e-İrsaliye gönderimi için birim tanımında e-İrsaliye kullanıcı bilgileri girilmelidir. Birimin e-İrsaliye sistemini kullanacağı birim tanımı e-Dönüşüm penceresi kullanıcı bilgileri alanında yer alan e-İrsaliye Kullanıcısı seçeneği işaretlenerek belirlenir.
Birim tanımı Bağlı Kurum olarak yapılırken, e-İrsaliyelerin bağlı kurum ya da organizasyonel birim bazında gönderilip alınacağı e-İrsaliye kullanıcısı seçim kutucuğu yanında yer alan seçenek alanından belirlenir. Bu alan genel birim ya da işyeri tanım kartlarında yer almaz. Eğer Bağlı Kurum Bazında seçilirse, Posta Kutusu Etiket Kodu ve Gönderici Birim Etiket Kodu alanlarının doldurulması zorunludur. Aynı şekilde Adres penceresinde yer alan Ülke Kodu alanının da doldurulması zorunludur. Organizasyonel Birim Bazında seçilirse bu alanlar organizasyonel birime ait ve e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenen genel birim ve işyeri tanım kartlarında doldurulmalıdır.
Bağlı Kurumların e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenmesi ve e-İrsaliyelerin Bağlı Kurum Bazında seçilmesi durumunda, Vergi Numarası mutlaka girilmelidir. Vergi numarası girilmeden tanım bilgileri kaydedilmeyecektir. Şahıs şirketleri bu alana TC Kimlik Numara bilgisini yazmalıdır.
Firmanın e-İrsaliye kullanıcısı olarak belirlenmesi durumunda bilgi girilmesi zorunlu alanlar şunlardır; Firma Unvanı, İl, İlçe, Cadde, Ülke-Ülke Kodu, e-İrsaliye Gönderici Birim Etiketi, e-İrsaliye Posta Kutusu Etiketi, e-Mail Adresi, Telefon, Vergi Numarası, Vergi Dairesi ve Kurum Tipi Gerçek Kişi ise İşveren-Adı, İşveren-Soyadı, İşveren-TC Kimlik No (Vergi No Zorunlu Değil), İşveren-e-Mail Adresi.
Etiket Mekanizması
Bir e-İrsaliye kullanıcısı için etiket, Vergi Kimlik Numarası ile birlikte kullanıcının adresini belirtir. Nasıl ki kağıt irsaliyede ev, iş veya değişik illerdeki adresi için cadde, sokak, il belirtilir, etiketin de e-İrsaliye sisteminde görevi budur. Etiket bir kullanıcının elektronik olarak adresini VKN ile beraber belirtir.
e-İrsaliye sisteminde iki adet rol bulunmaktadır. Bu roller Gönderici Birim ve Posta Kutusu’dur. Her bir rol için ayrı bir etiket belirlenmelidir.
Etiket bir adres gibi kullanıldığından irsaliye gönderecek kurumların irsaliyelerinin ulaşması için etiketi mutlaka bilmesi gereklidir. Posta kutuları için son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi https://efatura.gov.tr/eirsaliyekayitlikullanicilar.html adresinde yayımlanmaktadır.