya da fişlere aktarılacak olanları da yine yetki kodu kolonunda belirlenir.