Logo Bulut ERP uygulamasında satınalma işlemleri sipariş aşamasından itibaren izlenir. Kurum tarafından tedarikçilere verilen siparişler ödeme bilgileri ile birlikte kaydedilir. Böylece kurumlar, kendilerine uygulanan ön ödemeli kampanyalarda tedarikçilerinden yaptıkları alımları, teslim süreleri yanında ödeme ve tahsilat bilgileri ile de izleyebilirler.
Ödeme hareketlerinin siparişlerin alındığı andan itibaren oluşturulması, satınalmaya ait ödemelerin ne şekilde ve hangi ödeme araçları ile yapılacağının izlenmesine ve raporlanmasına olanak sağlar.
Siparişlere ödeme planının bağlanması ve bu plan doğrultusunda ödeme hareketlerinin oluşturulması ön ödemeli kampanya uygulamalarında ve taksitli alımlarda otomasyonu sağlamada önemli bir özelliktir.
Satınalma sipariş fişleri için ödeme hareketleri öndeğeri
Satınalma sipariş fişlerine ödeme planı bağlanması ve ödeme hareketleri oluşturulması için sipariş fişinin Ödemeli özelliği ile kaydedilmesi gerekir. Sipariş fişleri için ödemeli öndeğeri, Sistem Ayarları program bölümünde Öndeğer ve Parametreler-Genel seçeneği altında yer alan Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri ile belirlenir. Burada yapılan seçim alınan sipariş fişlerine öndeğer olarak aktarılır.
Ödemeli seçildiğinde, alınan sipariş fişinde yer alan Ödemeli seçeneği işaretli gelir ve sipariş fişi kaydedilirken ödeme hareketleri de oluşturulur. Sipariş Fişlerinde bulunan "Ödeme Tahsilat Hareketleri" penceresi ile siparişin geneline veya sipariş satırlarına uygulanan ödeme planında tanımlanmış kurallara göre oluşturulan ödeme hareketleri izlenir. Gerekirse ödeme bilgilerinde değişiklik yapılabilir.
Ödeme/tahsilat hareketleri penceresinde, sipariş fişi geneli ya da fiş satırında yer alan işleme ait ödeme hareketleri; tarih, tutar ve ödeme türü bilgileri ile listelenir.
Ödeme hareketleri oluşturulurken Sistem Ayarları Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri Genel başlığı altında yer alan "Fişlerde Ödeme Hareketleri Birleştirme Yöntemi" dikkate alınır.
Ödeme/Tahsilat Hareketleri
Ödeme hareketlerine ait fişler ödemenin yapıldığı araca yani ödeme türüne bağlı olarak oluşturulur.
Ödemenin ne şekilde yapıldığı; cari hesap kartında Ticari Bilgiler penceresinde, ödeme planı satırlarında ve Sipariş Fişi Ödeme/Tahsilat Hareketleri penceresinde yer alan ödeme tipi/türü seçeneği ile kaydedilir.
Cari hesap seçildiğinde cari hesap kartında belirtilen ödeme tipi öndeğer olarak sipariş fişine aktarılır. Fiş için farklı bir ödeme tipi söz konusu olacaksa ödeme/tahsilat hareketleri ödeme türü alanında yeni ödeme türü seçilir.
Sipariş fişine ödeme planı seçildiğinde, ödeme planında kaydedilen ödeme tipi öndeğer olarak fişe aktarılır.
Ödemeli tipinde kaydedilen sipariş fişleri için oluşan hareketler Satınalma Siparişi Bağlı Kayıtlar menüsünde bulunan "Borç/Alacak Takibi" penceresinde yer alır ve kapatma işlemleri yapılır.
Sipariş durumu Taslak, Teyit Edilmiş ve İptal Edilmiş olan Sipariş Fişleri'ne ait toplamlar, Cari Hesap toplamlarını etkilemez; sipariş hareketleri için borç takip penceresinde eşleştirme işlemleri yapılamaz. Durumu Onaylandı olan ödemeli siparişler Cari Hesap toplamlarını etkiler; sipariş hareketleri için borç takip penceresinde eşleştirme işlemleri yapılabilir.
Onaylandı durumundaki siparişler için, Satınalma Siparişleri listesi sağ fare düğmesi menüsünde "Ödemeleri Beklet" ve "Ödemeleri(Tahsilatları) Oluştur" seçenekleri aktif duruma gelir. Borç/alacak takibi penceresinde, Ödeme (Tahsilatları) Oluştur işlemi ile oluşturulan ödeme hareketleri ile siparişler kapatılır.
Ödemeli Siparişlerin İrsaliye ve Faturaya Aktarılması
Ödemeli siparişleri irsaliye, sevkiyat fişi ve faturalara aktarmak için irsaliye, sevkiyat fişi ya da fatura İşlemler menüsünde yer alan Sipariş Aktar ya da Sipariş Hareketi Aktar seçenekleri kullanılır.
Sipariş hareketi aktar seçeneği ile aktarım işlemi sipariş hareketleri üzerinden yapılır. Hangi hareketlerin listeleneceği filtre satırlarında belirlenir. Ödemeli siparişleri aktarmak için aktarım filtre seçenekleri arasında yer alan Ödeme tipi filtresi kullanılır. Ödeme tipi satırında Ödemeli seçilerek ödemeli sipariş hareketleri listelenir ve aktarılacaklar seçilir. Ödemeli siparişler irsaliye ve faturaya aktarıldığında sipariş için oluşturulan ödeme hareketleri de aktarılır; irsaliye ve fatura üzerinden değiştirilemez. İrsaliye ya da faturaya aktarılan siparişlerin miktar ve birim fiyat bilgileri değiştirilemez. Ödemeli sipariş faturaya aktarıldığında birim fiyat güncelleme işlemi birim fiyat güncellenemez.
Toplu İşlemlerde Ödemeli Siparişler
Toplu İrsaliye Faturalama, Toplu Sipariş Faturalama ve Toplu İrsaliye Oluşturma işlemlerinde Ödeme Tipi filtre seçeneği Ödemeli ise işlem gerçekleştirilir.
İşlemler menüsü altında yer alan "Satınalma Siparişlerine Kampanya Uygulama" toplu işlemi, Ödemeli ve Borç Alacak Takibi penceresinde kapatılmış siparişlere uygulanamaz.
İşlemler menüsü altında yer alan "Satınalma Siparişlerini Yeni Malzemelerle Güncelle" toplu işlemi, Ödemeli ve Borç Alacak Takibi penceresinde kapatılmış siparişlere uygulanamaz.
İşlemler menüsü altında yer alan "Satınalma Talebi Önerileri Gerçekleştirme" işleminde karşılama türü "Satınalma Siparişi" olan talepler için oluşacak sipariş fişlerinin ödeme tipi için, Satınalma Yönetimi Öndeğer ve Parametrelerinde, ödeme tipi parametre değerine bakılır.