Genel bilgi sözüyle fişe girilecek malzeme hareketlerinin hepsi için aynı olması gereken bilgiler kastedilmektedir. Örneğin fiş numarası, fiş tarihi, belge numarası vb. bilgiler, fişe ait olan ancak malzeme hareketlerine göre değişiklik göstermeyen bilgilerdir. Bu bilgiler fişin üst bölümünde yer alan alanlardan kaydedilir ve şunlardır:
| Alan | Açıklama |
|---|---|
No | Fişin takip numarasıdır. 16 karakter uzunluğunda bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Numara verirken sayı ve harf birlikte kullanılabilir. Fişler numaralarına göre sıralıdır. Malzeme ya da malzeme sınıfı ile ilgili malzeme yönetimi bölümünde kullanılan her fiş türü, kendi içinde ayrı sıra numarası izler. Malzeme yönetimi fişleri için kullanılacak numaralar, Sistem İşletmeni program bölümünde tanımlanır ya da standart olarak oluşturulur. |
Tarih | İşlemin kayıt tarihidir. Fiş tarihi alanı bilgi girilmesi zorunlu bir alandır. Fişler tarihlerine göre de sıralıdır. |
Saat | Fişin kaydedildiği saati gösterir. |
Özel Kod | Fişleri gruplamakta kullanılan 10 karakter uzunluğunda ikinci bir kodlama alanıdır. Kullanıcının kendi firmasına özel bazı kriterlere göre fişleri gruplamasına ve rapor almasına olanak sağlar. Bu alanı kullanıcı, fiş üzerinde yer almayan fakat girmek istediği bir bilgiyi işlemek için de kullanabilir. |
Yetki Kodu | Detaylı yetki tanımlaması için kullanılır. 10 karakter uzunluğundadır. Her kullanıcının iş tanımına göre, kullanabileceği kayıtlar değişik olacaktır. Detaylı yetki tanımlaması için öncelikle planlama yapmak gerekir. İlk adım olarak, hangi kullanıcıların veya kullanıcı gruplarının hangi fişlere ulaşabileceği ve hangi tür işlemleri yapabileceği belirlenmelidir. Daha sonra, her yetki grubunun kullanabileceği fiş türlerine farklı yetki kodları verilmelidir. |
Belge Numarası | İşleme ait belgenin numarasıdır. 8 karakter uzunluğunda alfanümerik alandır. Malzemeye ait işlemlerinin kaydedilmesinde kullanılan belgeler aynı numaraya sahip olabilmektedir. Fişler belge numarasına göre sıralı değildir. Aynı belge numarasına sahip birden fazla fiş olabilir. |
Organizasyonel Birim | İşlemin ait olduğu organizasyonel birimi belirtir. Bu alan, yapılan malzeme işleminin kurumun kayıtlı organizasyonel birimlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Tanımlı organizasyonel birimler listelenir ve ilgili birim seçilir. Transfer fişlerinde organizasyonel birim çıkış ve giriş olarak ayrı belirlenir. |
Ambar | Firmaya ait malların konulduğu, ya da belirli amaçlara (hurda, üretim vb.) hizmet eden malların bulunduğu varsayılan yerlere ambar denir. Bu alan işlemin ait olduğu ambarı belirtmek için kullanılır. Kayıtlı Birim Tanımları listelenir ve ilgili tanım seçilir. Ambar alanı bilgi girişi zorunlu bir alandır. Ambar fiş geneli ya da satırdaki işlem için ayrı ayrı girilebilir. Böylece farklı ambarlara ait işlemler tek bir fiş üzerinden kaydedilebilir. Transfer fişlerinde çıkış ve giriş ambarı ayrı belirtilir. Transfer fişleri için giriş ambarı tanımları Sistem Ayarları program bölümünde Tanımlar Ticari Sistem başlığı altında bulunan Malzeme Transfer Fişi Giriş Ambarları seçeneği ile yapılır. Sistem Ayarları program bölümü Öndeğer ve Parametreler-Genel-Malzeme Yönetimi Öndeğer ve Parametreleri altında bulunan Transfer Fişi Giriş Ambarları seçeneğinde Tüm Ambarlar Listelensin seçili ise ilgili alandan tüm ambarlar listelenir. Tanımlı Ambarlar Listelensin seçili ise Malzeme Transfer Fişi Giriş Ambarları ile tanımlanmış ambarlar listelenir. |
Bölüm | Bir işletmenin örgütlenme açısından birbirinden ayrılmış faaliyetlerinden veya faaliyet gruplarından her biridir. Bu alan, yapılan malzeme işleminin, firmanın kayıtlı bölümlerinden biriyle ilişkilendirilmesi için kullanılır. Kayıtlı bölüm tanımları listelenir ve ilgili bölüm seçilir. |