İlgili modülde ekleme ve güncelleme işlemleri sonrasında e-posta almak için işlem bazlı e-posta bildirimleri kullanılır. İşlem bazlı e-posta eklemek için uygulama menüsünden “E-Posta/Sms Yön.” ana modülüne, bu modülden de “İ.B. E-Posta Yönetimleri”ne tıklanır. Yeni bir işlem bazlı e-posta kaydı oluşturmak için “İ.B. E-Posta Yönetimi - Listeleme” ekranında yer alan “Ekle” butonu kullanılır.
“İ.B. E-Posta Yönetimi - Ekleme” ekranında “E-Posta Kon. Tipi” zorunlu bir alandır ve bu alana mutlaka veri girişi yapılmalıdır. Bu alana hangi modül için bir işlem bazlı e-posta oluşturulmak isteniyorsa onun seçimi yapılır. Ekranda yer alan “Tüm Lokasyonlar” yanında yer alan kutucuğun doldurulmasıyla eklenen işlem bazlı e-posta sistemde kayıtlı olan tüm lokasyonlara gider. Bu alanın boş bırakılması halinde “İ.B. E-Posta Yönetimi - Düzenleme” ekranından ilgili e-posta için sadece belirli lokasyon seçimi yapılabilir.
İşlem bazlı e-postanın kimlere atılması gerektiği de ekrandan belirtilir. Şirket yöneticisi ve bölge yöneticisi gibi ayarlar seçilirse, söz konusu personeller e-posta gitmesi adına “Şirket” ve “Bölge”de sorumlu personel olarak tanımlanmış olmalıdır. Gerekli alanların doldurulmasının ardından ekranda yer alan “Kaydet” butonuna basılır. Böylece sistem ilgili kullanıcıyı “İ.B. E-Posta Yönetimi - Düzenleme” ekranındaki “İ.B. E-Posta Yönetimi” sekmesine yönlendirilir.
“İ.B. E-Posta Yönetimi” sekmesi altından işlem bazlı e-posta eklemesi yaparken girilmiş olan bilgiler görüntülenir, bu bilgiler üzerinde değişiklikler ve düzenlemeler yapılabilir.
“Roller” sekmesinden ilgili işlem bazlı e-postanın hangi rol sahiplerine atılacağı belirtilir. İşlem bazlı e-postaya özgü yeni bir rol eklemesi yapmak için ekranda yer alan ekleme butonu “+” kullanılır. Açılan “İ.B. E-Posta Yönetim – Rol - Ekleme” ekranındaki tüm alanlar zorunludur. Bu alanların doldurulmasıyla “Kaydet” butonuna basılır. Böylece işlem bazlı e-postanın hangi rollere özgü atılacağı belirtilir. Rol bilgileri üzerinde düzenlemeler yapmak için ekranda yer alan “Düzenleme” butonu kullanılır. Açılan düzenleme ekranından gerekli alanların değiştirilmesiyle “Kaydet” butonuna basılarak yapılan düzenlemeler kaydedilir. İlgili rol silinmek istenirse ekranda yer alan “Silme” butonu kullanılır. Açılan “İ.B. E-Posta Yönetim – Rol – Silme” ekranından “Sil” butonuna tıklanmasıyla ilgili kayıt silinir.
“Kullanıcı Tipleri” sekmesinden ilgili e-postanın hangi kullanıcı tiplerine atılacağı belirtilir. Yeni bir kullanıcı tipi eklemek için ekranda yer alan ekleme butonu “+”ya tıklanır. Açılan “İ.B. E-Posta Yönetim – Kullanıcı Tipi – Ekleme” ekranındaki alanlar doldurularak “Kaydet” butonuna basılır. Böylece yeni bir kullanıcı tipi eklenir. Eklenen kullanıcı tipi bilgileri üzerinde düzenleme yapılmak istendiğinde ekranda yer alan “Düzenleme” butonu kullanılır. Düzenleme ekranından gerekli alanların düzenlenmesiyle “Kaydet” butonuna basıldığında yapılan değişiklikler kaydedilir. İlgili kullanıcı tipi silinmek istenirse ekranda yer alan “Silme” butonu kullanılmaktadır. Açılan “İ.B. E-Posta Yönetim – Kullanıcı Tipi – Silme” ekranından “Sil” butonuna tıklanmasıyla ilgili kayıt silinir.
“Görevler” sekmesinden işlem bazlı e-postanın hangi görevde olanlara atılacağı bilgisi verilir. İlgili işlem bazlı e-posta adına yeni bir görev eklemek için ekranda yer alan ekleme butonu “+” kullanılır. Açılan “İ.B. E-Posta Yönetim – Görev – Ekleme” ekranındaki tüm alanlar zorunludur. Bu alanların doldurulmasıyla “Kaydet” butonuna basılır. Böylece işlem bazlı e-postanın hangi görevlere özgü atılacağı belirtilir. Görev bilgileri üzerinde düzenlemeler yapmak için ekranda yer alan “Düzenleme” butonu kullanılır. Açılan düzenleme ekranından gerekli alanların değiştirilmesiyle “Kaydet” butonuna basılarak yapılan düzenlemeler kaydedilir. İlgili rol silinmek istenirse ekranda yer alan “Silme” butonu kullanılır. Açılan “İ.B. E-Posta Yönetim – Görev – Silme” ekranından “Sil” butonuna tıklanmasıyla ilgili kayıt silinir.
“Lokasyonlar” sekmesinden işlem bazlı e-postanın hangi lokasyonlara özgü olduğu belirtilir. Fakat bu ekrandan özel olarak tek tek lokasyon seçmek için “Detay” sekmesinde belirtilen “Tüm Lokasyonlar” yanında yer alan kutucuğun boş bırakılması gerekir aksi halde belirli lokasyon seçimi yapılamaz ve ilgili e-posta tüm lokasyonlara gönderilir.
İşlem bazlı e-postaya yeni bir lokasyon eklemesi yapmak için ekranda yer alan ekleme butonu “+” kullanılır. Açılan “İ.B. E-Posta Y. – Lokasyon – Ekleme” ekranından lokasyonun seçilmesinin ardından “Kaydet” butonuna basılır. Böylece işlem bazlı e-postanın hangi lokasyona özgü atılacağı belirtilir.
Lokasyon bilgileri üzerinde düzenlemeler yapmak için ekranda yer alan “Düzenleme” butonu kullanılır. Açılan düzenleme ekranından gerekli alanların değiştirilmesiyle “Kaydet” butonuna basılarak yapılan düzenlemeler kaydedilir.
İlgili lokasyon silinmek istenirse ekranda yer alan “Silme” butonu kullanılır. Açılan “İ.B. E-Posta Y. – Lokasyon – Silme” ekranından “Sil” butonuna tıklanmasıyla ilgili kayıt silinir.