Kullanıcı Grupları seçeneğiyle, aynı organizasyon yapısı içinde yer alan kullanıcılar gruplara ayrılarak, çalışma şekilleri ve yetkileri belirlenir. Bir kullanıcı yaptığı işlere göre farklı gruplarda yer alabilir. Kullanıcı gruplarına yetkiler verilerek, gruplarda yer alan kullanıcıların yapabileceği işlemler ve ulaşabileceği bilgiler belirlenir. Kullanıcı ve grup tanımları yapılırken önce gruplar daha sonra da bu gruplarda yer alan kullanıcılar tanımlanır. Her kullanıcının yetkilerini ayrı ayrı belirlemek yerine, kullanıcıları yapılan işe ve firma işleyişine göre oluşturulan gruplar altında toplayarak yetkilerini belirlemek, çalışma sisteminin düzenlenmesi ve veri güvenliği açısından önemli kolaylıklar sağlar.
Gruplar ve Kullanıcılar tanımlanırken firmanın yerleşimi ve işleyişi dikkate alınır. Gruplara ayırma işlemi, yerleşime veya yapılan işe göre yapılabilir.
Kullanıcı grubu tanımlamak için üst menüde yer alan Kullanıcı Grupları seçeneği kullanılır.
j-HR'da, Administrators adlı grup öndeğer olarak tanımlıdır ve Kullanıcı Grupları listesinde yer alır. Bu grubun yetkisi Administrators (Sistem Yöneticisi) olarak belirlenmiştir. Öndeğer olarak tanımlı olan bu grubun adı değiştirilebilir, ancak bu grubun ve ona bağlı kullanıcıların yetkileri kısıtlanamaz.