Özel kodlar, tanımları, işlemleri ve hareketleri gruplamakta kullanılır. Özel kodlar, program bölümlerinde yer alan tanım, işlem ve hareketler için ayrı, ayrı tanımlanır. Tanımlanan bu özel kodlara tanımlar, işlemler ve hareketler üzerinden ulaşılır ve seçilerek ilgili alana aktarılır.
Özel kodlar, Sistem Ayarları bölümünde Tanımlar Genel menüsü altında yer alan Özel Kodlar seçeneği ile tanımlanır.
Özel kodlar ağacı tanım penceresinden tanım ya da işlemlerde geçerli olacak özel kodlar kaydedilir. İstenen sayıda özel kod tanımı yapılabilir.
Yapılan her tanım, Kod ve Açıklama alanlarında birer satır olarak yer alır. Özel kodların hangi program bölümüne ait olduğunu belirtmek için, tanım penceresinin Sistem Modülleri bölümünde ilgili modül altına kopyalanır.
Tanım penceresinde satırlarda girilen bilgiler ise şunlardır:
Kod: Kartları, işlemleri ya da hareketleri gruplamakta kullanılacak özel koddur. Özel kod tanımlarken sayı ve harf birlikte kullanılabilir.
Açıklama: Özel kod tanımına ait açıklama alanıdır.
Kullanım Yeri 1,2,3,4 ve 5 Kutucukları: Birden fazla özel kod kullanılan tanımlarda, özel kodlar penceresinde yapılan tanımın hangi özel kod için geçerli olacağı tanım penceresi kullanım yeri alanında yer alan seçenekler işaretlenerek belirlenir. Sadece Malzeme Yönetimi Malzeme(Sınıfı) Kartları ve Finans Yönetimi Cari Hesaplar tanımlarında yer alır. Malzeme ve cari hesap tanımları için 5 ayrı özel kod kullanılabilmektedir.
Özel Kodlara Tanım ve İşlemlerden Ulaşım
Tanım ve işlemde, özel kod alanlarından tanımlı özel kodlar listelenir ve ilgili tanım seçilir. Yapılan işleme göre, özel kod alanında üç nokta simgesi tıklandığında (ya da F10 tuşuna basıldığında) o tanım veya işleme ait özel kodlar listelenir. Sistem Ayarları bölümünde özel kod tanımlanmamışsa ekrana gelen mesajla kullanıcı uyarılır ve özel kod tanımının yapılması için onay istenir. Özel kod tanımlı ise seçilerek tanım ya da işleme aktarılır.
Eğer o tanım ya da işlem için farklı bir özel kod tanımı yapılacaksa Özel Kodlar listesinde Ekle seçeneği ile yeni tanım yapılır. Yeni özel kod ve açıklaması kaydedilir ve Seç düğmesi tıklanarak tanım ya da işleme aktarılır.
Özel Kodların Raporlarda Kullanımı
Tanım ya da işlem satırlarında girilen özel koda göre bilgiler filtrelenerek raporlanır. Tüm raporlarda özel koda göre filtreleme yapılır ve yalnızca belirlenecek özel kod bilgisine sahip bilgilerle raporlar alınır. Özel kod filtre satırlarında grup ya da aralık tanımı yapılarak istenen koşullar belirlenir. Etkin raporlama için özel kodlar belirlerken firmadaki değişik rapor ihtiyaçları göz önüne alınmalıdır.